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Wie verwende ich benutzerdefinierte Daten?

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In der sich ständig weiterentwickelnden Geschäftswelt sind Effizienz und Automatisierung der Schlüssel zur reibungslosen Verwaltung Ihrer Abläufe. Eine Funktion, die beides bietet, sind benutzerdefinierte Daten. Dieser Leitfaden erklärt, was benutzerdefinierte Daten sind, wie Sie sie verwenden können und wo sie in Ihren wiederkehrenden Rechnungsprozessen angewendet werden können.

Was sind benutzerdefinierte Daten?

Benutzerdefinierte Daten sind intelligente, anpassbare Textzeichenfolgen, die Ihre Dokumente automatisch mit spezifischen, aktuellen Daten aktualisieren. Diese Daten machen manuelle Aktualisierungen überflüssig und stellen sicher, dass Ihre wiederkehrenden Rechnungen immer korrekt und auf dem neuesten Stand sind.

Zum Beispiel können Sie %month% als benutzerdefiniertes Datum anstelle des tatsächlichen Monats eingeben, und dies wird beim Erstellen der Rechnung automatisch durch den aktuellen Monatsnamen ersetzt.

Welche benutzerdefinierten Daten kann ich verwenden?

Wir unterstützen die folgenden vier benutzerdefinierten Daten:
  • %month%: wird beim Ausstellen der Rechnung automatisch durch den aktuellen Monat ersetzt (z. B. März).
  • %lastmonth%: wird beim Ausstellen der Rechnung automatisch durch den vorherigen Monat ersetzt (z. B. Februar).
  • %quarter%: wird beim Ausstellen der Rechnung automatisch durch das aktuelle Quartal ersetzt (z. B. Q1).
  • %lastquarter%: wird beim Ausstellen der Rechnung automatisch durch das vorherige Quartal ersetzt (z. B. Q4).
  • %nextmonth%: wird beim Ausstellen der Rechnung automatisch durch den folgenden Monat ersetzt (z. B. April).
  • %year%: wird beim Ausstellen der Rechnung automatisch durch das aktuelle Jahr ersetzt (z. B. 2024).
Diese benutzerdefinierten Daten stellen sicher, dass Ihre wiederkehrenden Rechnungen die aktuellsten Informationen widerspiegeln, ohne dass Sie sie jedes Mal manuell bearbeiten müssen.

Wo kann ich benutzerdefinierte Daten verwenden?

Das Hinzufügen benutzerdefinierter Daten zu Ihren wiederkehrenden Rechnungen ist unkompliziert.
Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung einrichten, geben Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten von Artikeln einfach das gewünschte benutzerdefinierte Datum im Titel und in den Details des Rechnungsartikels im Bereich Produkte und Dienstleistungen ein (z. B. %month%, %lastmonth%, %nextmonth% oder %year%, %quarter% oder %lastquarter%).
 
Zum Beispiel ist es April 2024, und Sie fügen einer neuen wiederkehrenden Rechnung einen Artikel mit dem Titel "Rechnung für %month% %year%" hinzu, um den aktuellen Monat und das Jahr zu erwähnen.
 
☝️ Gut zu wissen: Die von Ihnen hinzugefügten benutzerdefinierten Daten werden in die Sprache Ihres Kunden übersetzt.