Erinnerungen für fehlende Belege sind in den Tarifen Smart, Premium, Essential, Business und Enterprise verfügbar.
Wie kann ich Belegerinnerungen verwalten?
Um die Belegerfassung bei Qonto zu erleichtern, senden wir Folgendes:
- wöchentliche Erinnerungen an Transaktionsinitiator:innen, die Transaktionen ohne Anhänge hervorheben
- wöchentliche Zusammenfassungen fehlender Belege an Inhaber:innen und Admins.
- Sie können auch Invoice Collector verwenden, um fehlende Belege direkt von unterstützten Geschäftspartnern einzuziehen.
Diese Erinnerungen sind standardmäßig aktiviert.
Invoice Collector ist über das AP-Add-on verfügbar und kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden.
💡 Anhänge bei Qonto haben Beweiskraft, was bedeutet, dass Unternehmen keine Papierbelege mehr aufbewahren müssen: Papier- und digitale Belege haben den gleichen rechtlichen Wert.
Inhaber:innen und Admins können Belegeeinnerungen in der Web-App deaktivieren und reaktivieren:
1. Gehen Sie zum Bereich Einstellungen
2. Klicken Sie auf Erinnerungen für fehlende Belege
3. Wählen Sie die Automatisierung, die Sie deaktivieren oder reaktivieren möchten
👆 Es ist nicht möglich, Benachrichtigungen auf dem Mobilgerät auszuschalten.
Wie kann ich Regeln einrichten, um Karten bei zu vielen fehlenden Belegen automatisch zu sperren?
Diese Funktion ist im Ausgaben- & Spesenmanagement-Add-on verfügbar.
Wie erstelle oder aktualisiere ich die Regeln?
Um Karteninhaber:innen zu zwingen, ihre Belege bei Qonto hochzuladen, können Admins und Inhaber:innen eine Regel einrichten, um Karten nach zu vielen verspäteten Belegen automatisch zu sperren.
Um die Regeln einzurichten, gehen Admins und Inhaber:innen zu Einstellungen → Regeln für fehlende Belege → und aktivieren den Schalter für automatische Kartensperrung.
Admins und Inhaber:innen müssen die Parameter der Regeln definieren:
- Belege nach x Tagen als verspätet markieren
- Karten nach x verspäteten Belegen sperren
- Anwenden auf: alle Teammitglieder mit Karten ODER bestimmte Teammitglieder auswählen
- Auswählen oder nicht auswählen: automatisch auf Karten neuer Teammitglieder anwenden
Karteninhaber:innen werden per E-Mail und Push-Benachrichtigung informiert, wenn die Regeln erstellt oder aktualisiert werden.
Die Regeln gelten für alle Karten eines Karteninhabers bzw. einer Karteninhaberin.
💡 Hinweis:
- Verspätete Belege = eine Transaktion ohne Beleg nach X Tagen (in den Regeln definiert)
- Fehlende Belege = eine Transaktion ohne Beleg