Sie können Kundenrechnungen direkt in Ihrem Qonto-Konto erstellen und verwalten, um Ihren Zahlungsprozess zu optimieren.
Diese Funktion ist für alle Tarife verfügbar und kann von Inhabern und Administratoren genutzt werden. Buchhalter können mit einer Reporting-Rolle ebenfalls auf die Kundenrechnungen zugreifen, können diese aber nicht erstellen.
☝️ Hinweis: Das Standardformat für Rechnungen, die über das Qonto-Rechnungstool erstellt werden, wurde für französische Unternehmen auf Factur-X aktualisiert. Qonto ist offiziell von der DGFiP als PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) registriert und entspricht damit der E-Rechnungs-Reform.
Wie kann ich eine Rechnung erstellen?
Um eine neue Rechnung in Qonto zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:
- 🖥️ Gehen Sie am Computer zu Rechnungen Kundenrechnungen im linken Menü. Klicken Sie dann auf "Rechnung erstellen" in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms.
- 📲 In der mobilen App gehen Sie zu Menü Kundenrechnungen und wählen dann "+".
Wenn Sie Ihre erste Rechnung erstellen, haben Sie die Möglichkeit, das Rechnungstool über eine Demo kennenzulernen. Sie können auch Ihre letzte Rechnung hochladen, und das System liest automatisch deren Inhalt, um die erforderlichen Informationen in den Rechnungseinstellungen auszufüllen.
Wie kann ich meine Rechnungsdetails festlegen?
Um eine Rechnung zu beginnen, können Sie:
- Eine neue Rechnung von Grund auf erstellen, indem Sie auf "Rechnung erstellen" klicken
- Ein bestätigtes Angebot aus dem Bereich "Angebote" in eine Rechnung umwandeln
- Eine bestehende Rechnung duplizieren, indem Sie sie aus Ihrer Rechnungsliste auswählen und auf das Duplikat-Symbol klicken (nur in der Web-App verfügbar).
Einen Kunden erstellen oder hinzufügen
Um einen Empfänger zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen, erstellen Sie entweder einen neuen Kunden oder wählen Sie einen bestehenden aus dem Dropdown-Menü. Sie können automatisch nach Geschäftskunden suchen und Informationen vorab ausfüllen oder Kundendetails manuell eingeben, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Klicken Sie auf den "+" Button oder auf Neuen Kunden hinzufügen, wenn Sie zum ersten Mal eine Rechnung in Qonto erstellen.
- Wählen Sie aus, ob der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist, und füllen Sie die Details aus.
- Sie können auch die Sprache für die Kundenrechnung festlegen, wenn sie nicht die Sprache des Firmensitzlandes sprechen (wählen Sie zwischen Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Deutsch).
- Wählen Sie eine andere Währung, in der Sie das Angebot und die Rechnungen des Kunden ausstellen möchten, falls nicht in Euro.
- Nach der Überprüfung klicken Sie auf Speichern bestätigen (für Handynutzer).
Die Kundeninformationen werden für die zukünftige Verwendung gespeichert, sodass Sie die Details nicht erneut eingeben müssen. Sie können auf Ihre Kundenliste über die Web- und Mobile-Anwendung zugreifen.
💡 Tipp: Wenn Sie Ihre Kundenliste importieren möchten, besuchen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie das geht.
Termine
Beim Erstellen einer Rechnung füllen Sie die erforderlichen Datumsfelder wie folgt aus:
- Ausstellungsdatum,
- Leistungszeitraum (optional),
- Fälligkeitsdatum
Optional können Sie eine Bestellnummer hinzufügen, die oben rechts auf Ihrer Rechnung nach den Daten angezeigt wird.
Rechnungsart
Standardmäßig wird eine normale Rechnung erstellt.
Um eine Anzahlungsrechnung zu erstellen, aktivieren Sie den "Anzahlungsrechnung" Schalter im Bereich Rechnungsdetails.
Wie kann ich Artikel zu meiner Rechnung hinzufügen?
Um Artikel zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen, können Sie:
- Informationen für jeden zu berechnenden Artikel manuell eingeben (Titel, Beschreibung, Mengen, Einheit, Stückpreis und Mehrwertsteuersatz). Sie können entscheiden, ob Sie diese für eine zukünftige Verwendung speichern möchten oder nicht.
- Artikel aus Ihrem bestehenden Katalog auswählen, der im Bereich 'Produkte und Dienstleistungen' vorgespeichert ist
💡 Sobald Sie die Artikel zu Ihrer Rechnung hinzugefügt haben, können Sie sie nach Bedarf einfach neu anordnen. Verwenden Sie den Schalter, um die Ansicht für bessere Übersichtlichkeit bei einer großen Anzahl von Artikeln zu verkleinern.
Um neue Produkte und/oder Dienstleistungen außerhalb des Kontexts einer neuen Rechnung zu Ihrem Qonto-Katalog hinzuzufügen:
- Greifen Sie über Ihre Web- oder Mobile-Anwendung auf den Bereich 'Produkte und Dienstleistungen' zu.
- Klicken Sie im Web auf "Neuen Artikel hinzufügen" oder verwenden Sie den (+) Button in der mobilen Version.
- Geben Sie alle erforderlichen Informationen ein, einschließlich Name, Preis, Währung, Menge, Einheit und Mehrwertsteuer. Optional können Sie eine Beschreibung, einen externen Link und Ihre persönlichen Notizen hinzufügen.
- Bei der Erstellung eines Angebots oder einer Rechnung können Sie dann die zu berechnenden Artikel direkt aus Ihrem Katalog für einen schnellen und fehlerfreien Prozess auswählen.
💡 Tipp: Wenn Sie Ihre Artikelliste importieren möchten, besuchen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie das geht.
Optional: Sie können Rabatte für jeden Artikel oder auf den Gesamtbetrag Ihrer Rechnung gewähren. Sie können den Rabatt auf zwei Arten anwenden:
- Einen bestimmten Betrag eingeben (z.B. 50€)
- Einen Prozentsatz festlegen (z.B. 10%)
Dieser Rabatt wird automatisch berechnet und deutlich angezeigt.
Wie kann ich meine Rechnung versenden?
Sie können Ihre Rechnung auf zwei Arten mit Empfängern teilen:
1. Per E-Mail versenden (nur Web-App):
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein (mehrere Adressen können durch Komma getrennt hinzugefügt werden) und passen Sie die Betreffzeile und Nachricht an. Optional können Sie sich selbst in Kopie der E-Mail setzen, um den Versand nachzuverfolgen.
Klicken Sie auf Senden, um die Rechnung zu versenden.
☝️ Wichtiger Hinweis: Die E-Mail-Adresse, an die Sie die Kopie dieser E-Mail erhalten, kann nicht geändert werden.
2. Einen Zahlungslink teilen:
Wenn Sie lieber Ihren eigenen Posteingang oder einen anderen Kanal nutzen möchten, kopieren Sie die benutzerdefinierte Zahlungs-URL aus dem Tab Per Zahlungslink teilen und fügen Sie sie nach Bedarf ein.
Sie können eine Rechnung auch jederzeit erneut versenden. Wählen Sie dazu im Rechnungsmenü die Rechnung aus und senden Sie sie erneut an Ihren Kunden.
Wie kann ich meine Rechnung stornieren?
Haben Sie einen Fehler gemacht und möchten Ihre Rechnung annullieren? Sie können sich auf diesen Artikel beziehen.
Welche verschiedenen Arten von Rechnungen kann ich mit Qonto erstellen?
Die verschiedenen Arten von Rechnungen, die Sie derzeit erstellen können, sind:
- Angebot (mehr erfahren) und Standard-Kundenrechnung
- Anzahlungsrechnung: Die Anzahlung wird vom Kunden vor der Lieferung der Waren oder der Erbringung der Dienstleistungen gezahlt. Sie stellt einen Teil des Gesamtbetrags der Bestellung dar, der von der Endrechnung abgezogen wird. (mehr erfahren)
- Schlussrechnung: Dies ist die endgültige Rechnung zur Anforderung der Restzahlung vom Kunden, abzüglich eventuell geleisteter Anzahlungen. (mehr erfahren)
- Gutschrift: Eine Gutschrift ist ein Buchungsdokument zur Korrektur oder Stornierung einer zuvor ausgestellten Verkaufsrechnung. Entweder erstattet das Unternehmen dem Kunden den Betrag direkt, oder der Betrag der Gutschrift wird von einem zukünftigen Kauf abgezogen.