Die Funktion Ausgabenrückerstattung ist standardmäßig in den Tarifen Smart, Premium, Essential, Business und Enterprise verfügbar.
Mit der Ausgabenrückerstattung können Teammitglieder Rückerstattungen für Unternehmensausgaben beantragen, die sie mit privaten Mitteln bezahlt haben. Nach der Genehmigung erhalten Sie eine Echtzeitüberweisung direkt auf Ihr persönliches Konto.
Sie ist sowohl im 💻 Web als auch in der 📱 App verfügbar. Anfragen zur Ausgabenrückerstattung können von Kontoinhaber:innen, Admins und Manager:innen mit aktivierter Zahlungsberechtigung genehmigt werden.
Kontoinhaber:innen, Admins und Manager:innen mit Zahlungsberechtigung können ihre eigenen Anfragen auch genehmigen und erstatten.
Was brauche ich, um eine Ausgabenrückerstattung zu beantragen?
Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes bereithalten, bevor Sie eine Anfrage einreichen:
- Beleg der Ausgabe — Digitale Belege, die in Qonto hochgeladen werden, haben denselben rechtlichen Wert wie ihr Papierpendant (Beweiskraft). Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen den Papierbeleg nicht mehr aufbewahren muss.
- Betrag der Ausgabe — Der Betrag und die MwSt. werden mittels OCR (Optical Character Recognition) automatisch ausgefüllt. Sie können den Betrag bei Bedarf auch manuell eingeben oder bearbeiten.
- Beschreibung der Ausgabe — Geben Sie Kontext zur Ausgabe für Ihren Admin oder Ihre:n Manager:in an.
- Persönliche IBAN — Erforderlich, um die Rückerstattung per Überweisung zu erhalten. Sie können Ihre IBAN direkt bei der Einreichung der Anfrage angeben oder sie vorab in Ihrem persönlichen Profil speichern.
Wie kann ich eine Ausgabenrückerstattung beantragen?
Im 💻 Web:
- Gehen Sie zu Ausgaben > Spesenabrechnungen
- Klicken Sie auf Spesenabrechnung erstellen und wählen Sie die Art der Ausgabe aus, die erstattet werden soll
- Laden Sie den Beleg per Drag-and-Drop hoch oder klicken Sie auf den Upload-Bereich, um ihn von Ihrem Computer auszuwählen
- Geben Sie den Betrag der Ausgabe ein, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und geben Sie Ihre IBAN ein, falls Sie diese noch nicht in Ihrem Profil gespeichert haben
In der 📱 App:
- Gehen Sie im Menü zum Bereich Team-Ausgaben
- Tippen Sie auf Spesenabrechnungen und dann oben rechts auf das +
- Wählen Sie die Art der Ausgabe aus, die erstattet werden soll
- Laden Sie den Beleg hoch, indem Sie ein Foto aufnehmen, ein Bild aus Ihrer Fotobibliothek auswählen oder eine Datei auswählen
- Geben Sie den Betrag der Ausgabe ein, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und geben Sie Ihre IBAN ein, falls Sie diese noch nicht in Ihrem Profil gespeichert haben
Wie kann ich den Status meiner Anfrage einsehen?
Sie können den Status Ihrer Anfrage jederzeit im Bereich Anfragen verfolgen.
- Wenn genehmigt: Sie erhalten eine Echtzeitüberweisung auf die in Ihrer Anfrage angegebene IBAN
- Wenn abgelehnt: Sie erhalten eine E-Mail und eine In-App-Benachrichtigung mit der von der Genehmiger:in angegebenen Begründung; Sie können den Grund auch einsehen, indem Sie direkt auf die Anfrage klicken
- Wenn Änderungen angefordert werden: Sie erhalten eine Benachrichtigung mit der Bitte, Ihre Spesenabrechnung zu aktualisieren; die Spesenabrechnung wird auf den Status Entwurf zurückgesetzt, wo Sie die angeforderten Änderungen direkt vornehmen können