Erfassen Sie Ihre Lieferantenrechnungen automatisch, bezahlen Sie Ihre Lieferanten mit wenigen Klicks und ordnen Sie Ihre Dokumente den Transaktionen zu, alles an einem zentralen Ort. Sobald eine Rechnung einer Transaktion zugeordnet oder ihre Zahlung eingeleitet wurde, entfernt Qonto sie automatisch von Ihrer Warteliste. So bleiben nur die Dokumente übrig, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Alle Teammitglieder können auf den Bereich „Lieferantenrechnungen“ zugreifen, aber was sie sehen und tun können, hängt von ihrer Rolle und ihren Berechtigungen ab:
- Kontoinhaber:innen und Admins sehen und verwalten alle Lieferantenrechnungen des gesamten Unternehmens.
- Manager:innen sehen standardmäßig die Rechnungen, die sie hochgeladen haben. Mit der Berechtigung Lieferantenrechnungen verwalten sehen sie je nach Umfang die Rechnungen ihres Teams oder alle Rechnungen des Unternehmens.
- Mitarbeiter:innen können Rechnungen hochladen, die von ihnen hochgeladenen Rechnungen bearbeiten und Zahlungen anfordern. Sie sehen nur ihre eigenen Rechnungen.
💡 Weitere Informationen finden Sie unter Wie kann ich die Verwaltung von Lieferantenrechnungen sicher an mein Team delegieren?
⚠️ Der Bereich „Lieferantenrechnungen“ ist vom Bereich „Kundenrechnungen“ getrennt: Er kann nicht für Rechnungen verwendet werden, die Sie selbst an Ihre Kundschaft ausstellen.
Wie greife ich auf diesen Bereich zu?
Über die Web-App 💻:
- Kontoinhaber:innen, Admins und Manager:innen: Gehen Sie zu Lieferanten > Lieferantenrechnungen
- Mitarbeiter:innen: Gehen Sie zu Rechnungen > Lieferantenrechnungen
Über die mobile App 📱: Tippen Sie auf Menü und wählen Sie dann Rechnungen > Lieferantenrechnungen
Dashboard
Oben im Bereich erhalten Kontoinhaber:innen und Admins über ein Dashboard einen Echtzeit-Überblick über ihre Lieferantenrechnungen. Auch Manager:innen mit der Berechtigung Lieferanten und Lieferantenrechnungen verwalten können es sehen. Mitarbeiter:innen sehen das Dashboard nicht.
- Heute zu bezahlen: der heute fällige Gesamtbetrag, die Anzahl der Rechnungen und wie viele davon überfällig sind.
- Anstehende Zahlungen: die Rechnungen, die in den nächsten 90 Tagen fällig sind.
- Bezahlte Rechnungen: die Rechnungen, die in den letzten 30 Tagen bezahlt wurden. Über das Dropdown-Menü können Sie den Zeitraum ändern.
Wie erfasse ich meine Rechnungen?
Sie können Lieferantenrechnungen auf verschiedene Arten importieren:
- Manuell hochladen: Nutzen Sie die Schaltfläche Rechnung hinzufügen oder ziehen Sie Dateien per Drag-and-drop in den Bereich
- Speicher-Tool verbinden: Importieren Sie Rechnungen aus Google Drive oder Dropbox
- Posteingang verbinden: Nutzen Sie die Gmail-Integration
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Per E-Mail weiterleiten: Ihre beiden Adressen finden Sie unter Einstellungen > Dokumentenweiterleitung
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pay-xxx@inbox.qonto.com: für noch zu bezahlende Rechnungen. Sie erscheinen im Tab [Zu bezahlen]. -
receipts-xxx@inbox.qonto.com: für Belege für bereits getätigte Zahlungen. Qonto versucht, sie automatisch einer Transaktion zuzuordnen.
-
Bereich „Dokumentprüfung“: Alle importierten Dokumente werden automatisch in vier Typen eingeteilt: Rechnung, Beleg, Stornorechnung und Sonstiges. Sie können nach Typ filtern, um Ihre Dokumente schneller zu bearbeiten.
Sie erreichen ihn über Aufgaben > Dokumentprüfung.
⚠️ Rechnungen und Belege, die Sie unter Geschäftskonto > Transaktionen zu einer Transaktion hinzufügen, erscheinen nicht unter Lieferantenrechnungen.
Wie bezahle ich meine Rechnungen und ordne sie zu?
So bezahlen Sie eine Rechnung:
- Klicken Sie auf die Rechnung
- Prüfen Sie die erkannten Angaben: Name des Lieferanten, IBAN oder SWIFT/BIC, Betrag, Währung und Zahlungsreferenz
- Klicken Sie auf Bezahlen. Je nach Rechnung öffnet Qonto den Ablauf für eine SEPA-Überweisung oder eine internationale Überweisung (SWIFT)
- Bestätigen Sie die Zahlung
Bei SEPA-Überweisungen überprüft die Zahlungsempfänger-Überprüfung (Verification of Payee, VoP) den Namen und die IBAN des Lieferanten bei dessen Bank, bevor Sie bestätigen. Sie blockiert Ihre Zahlung nie, sodass Sie selbst entscheiden, ob Sie fortfahren. Mehr erfahren
Mit mehrstufigen Genehmigungsabläufen können Sie außerdem festlegen, wer eine Rechnung genehmigen muss, bevor sie bezahlt wird. Sie sind mit dem Add-on Teamausgaben-Kontrolle verfügbar.
Um mehrere Rechnungen auf einmal zu bezahlen, wählen Sie sie aus, klicken Sie auf Bezahlen, prüfen Sie die Zusammenfassung und bestätigen Sie. Qonto ordnet jede Zahlung automatisch der jeweiligen Rechnung zu. Dies ist im Team Plan verfügbar.
Sie können eine Rechnung in mehreren Raten bezahlen. Die Rechnung bleibt unter Zu bezahlen, bis nichts mehr offen ist, und alles wird im Abschnitt Zahlungsdetails nachverfolgt:
- Der bisher bezahlte Betrag im Vergleich zum Rechnungsbetrag
- Alle zugeordneten Transaktionen und verknüpften Stornorechnungen
- Der noch zu zahlende Restbetrag
Um den Rest mit einem Klick zu begleichen, klicken Sie auf Bezahlen. Qonto berechnet den Restbetrag und füllt ihn automatisch aus. Um die Zuordnung einer versehentlich zugeordneten Transaktion zu entfernen, klicken Sie daneben auf X.
Wenn Sie eine Rechnung bereits bezahlt haben, klicken Sie auf Als bezahlt markieren und wählen Sie dann die passende Transaktion aus. Wählen Sie Ohne Transaktion fortfahren, wenn Sie außerhalb von Qonto bezahlt haben.
Sobald eine Rechnung bezahlt ist, wechselt sie in den Tab Abgeschlossen. Um eine Zuordnung rückgängig zu machen, öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf X. Stornorechnungen von Lieferanten werden automatisch zugeordnet. Wenn keine Zuordnung erfolgt, klicken Sie auf „...“ und wählen Sie Transaktion zuordnen.
💡 Wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen, können Sie außerdem Ratenzahlung nutzen, um Ihre Rechnungen zu finanzieren.
⚠️ Außerhalb des Bereichs „Lieferantenrechnungen“ können Sie keine Sammelüberweisungen für Lieferantenrechnungen tätigen. Auch eine Zahlung per Karte oder die Einrichtung von SEPA-Lastschriften ist nicht möglich.
Wie kann ich meine Rechnungen verwalten und organisieren?
Suche und Filter: Filtern Sie Ihre Rechnungen nach Lieferant, Fälligkeitsdatum (überfällig oder bevorstehend), Duplikaten, Dokumenten, die nicht als Rechnung erkannt wurden, oder fehlenden Angaben. Mit der Suchleiste suchen Sie nach Lieferantenname oder Rechnungsnummer. Klicken Sie auf die Spaltenüberschriften (Lieferant, Status, Fälligkeitsdatum), um zu sortieren.
Duplikate vermeiden: Beim Import kennzeichnet Qonto mögliche Duplikate automatisch. Klicken Sie in der Benachrichtigung auf Ihre Rechnungen prüfen, um die Dokumente zu vergleichen und zu entscheiden, ob Sie sie behalten oder löschen möchten.
Rechnung löschen: Klicken Sie oben rechts in der Rechnung auf das 🗑-Symbol, um sie in jedem Tab zu löschen.
⚠️ Das Löschen ist nicht möglich, wenn eine Zahlung geplant ist oder bereits eine automatische Rechnung erstellt wurde. Stornieren Sie zuerst die geplante Zahlung.
Lieferanten verwalten: Unter Lieferantenrechnungen > Lieferantenliste können Sie Ihre Lieferanten suchen, bearbeiten oder archivieren.
Klicken Sie auf einen Lieferanten, um sein Profil zu öffnen und die Optionen Bearbeiten oder Archivieren aufzurufen.
Was kann ich tun, wenn ein Problem auftritt?
Ich möchte einen Zahlungshinweis als Lieferantenrechnung hinzufügen. Zahlungshinweise werden von unserem System nicht als Rechnungen erkannt. Tätigen Sie zuerst die entsprechende Überweisung und laden Sie den Zahlungshinweis dann manuell als Beleg bei der Transaktion hoch, und zwar unter Geschäftskonto > Transaktionen.
Eine direkte Zahlung aus dem Bereich „Lieferantenrechnungen“ ist nicht möglich, wenn die Währung der Rechnung von Qonto nicht unterstützt wird. Bitten Sie Ihren Lieferanten um eine Rechnung in einer von Qonto unterstützten Währung und nutzen Sie dann den passenden Überweisungsablauf. Die Liste der akzeptierten Währungen finden Sie in diesem Artikel.