Je nach Standort und Rechtsform müssen Ihre Kundenrechnungen möglicherweise spezifische zusätzliche Informationen enthalten – über die Felder hinaus, die Sie bereits beim Erstellen einer Kundenrechnung ausfüllen müssen. Diese Ergänzungen können sich auf Ihr Unternehmen, das gelieferte Produkt oder die erbrachte Dienstleistung, Ihre Kunden/Kundinnen oder die Zahlungsbedingungen beziehen.

👉 Gut zu wissen: Dieser Artikel gilt für Unternehmen mit Sitz in Deutschland. 🇩🇪

Sie können zusätzliche Informationen ganz einfach in das Textfeld Fußzeile (optional) am unteren Rand des Rechnung erstellen-Bildschirms eingeben. Die dort eingegebenen Details erscheinen am Ende Ihrer Rechnung und werden automatisch zur Wiederverwendung in zukünftigen Rechnungen gespeichert.

Pflichtangaben auf deutschen Rechnungen

Grundlegende Pflichtangaben für alle Rechnungen

Angaben zum Leistungserbringer:

Vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten bzw. Dienstleisters
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Bei Unternehmen: Rechtsform, Handelsregisternummer und zuständiges Registergericht

Angaben zum Kunden:

Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers/Kunden
Lieferanschrift (falls abweichend von der Rechnungsanschrift)
– Pflichtangabe bei Warenlieferungen
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden
– Pflicht bei innergemeinschaftlichen B2B-Lieferungen

Diese Angaben sind besonders wichtig bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, da sie für die Anwendung der Umsatzsteuerbefreiung gemäß §4 Nr. 1b i.V.m. §6a UStG erforderlich sind.

Angaben zur Rechnung:

Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
Ausstellungsdatum
Leistungsdatum (falls abweichend vom Rechnungsdatum)
Liefer- oder Leistungszeitraum

Angaben zu Produkten/Dienstleistungen:

Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistungen
Detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
Einzelpreis ohne Umsatzsteuer
Etwaige Preisnachlässe oder Rabatte, sofern sie nicht im Einzelpreis enthalten sind

Finanzielle Angaben:

Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer)
Anwendbarer Umsatzsteuersatz
Umsatzsteuerbetrag (ggf. aufgeschlüsselt nach unterschiedlichen Sätzen)
Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer
Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum

Zusätzliche Anforderungen in bestimmten Fällen

Für Kleinunternehmer nach §19 UStG: Angabe wie z. B. „Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß §19 UStG“
Bei Reverse-Charge-Verfahren: Angabe wie z. B. „Reverse Charge – Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: Angabe wie z. B. „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß §4 Nr. 1b UStG“
Bei Ausfuhrlieferungen (Export): Angabe wie z. B. „Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß §4 Nr. 1a UStG“

Anforderungen bei Rechnungen in Fremdwährungen

Wenn Rechnungen in einer anderen Währung als dem Euro (EUR) ausgestellt werden:

Standardpflichtangaben: Alle oben genannten Pflichtangaben bleiben weiterhin erforderlich.

Besondere Anforderungen bei Fremdwährungen:

Die Umsatzsteuerbeträge müssen zusätzlich in Euro ausgewiesen werden.
Der verwendete Wechselkurs zur Umrechnung muss deutlich angegeben werden.
Das Datum des Wechselkurses muss genannt werden.

Umrechnungsregeln:

Es darf entweder der offizielle Wechselkurs der Europäischen Zentralbank oder ein Kurs einer anerkannten Finanzinstitution verwendet werden.
Der Kurs sollte sich auf das Leistungsdatum oder eine vertraglich vereinbarte Grundlage beziehen.
Die angewendete Umrechnungsmethode muss einheitlich verwendet werden.

Regeln zur Rechnungsnummerierung

Grundlegende Anforderungen:

Fortlaufende Reihenfolge: Rechnungsnummern müssen fortlaufend vergeben werden.
Eindeutigkeit: Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden.
Formatfreiheit: Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form, jedoch muss das System eine eindeutige Identifikation sicherstellen.
Gängige Formate: JJJJ-XXXX, JJJJMM-XXX oder jede andere logische Sequenz
Chronologische Reihenfolge: Die Nummerierung sollte im Allgemeinen dem Ausstellungsdatum folgen.

Mehrere Rechnungssysteme verwenden:

Unterschiedliche Serien: Verschiedene Nummernkreise sind zulässig, sofern diese eindeutig unterscheidbar sind.
Beispiel: System 1 mit Präfix „A“ (A-2023-001), System 2 mit „B“ (B-2023-001)
Dokumentation: Das verwendete Nummerierungssystem muss dokumentiert und konsistent angewendet werden.
Prüfbarkeit: Es muss eine lückenlose Nachverfolgbarkeit in allen Systemen gewährleistet sein.
Zeitliche Konsistenz: Auch bei mehreren Systemen müssen Rechnungsdaten logisch zur Ausstellungsreihenfolge passen.
Zentrale Archivierung: Alle Rechnungen müssen zentral archiviert werden – unabhängig vom verwendeten System.

Grundprinzip:
Das Nummerierungssystem muss Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit sicherstellen. Doppelvergabe oder Lücken könnten im Rahmen einer Betriebsprüfung problematisch sein.

Besondere Hinweise für deutsche Rechnungen

Vereinfachte Rechnungen: Für Beträge bis 250 € (inkl. USt) dürfen vereinfachte Rechnungen mit weniger Pflichtangaben ausgestellt werden.
Aufbewahrungspflicht: Rechnungen müssen für 10 Jahre im Originalformat archiviert werden.
E-Rechnungen: Elektronische Rechnungen sind erlaubt, sofern sie Authentizität, Integrität und Lesbarkeit gewährleisten.
GoBD-Konformität: Alle Rechnungssysteme müssen den GoBD entsprechen
(Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

Bereit zur Erstellung?

Überprüfe abschließend alle Angaben, klicke auf Erstellen, und sende die Rechnung per E-Mail oder öffentlichem Link an deinen Kunden.

Hinweis:
Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken. Qonto übernimmt keine Haftung für Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Bitte informiere dich auf offiziellen Seiten der Finanzbehörden oder konsultiere einen Steuerberater oder Rechtsanwalt, um rechtsverbindliche Informationen für dein Unternehmen zu erhalten.

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