Um die Kontrolle über Teamausgaben und Rechnungszahlungen zu behalten, können Sie mehrstufige Genehmigungsablauf verwenden, um die Kontrolle über große Beträge zur Erstattung oder Zahlung mit konfigurierbaren Genehmigungen zu behalten.
Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie Aufgaben wie Erstattungsanfragen und Rechnungszahlungen delegieren müssen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen ohne das Risiko von übermäßigen Ausgaben skaliert werden kann und Ihre Ausgabenrichtlinie angewendet wird.
Welche Rollen können es einrichten?
Ein Kontoinhaber und ein Admin können einen Genehmigungsablauf auf der Web-App nur anpassen.
Die Rollen Mitarbeiter und Buchhalter können Überweisungsanfragen zur Genehmigung stellen.
Manager mit Überweisungsberechtigung und/oder Erstattung können Anfragen zur Genehmigung senden.
Wie kann man einen Genehmigungsablauf anpassen?
Befolgen Sie die unten stehenden Schritte, um die Ausgaben und Zahlungen Ihres Unternehmens durch einen strukturierten Genehmigungsablauf effektiv zu verwalten und zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass große Ausgaben ordnungsgemäß überwacht werden.
- Gehen Sie von Ihrem Computer aus zu Einstellungen: navigieren Sie zum Abschnitt personalisierte Tools und klicken Sie auf Genehmigungsabläufe.
- Ablauf auswählen und bearbeiten: Wählen Sie den Genehmigungsablauf aus, den Sie bearbeiten möchten, entweder Überweisungsanfrage oder Erstattung, und klicken Sie dann auf Ablauf bearbeiten.
- Ablauf-Regeln festlegen: Definieren Sie die Regeln des Ablaufs, indem Sie zuerst den Betrag definieren und dann die Rollen/Personen angeben, die die Anfragen genehmigen können.
- Ablauf zuweisen: Der Ablauf wird allen Benutzern zugewiesen, die eine Anfrage gestellt haben (Mitarbeiter, Manager und Buchhalter ohne Überweisungs- oder Erstattungsberechtigung)
💡 Die Genehmigungsregeln gelten auch für die Fahrtkosten / Fahrtkosten-Rückerstattung.
✅ Was ich machen kann | ❌ Was ich nicht machen kann |
Erstellung von Genehmigungsregeln für bestimmte Anträge (Überweisung, Erstattung) | Sie können keine anderen Anträge genehmigen (Sammelüberweisung, virtuelle Karte, Instant-Card) |
Einrichtung mehrerer Ebenen von Genehmigenden | Sie können nicht mehr als einen Genehmigungsablauf pro Kategorie erstellen. |
Genehmigung von Rechnungen ist nicht möglich | |
Auslöser mit mehreren Bedingungen werden nicht unterstützt | |
Benutzerdefinierte Benachrichtigungen können nicht erstellt werden | |
Die Genehmigung kann nicht einem bestimmten Mitglied oder Team zugewiesen werden. | |
Es gibt keinen speziellen Genehmigungsablauf für Fahrtkosten / Fahrtkosten-Rückerstattung |