Erinnerungen für fehlende Belege sind in den Tarifen Smart, Premium, Essential, Business und Enterprise verfügbar.
Wie kann ich Belegerinnerungen verwalten?
Um die Belegerfassung bei Qonto zu erleichtern, senden wir Folgendes:
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wöchentliche Erinnerungen an Transaktionsinitiator:innen, die Transaktionen ohne Anhänge hervorheben
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wöchentliche Zusammenfassungen fehlender Belege an Inhaber:innen und Admins.
Diese Erinnerungen sind standardmäßig aktiviert.
💡 Anhänge bei Qonto haben Beweiskraft, was bedeutet, dass Unternehmen keine Papierbelege mehr aufbewahren müssen: Papier- und digitale Belege haben den gleichen rechtlichen Wert.
Inhaber:innen und Admins können Belegeeinnerungen in der Web-App deaktivieren und reaktivieren:
1\. Gehen Sie zum Bereich Einstellungen
2\. Klicken Sie auf Erinnerungen für fehlende Belege
3\. Wählen Sie die Automatisierung, die Sie deaktivieren oder reaktivieren möchten
👆 Es ist nicht möglich, Benachrichtigungen auf dem Mobilgerät auszuschalten.
Wie kann ich Regeln einrichten, um Karten bei zu vielen fehlenden Belegen automatisch zu sperren?
Diese Funktion ist im Ausgaben- & Spesenmanagement-Add-on verfügbar.
Wie erstelle oder aktualisiere ich die Regeln?
Um Karteninhaber:innen zu zwingen, ihre Belege bei Qonto hochzuladen, können Admins und Inhaber:innen eine Regel einrichten, um Karten nach zu vielen verspäteten Belegen automatisch zu sperren.
Um die Regeln einzurichten, gehen Admins und Inhaber:innen zu Einstellungen → Regeln für fehlende Belege → und aktivieren den Schalter für automatische Kartensperrung.
Admins und Inhaber:innen müssen die Parameter der Regeln definieren:
- Belege nach x Tagen als verspätet markieren
- Karten nach x verspäteten Belegen sperren
- Anwenden auf: alle Teammitglieder mit Karten ODER bestimmte Teammitglieder auswählen
- Auswählen oder nicht auswählen: automatisch auf Karten neuer Teammitglieder anwenden
Karteninhaber:innen werden per E-Mail und Push-Benachrichtigung informiert, wenn die Regeln erstellt oder aktualisiert werden.
Die Regeln gelten für alle Karten eines Karteninhabers bzw. einer Karteninhaberin.
💡 Hinweis:
- Verspätete Belege = eine Transaktion ohne Beleg nach X Tagen (in den Regeln definiert)
- Fehlende Belege = eine Transaktion ohne Beleg
Wie werden Karteninhaber:innen informiert, bevor die Karte gesperrt wird?
- 3 Tage vor der Kartensperrung: E-Mail & Push-Benachrichtigung
- 1 Tag vor der Kartensperrung: E-Mail & Push-Benachrichtigung
- Bei Kartensperrung: E-Mail & Push-Benachrichtigung
Wie entsperre ich eine Karte?
- Admin und Inhaber:in werden informiert, wenn eine Karte gesperrt wird: Admin und Inhaber:in können die Karte vorübergehend entsperren. Dies dauert nur wenige Minuten oder Stunden und bleibt dann gesperrt, bis der Karteninhaber bzw. die Karteninhaberin die verspäteten Belege hochlädt oder aus den Regeln entfernt wird.
- Karteninhaber:innen laden ihre verspäteten Belege hoch. Es kann einige Minuten oder Stunden dauern, bis die Karte entsperrt wird
Wie überprüfe ich, wie viele verspätete Belege ein Karteninhaber bzw. eine Karteninhaberin hat?
- Kartenbereich → Teamkarten → wählen Sie eine Karte aus und sehen Sie im Seitenbereich die Anzahl der verspäteten Belege des Karteninhabers bzw. der Karteninhaberin
- Transaktion → wählen Sie den Filter Verspätete Belege + fügen Sie den Filter Teammitglied hinzu.
Wenn Sie alle Ihre fehlenden Belege visualisieren möchten, lesen Sie bitte diesen Artikel.