Mit Qonto können Sie ganz einfach erfahren ob Kundenrechnungen bezahlt sind und sie mit der entsprechenden Transaktion abgleichen, wenn Sie eine Zahlung verknüpfen.
Dieser Prozess ermöglicht es, Ihre Buchhaltung korrekt zu führen und Zeit bei Ihrer Buchhaltung zu sparen.
Sie können Kundenrechnungen und Transaktionen automatisch oder manuell abgleichen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie jede dieser Methoden verwenden.
Wie kann ich Rechnungen und eingehende Transaktionen automatisch abgleichen?
Qonto kann eine eingehende Transaktion automatisch mit Ihrer Rechnung verknüpfen. Die automatische Verknüpfung erfolgt, wenn die entsprechende Banküberweisung mindestens eines der folgenden im Verwendungszweck enthält:
Referenznummer: Sie finden sie ganz einfach am unteren Rand der Rechnung selbst
Rechnungsnummer: Diese wird oben auf Ihrer Rechnung angezeigt.
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Kunden zu bitten, diese in die Banküberweisungen einzufügen.
💡 Wenn Sie Option 2 wählen: Ihre Rechnungen müssen einem bestimmten Muster folgen, das in diesem Artikel beschrieben ist.
☝️ Wichtig bei mehreren Konten: Damit die Zahlung mit der Rechnung abgeglichen werden kann, sollte Ihr Kunde die Überweisung an die auf der Rechnung angegebene IBAN vornehmen.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie wir vollständige und Teilbeträge behandeln.
Wie behandelt Qonto Teilzahlungen?
Qonto unterstützt die automatische und manuelle Erkennung von Teilzahlungen:
Wenn eine Transaktion eingeht, verknüpft Qonto sie zunächst mit der Rechnung und prüft dann, ob der Betrag den Rechnungsbetrag abdeckt. Falls nicht, wird die Rechnung nicht als Bezahlt markiert; die Transaktion wird nur verknüpft. Die Rechnung wird automatisch als Bezahlt markiert, sobald die Summe der verknüpften Zahlungen den vollen Betrag erreicht.
Dies gilt sowohl für automatischen als auch für manuellen Abgleich.
Wie kann ich meine Rechnungen manuell mit den eingehenden Transaktionen abgleichen?
Sie können Rechnungen auch manuell als bezahlt markieren und sie mit einer eingehenden Transaktion abgleichen.
Dies ist hilfreich, wenn Ihr Kunde die Rechnung in mehreren Raten bezahlt oder wenn Sie nicht per Banküberweisung bezahlt werden.
💡 Manueller Abgleich ist sowohl über die Web- als auch über die mobile App verfügbar.
Gehen Sie im Bereich Rechnungen zu Kundenrechnungen und klicken Sie auf die Rechnung, die Sie mit einer eingehenden Transaktion verknüpfen möchten.
Die Rechnung wird angezeigt, und Sie können im seitlichen Panel auf Als bezahlt markieren klicken.
Jetzt ist es an der Zeit, die Rechnung mit der Transaktion abzugleichen, indem Sie:
Die passende Transaktion aus den empfohlenen auswählen
Wenn Sie Ihre Zahlungen nicht sehen, geben Sie den Kundennamen, die Referenz oder den Betrag in die Suchleiste ein
Wenn der Kunde Sie außerhalb von Qonto oder in bar bezahlt hat, können Sie auf „Wurden Sie außerhalb von Qonto bezahlt?" klicken und dann das Zahlungsdatum eingeben.
Der manuelle Abgleich folgt denselben Regeln wie der automatische Abgleich bei vollständigen und Teilbeträgen.
Was kann ich tun, wenn ich mehrere Zahlungen mit derselben Rechnung abgleichen muss?
Eine Rechnung könnte mit mehr als einer Transaktion bezahlt werden. Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, können Sie verschiedene Transaktionen mit derselben Rechnung abgleichen.
Wählen Sie die Rechnung aus, klicken Sie auf die +-Schaltfläche und befolgen Sie die obigen Anweisungen.
Sobald die Summe der verknüpften Transaktionen den vollen Rechnungsbetrag abdeckt, wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert.
Was kann ich tun, wenn ich die abgeglichene Zahlung löschen möchte?
Falls Sie eine Zahlung löschen möchten, die zuvor (automatisch oder manuell) mit einer Ihrer Rechnungen verknüpft wurde, können Sie dies ganz einfach tun, indem Sie auf die X-Schaltfläche neben der abgeglichenen Transaktion klicken.
Wenn alle abgeglichenen Transaktionen gelöscht werden, ändert sich der Rechnungsstatus zurück zu Zu zahlen.