Erstellen und verwalten Sie Ihre Kundenrechnungen direkt über Ihr Qonto-Konto, um Ihren Rechnungsprozess zu vereinfachen und schneller bezahlt zu werden.
☝️ Hinweis: Von Qonto erstellte Rechnungen sind automatisch im Factur-X-Format: Qonto ist von der DGFiP als Zugelassene Plattform (PA) registriert und entspricht den Anforderungen der Reform zur elektronischen Rechnungsstellung.
Diese Funktion ist in allen Tarifen verfügbar, über die Web- und mobile App, für Inhaber:innen, Administrator:innen, Manager:innen mit Kundenrechnungsrechten sowie Buchhalter:innen. Mitarbeiter:innen haben keinen Zugriff auf diese Funktion.
Wie erstelle und konfiguriere ich meine Rechnung?
Um eine neue Rechnung in Qonto zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:
- 🖥️ In der Web-App: gehen Sie zu Rechnungen > Kundenrechnungen, klicken Sie anschließend oben rechts auf Rechnung erstellen.
- 📲 In der mobilen App: gehen Sie zu Menü > Kundenrechnungen, wählen Sie dann „+".
Wenn Sie Ihre erste Rechnung erstellen, steht Ihnen eine interaktive Einführung über die Web-App und die mobile App zur Verfügung.
Sie können auch eine bestehende Rechnung importieren – Qonto liest deren Inhalt automatisch aus, um die erforderlichen Einstellungen zu vervollständigen.
Die Rechnungswährung richtet sich nach dem Empfänger: Um sie zu ändern, bearbeiten Sie den bestehenden Empfänger oder erstellen Sie einen neuen.
Kunden hinzufügen
Erstellen Sie einen neuen Kunden, indem Sie auf „+" oder Neuen Kunden hinzufügen klicken, oder wählen Sie einen bestehenden Kunden aus dem Dropdown-Menü aus. Sie können die Dokumentsprache festlegen (Französisch, Englisch, Spanisch, Italienisch, Deutsch).
Daten
Geben Sie das Ausstellungsdatum, den Leistungszeitraum (optional) und das Fälligkeitsdatum ein. Sie können eine Bestellnummer hinzufügen (optional).
Rechnungstyp
Standardmäßig wird eine normale Rechnung erstellt. Um eine Anzahlungsrechnung zu erstellen, aktivieren Sie den Schalter „Anzahlungsrechnung" im Bereich Rechnungsdetails.
Für eine wiederkehrende Rechnung aktivieren Sie „Dies ist eine wiederkehrende Rechnung" beim Erstellen (Erweitertes Modul zur Verwaltung von Kundenrechnungen erforderlich — mehr erfahren).
Produkte und Dienstleistungen
Geben Sie Positionen manuell ein (Titel, Beschreibung, Menge, Einheit, Stückpreis, MwSt.) oder wählen Sie sie aus Ihrem Produkt- und Dienstleistungskatalog aus. Sie können einen Rabatt pro Position oder auf den Gesamtbetrag als Festbetrag oder Prozentsatz hinzufügen. Sie können Preise ohne MwSt. oder mit MwSt. eingeben – Qonto berechnet den entsprechenden Betrag automatisch.
Wenn Sie von einer MwSt.-Befreiung profitieren, wählen Sie 0 % im MwSt.-Feld für die entsprechende Position und wählen Sie dann den Befreiungsgrund aus dem Dropdown-Menü. Wenn kein Grund Ihrer Situation entspricht, lassen Sie dieses Feld leer und geben Sie die Details zur Befreiung im Feld „Zusätzliche Hinweise" der Rechnung an.
Zahlungsmethoden
Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen – Banküberweisung, Kartenzahlung, Online-Zahlungen (Apple Pay, PayPal) oder Lastschrift (je nach Berechtigung). Sie können wählen, ob die Zahlung Ihrem Hauptkonto, einem Unterkonto oder einem externen Bankkonto gutgeschrieben werden soll.
Wie kann ich meine Rechnung versenden?
Sie können Ihre Rechnung auf zwei Arten an Empfänger weitergeben:
1. Per E-Mail (nur Web-App):
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein (mehrere Adressen durch ein Komma getrennt), passen Sie Betreff und Nachricht an und klicken Sie dann auf Senden. Fügen Sie sich selbst bei Bedarf in Kopie hinzu.
2. Per Zahlungslink:
Kopieren Sie die personalisierte URL, die im Tab „Per Zahlungslink teilen" verfügbar ist, und senden Sie sie über den Kanal Ihrer Wahl an Ihren Kunden.
Der Zahlungslink läuft 6 Monate nach Erstellung der Rechnung ab und sofort, wenn die Rechnung storniert wird. Wenn Ihr Kunde nicht mehr auf den Link zugreifen kann, senden Sie die Rechnung erneut per E-Mail oder laden Sie die PDF-Datei über die Web-App herunter.
Sie können eine Rechnung jederzeit über das Rechnungsmenü erneut versenden, indem Sie die entsprechende Rechnung auswählen.
Wie verfolgt Qonto die Zahlung meiner Rechnungen?
Qonto kann eine Rechnung automatisch als Bezahlt markieren und sie einer eingehenden Banküberweisung zuordnen, wenn die Überweisung eines der folgenden Elemente im Verwendungszweck enthält:
- Die Referenznummer (unten auf der Rechnung sichtbar)
- Die Rechnungsnummer (oben auf der Rechnung sichtbar). Wenn Ihr Kunde in mehreren Raten zahlt, bleibt die Rechnung im Status „Einzuziehen", bis die Gesamtzahlungen den vollen Betrag erreichen. Sie wechselt automatisch zu „Bezahlt", sobald der gesamte Restbetrag beglichen ist. Dies gilt sowohl für die automatische als auch für die manuelle Zuordnung. Sie können den Rechnungsstatus auch manuell aktualisieren. Um eine Rechnung von „Einzuziehen" auf „Bezahlt" zu setzen: gehen Sie zu Rechnungen > Kundenrechnungen, Tab Laufend, wählen Sie die Rechnung aus und klicken Sie auf Als bezahlt markieren. Für außerhalb von Qonto eingegangene Zahlungen klicken Sie auf „Haben Sie eine Zahlung außerhalb von Qonto erhalten?" und geben Sie das Zahlungsdatum ein.
Was soll ich tun, wenn ich einen Fehler auf meiner Rechnung gemacht habe?
Eine Rechnung kann nach der Erstellung weder geändert noch gelöscht werden. Um einen Fehler zu korrigieren, lesen Sie diesen Artikel zur Erstellung einer Stornorechnung. Die Nummer einer stornierten Rechnung kann nicht wiederverwendet werden. Aus Compliance-Gründen bleibt diese Nummer mit der stornierten Rechnung verknüpft. Erstellen Sie eine neue Rechnung mit der nächsten verfügbaren Nummer in Ihrer Sequenz.
Welche Aktionen sind nur über die Web-App verfügbar?
Einige Funktionen des Rechnungs-Tools sind nur über die Web-App zugänglich:
- Stornorechnung aus einer stornierten Rechnung erstellen
- Rechnung duplizieren
- Rechnung als PDF herunterladen
- Rechnung manuell einer eingehenden Transaktion zuordnen
- Absender-E-Mail-Adresse anpassen
- Rechnungslogo bearbeiten
- Entwurf in eine endgültige Rechnung umwandeln
- Rechnung per E-Mail senden
Welche verschiedenen Rechnungstypen kann ich mit Qonto ausstellen?
Die verschiedenen Rechnungstypen, die Sie derzeit ausstellen können, sind:
- Normale Kundenrechnung und Angebot (mehr erfahren)
- Anzahlungsrechnung (mehr erfahren)
- Schlussrechnung (mehr erfahren)
- Stornorechnung (mehr erfahren)
💡 Hinweis: Bei Factur-X-Rechnungen, die auf Chorus Pro abgelehnt werden: Konvertieren Sie diese in ein einfaches PDF, indem Sie die XML-Datei über Adobe Acrobat entfernen oder über Microsoft Print to PDF drucken.