Eine Stornorechnung (aus kaufmännischer Sicht auch Gutschrift oder Korrekturrechnung genannt), ist ein Dokument, das Verkäufer:innen ihren Kunden ausstellen, um den Betrag zu reduzieren, den die Käuferin oder der Käufer für ein Produkt oder eine Dienstleistung schuldet. Stornorechnungen können je nach Situation für Teil- oder Gesamtbeträge ausgestellt werden, und eine einzige Rechnung kann mehr als eine zugehörige Stornorechnung enthalten.
Sie müssen zum Beispiel eine Stornorechnung ausstellen, wenn Ihr Kunde ein Produkt zurückgibt oder Sie versehentlich eine Rechnung mit falschen Angaben ausgestellt haben.
💡 Laut Gesetz kann eine Rechnung nicht mehr geändert oder gelöscht werden, sobald sie ausgestellt wurde. Daher ist eine Stornorechnung ein Pflichtdokument, mit dem Sie eine Rechnung ganz oder teilweise stornieren können, damit eine neue Rechnung mit den aktuellen Informationen erstellt werden kann.
Wie erstelle ich eine Stornorechnung?
1. Melden Sie sich über den Desktop bei Ihrem Qonto Konto an und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Rechnungsstellung.
➡️ Sofern Ihre Rechnung unbezahlt ist:
1. Wählen Sie in der Rechnungsliste die Rechnung aus, die Sie korrigieren möchten und klicken Sie auf Stornorechnung erstellen. 2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein:
a) Stornorechnungsnummer: Wenn Sie zuvor die automatische Rechnungsnummerierung eingerichtet haben, werden auch Ihre Stornorechnungen automatisch nummeriert. Sie können dies unter Einstellungen anpassen. Wenn Sie hingegen die manuelle Rechnungsnummerierung verwenden, müssen Sie auch Ihre Stornorechnungen manuell nummerieren.
💡Sofern Sie die manuelle Nummerierung verwenden und zuvor Stornorechnungen in einem anderen Tool erstellt haben, stellen Sie bitte sicher, dass die in Qonto angelegten Stornorechnungen fortlaufend nummeriert sind. Wenn das letzte in einem anderen Tool erstellte Dokument z. B. CN-1 genannt wurde, sollte Ihre erste Stornorechnung in Qonto CN-2 lauten. Sie können Ihre Stornorechnungsnummern anpassen, indem Sie bei der Erstellung einer Rechnung über den Menüpunkt Einstellungen die manuelle Rechnungsnummerierung einrichten.
b) Ausstellungsdatum
c) Zusätzliche Angaben (optional)
➡️ Sofern Ihre Rechnung bezahlt ist:
1. Wählen Sie in der Rechnungsliste die Rechnung aus, für die Sie eine Korrektur erstellen möchten, und klicken Sie auf Stornorechnung erstellen. 2. Geben Sie die erforderlichen Angaben ein
a) Stornorechnungsnummer (manuell oder automatisch, je nach Wunsch)
b) Ausstellungsdatum
c) Posten: Geben Sie für jeden Rechnungsposten, den Sie stornieren, eine Zeile ein. Bei Teilstornierungen können Sie die Menge, den Preis und den Mehrwertsteuersatz pro Position nach Bedarf ändern.
d) Zusätzliche Angaben (optional)
Anschließend überprüfen Sie alle Angaben und klicken auf Stornorechnung erstellen. Einmal erstellt, kann sie nicht mehr storniert werden. Anschließend können Sie die Stornorechnung per E-Mail oder Link an Ihre Kunden weiterleiten.
Wenn Sie versehentlich eine Gutschrift mit einem zu niedrigen Betrag als dem gewünschten erstellen, können Sie eine zweite Stornorechnung anlegen.
Bitte beachten Sie, dass eine vollständige Korrekturrechnung automatisch den Status der Rechnung zu storniert ändert (unabhängig davon, ob sie bezahlt oder unbezahlt war). Bezahlte Rechnungen mit einer Teilstornierung werden dagegen weiterhin als bezahlt angezeigt. In jedem Fall werden die entsprechenden Rechnungen in der Rechnungsliste mit einem kleinen Stornosymbol versehen. Um sie aufzurufen, öffnen Sie die zugehörige Rechnung und klicken Sie auf die Gutschrift, die im Abschnitt Zugehörige(s) Dokument(e) angezeigt wird.
Wenn Sie versehentlich eine Stornorechnung mit einem niedrigeren Betrag als dem gewünschten erstellt haben, können Sie ganz einfach eine zweite erstellen.
💡Bitte beachten Sie, dass Stornorechnungen nur auf dem Desktop verfügbar sind.
Kann ich auf Qonto Lastschriften erstellen?
Derzeit können Sie in Qonto ausschließlich Stornorechnungen erstellen. Wenn Sie eine Rechnung über einen geringeren Betrag ausgestellt haben, als Ihr Kunde Ihnen schuldet, können Sie eine weitere Rechnung über den ausstehenden Betrag ausstellen. Bei Bedarf haben Sie auch die Möglichkeit, eine kurze Erläuterung in das optionale Feld Bedingungen und rechtliche Hinweise auf Ihrer Rechnung einzufügen.