Sie können Kundenrechnungen direkt auf Ihrem Qonto-Konto erstellen und verwalten, um Ihren Zahlungsprozess zu optimieren. Diese Funktion ist für Basic-, Smart-, Premium-, Essential-, Business- und Enterprise-Pläne verfügbar und kann von Inhabern und Administratoren genutzt werden. Buchhalter können auf die Kundenrechnungen zugreifen, diese jedoch nicht erstellen.
☝️ Das Standardformat für Rechnungen, die über das Qonto-Rechnungstool erstellt werden, wurde auf Factur-X für französische Unternehmen aktualisiert. Qonto ist offiziell als PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) von der DGFiP registriert und entspricht daher der E-Rechnungsreform.
Erstellen Ihrer Rechnung
Um eine neue Rechnung auf Qonto zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:
🖥️ Von Ihrem Computer aus gehen Sie zu Rechnungen > Kundenrechnungen im linken Menü. Klicken Sie dann auf Rechnung erstellen in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms.
📲 Von Ihrer mobilen App aus:
- Wählen Sie die Verknüpfung „Rechnung erstellen“ und dann „+“.
- oder gehen Sie zu „Menü“ > „Kundenrechnung“ > „+“.
Alternativ können Sie eine bestehende Rechnung duplizieren, indem Sie sie aus Ihrer Rechnungsübersicht auswählen und auf das Duplikat-Symbol klicken (nur über die Web-App verfügbar).
Sie können zwei Arten von Rechnungen erstellen:
- Standardrechnungen für regelmäßige Abrechnungen
- Anzahlungsrechnungen, wenn Sie eine Vorauszahlung von Ihren Kunden verlangen müssen. 💡 Wenn Sie mehr über Anzahlungsrechnungen erfahren möchten, können Sie diesen Blog konsultieren.
Beim Erstellen einer Rechnung füllen Sie die erforderlichen Felder wie angegeben aus:
- Wählen Sie den Rechnungstyp. Standardmäßig wird eine Standardrechnung erstellt. Um eine Anzahlungsrechnung zu erstellen, aktivieren Sie den Schalter "Anzahlungsrechnung" im Abschnitt Rechnungsdetails.
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Ausstellungsdatum, Leistungsdatum (optional), Fälligkeitsdatum und Bestellnummer (optional).
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Produkte und Dienstleistungen: Fügen Sie zu berechnende Artikel aus Ihrem Katalog hinzu, der im Abschnitt 'Produkte und Dienstleistungen' vorab aufgezeichnet ist. Sie können auch manuell Informationen für jeden zu berechnenden Artikel eingeben (Titel, Beschreibung, Mengen, Einheit, Stückpreis und Mehrwertsteuersatz).
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Kontoinformationen: Geben Sie das Konto an, auf dem Sie die Zahlung erhalten möchten.
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Optional: Fügen Sie der Gesamtsumme Ihrer Rechnung einen Rabatt hinzu. Sie können den Rabatt auf zwei Arten anwenden: Geben Sie einen bestimmten Betrag ein (z. B. 50 €) oder setzen Sie einen Prozentsatz (z. B. 10 %). Der Rabatt wird automatisch berechnet und klar angezeigt.
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Optional: Sie können Ihrer Rechnung einen Kopf- und einen Fußzeile hinzufügen. Hinweis: Sie können den Kopfbereich verwenden, um anzugeben, ob es sich beispielsweise um eine Rechnung für "frais de débours" handelt.
☝️ Wichtig: Wenn Sie mehrere Konten haben, stellen Sie sicher, dass der Kunde die Überweisung auf die auf der Rechnung angegebene IBAN vornimmt, um eine ordnungsgemäße Abstimmung zu gewährleisten.
💡 Wenn Sie Ihre erste Rechnung erstellen, haben Sie die Möglichkeit, das Rechnungstool über eine Demo zu erkunden. Sie können auch Ihre letzte Rechnung hochladen, und das System wird deren Inhalte automatisch lesen, um erforderliche Informationen in den Rechnungseinstellungen zu vervollständigen.
Hinzufügen von Kundeninformationen:
Um Kundeninformationen in Ihre Rechnung aufzunehmen, folgen Sie diesen Schritten:
a. Erstellen Sie einen neuen Kunden:
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Klicken Sie auf Neuen Kunden hinzufügen oder den "+"-Button, wenn Sie zum ersten Mal eine Rechnung auf Qonto erstellen.
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Wählen Sie, ob der Kunde ein Unternehmen oder eine Einzelperson ist, und füllen Sie seine Daten aus.
- Sie können auch eine Lieferadresse angeben, die von der Rechnungsadresse abweichen kann.
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Sie können auch die Sprache für die Kundenrechnung festlegen, wenn der Kunde nicht die Sprache des Landes Ihres Unternehmens spricht (wählen Sie zwischen Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Deutsch).
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Wählen Sie eine andere Währung, in der Sie das Angebot und die Rechnungen des Kunden ausstellen möchten, falls nicht in Euro.
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Nach der Überprüfung klicken Sie auf Speichern bestätigen (für Telefonbenutzer).
Die Informationen des Kunden werden für die zukünftige Verwendung gespeichert, sodass Sie die Details nicht erneut eingeben müssen.
Wenn Sie Ihre Kundenliste über eine Datei oder Integration importieren möchten, besuchen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie es tun können.
b. Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus:
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Klicken Sie auf den Kunden, den Sie in Rechnung stellen möchten (öffnen Sie zuerst das Dropdown-Menü über die Web-App).
Artikel in Ihren Katalog wiederverwenden und hinzufügen
Erwägen Sie, Ihre Produkte und/oder Dienstleistungen in Ihren Qonto-Katalog aufzunehmen, um sie einfach in Ihre Angebote und Rechnungen zu integrieren:
1. Greifen Sie auf den Abschnitt 'Produkte und Dienstleistungen' von Ihrer Web- oder mobilen Anwendung aus zu.
2. Klicken Sie auf "Neuen Artikel hinzufügen" im Web oder verwenden Sie die (+)-Taste auf dem Mobilgerät.
3. Geben Sie alle erforderlichen Informationen ein, einschließlich Name, Preis, Währung, Menge, Einheit und Mehrwertsteuer. Optional können Sie eine Beschreibung, einen externen Link und Ihre persönlichen Notizen hinzufügen.
4. Bei der Erstellung eines Angebots oder einer Rechnung wählen Sie die zu berechnenden Artikel direkt aus Ihrem Katalog für einen schnellen und fehlerfreien Prozess.
Automatische Rechnungsnummerierung einrichten:
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Überprüfen Sie die vorgeschlagene Rechnungsnummer oder fügen Sie eine neue über Einstellungen ein.
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Nach Bestätigung generiert Qonto automatisch eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummern für zukünftige Rechnungen.
Rechnungen anpassen:
Sie können Ihre Rechnungen anpassen, um Ihre Marke widerzuspiegeln, indem Sie diese Schritte befolgen:
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Unternehmensdetails
- Fügen Sie Ihr Logo hinzu: Laden Sie eine JPEG- oder PNG-Datei (maximale Größe von 5MB) über den "Einstellungen"-Tab oben auf dem Bildschirm hoch.
- Legen Sie die Absender-E-Mail-Adresse fest: Geben Sie die E-Mail-Adresse an, die auf Ihrer Rechnung angezeigt werden soll.
- Legen Sie eine Mehrwertsteuernummer für Ihre Rechnungen fest.
- Legen Sie Ihren Transaktionstyp fest, ob Waren oder Dienstleistungen.
- Legen Sie die Mehrwertsteuer-Zahlungsbedingung nach Ihrem Bedarf fest: Ob bei Erhalt oder bei Lastschrift.
- Geben Sie Ihren Kapitalanteil und die RCS-Nummer ein.
- Ändern Sie die Farben Ihrer Rechnung: Sie können die Markenfarbe und die Textfarbe anpassen.
Hinweis: Anpassungsänderungen gelten nur für zukünftige Rechnungen und können jederzeit geändert werden. Frühere Rechnungen werden nicht mit neuen Logo- oder E-Mail-Änderungen aktualisiert.
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Allgemeine Geschäftsbedingungen
- Legen Sie die Rabattbedingungen in Bezug auf die Zahlung fest.
- Legen Sie Verzugszinsen für Ihre Rechnungen fest.
- Legen Sie die gesetzliche Pauschalentschädigung im Hinblick auf die Zahlung Ihrer Rechnungen fest.
- Fügen Sie einen klickbaren Link zu Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzu und geben Sie ihm einen Titel.
Teilen Ihrer Rechnung
Sie können Ihre Rechnung auf zwei Arten mit Empfängern teilen:
1. Per E-Mail senden:
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein (mehrere Adressen können durch Kommas getrennt hinzugefügt werden) und passen Sie die Betreffzeile und die Nachricht an. Optional können Sie sich selbst in die Kopie der E-Mail aufnehmen, um sie zu verfolgen.
Klicken Sie auf Senden, um die Rechnung zu senden.
☝️ Wichtiger Hinweis: Die E-Mail-Adresse, an die Sie die Kopie dieser E-Mail erhalten, kann nicht geändert werden.
2. Einen Zahlungslink teilen:
Wenn Sie bevorzugen, Ihr eigenes Postfach oder einen anderen Kanal zu verwenden, kopieren Sie die benutzerdefinierte Zahlungs-URL, die im Tab Per Zahlungslink teilen verfügbar ist, und fügen Sie sie an der gewünschten Stelle ein.
Sie können jederzeit eine Rechnung erneut senden. Wählen Sie im Menü Rechnungen die Rechnung aus und senden Sie sie erneut an Ihren Kunden.
Ihre Rechnung stornieren
Haben Sie einen Fehler gemacht und möchten Ihre Rechnung annullieren? Sie können auf diesen Artikel verweisen.