Wenn Sie Ihre Kundenrechnungen an einem Ort zentralisieren möchten, um Buchhaltung, Rechnungswesen und Cashflow-Management zu vereinfachen, bietet Qonto eine einfache Möglichkeit, alle Kundenrechnungen und Dokumente hochzuladen und zu speichern. Mit dieser Funktion können Sie Kundenrechnungen oder Debitorenrechnungen in Qonto importieren, um die Buchhaltung zu beschleunigen und eine bessere Einkommensverfolgung zu ermöglichen.
Dies ist für alle Preispläne verfügbar.
Wie kann ich Kundenrechnungen in meine Qonto-App hochladen?
Nur Eigentümer und Administratoren können Rechnungen hochladen. Führen Sie dazu bitte die folgenden Schritte aus:
Gehen Sie zu Rechnungen > Kundenrechnungen.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Rechnungen importieren.
- Suchen Sie die Rechnungen, die Sie importieren möchten, und wählen Sie sie aus.
Die Rechnungen werden automatisch verarbeitet und mit einer entsprechenden Transaktion abgeglichen, sofern eine solche existiert. Wenn die automatische Verarbeitung keine Übereinstimmung finden kann, können Sie die hochgeladene Rechnung auch manuell mit den Transaktionen in Ihrem Qonto-Konto abgleichen.
Sie können importierte Rechnungen einzeln prüfen und korrigieren. Jede Rechnung wird dem Kunden zugeordnet, sofern der Kunde bereits in Qonto gespeichert ist. Andernfalls wird der Kunde zusammen mit der Rechnung importiert.
Kann ich meine Rechnungen automatisch aus einem anderen Tool importieren?
Ja, das ist möglich dank Chift, einer leistungsstarken Integration, die es Ihnen ermöglicht, ein beliebiges Abrechnungstool wie z.B. Stripe mit Ihrem Qonto-Konto zu verbinden.
Dadurch können Sie Ihre Kundenliste und historische Kundenrechnungen aus anderen Diensten in Ihre Qonto-App importieren. Sie können auch weitere Tools wie Pennylane, Cegid, GTA, EBP, Codial und Charlemagne verbinden.
Wie wird die Automatisierung mit Chift eingerichtet?
Um Ihre Kundenrechnungen zu importieren und/oder zu synchronisieren, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:
Gehen Sie zu Rechnungen > Kundenrechnungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Integrationen und Tools aktivieren 🔌.
- Klicken Sie auf Kunden und Kundenrechnungen importieren.
- Suchen und wählen Sie die von Ihnen verwendete Integration, drücken Sie Verbinden.
- Geben Sie Ihre Anmeldedaten für das Integrationstool ein, um die Verbindung herzustellen.
- Wählen Sie den Datumsbereich für Ihren Rechnungsimport.
- Verwalten Sie importierte Rechnungen, einschließlich des automatischen Abgleichs mit Transaktionen (sofern verfügbar) und des Versands von Zahlungserinnerungen.
💡 Wenn Sie einen Business- oder Enterprise-Tarif haben, können Sie Rechnungen mit Qonto synchronisieren und sie importieren, wenn sie aus verbundenen Tools erstellt werden.
Wie viele Rechnungen kann ich mit Chift automatisch importieren?
- Bei den Tarifen Business und Enterprise können Nutzer eine unbegrenzte Anzahl von Rechnungen importieren.
- Für alle anderen Tarife liegt die Grenze für automatisch importierte Rechnungen bei 50. Sobald die Anzahl der Rechnungen erreicht ist, können Sie neue Rechnungen direkt aus der Qonto-App hochladen.
Welche Dateiformate werden akzeptiert?
Sie können Rechnungen als PDF-, PNG- oder JPEG-Dateien importieren.
Kann ich über eine importierte Rechnung bezahlt werden?
Ja, Sie können über eine importierte Rechnung bezahlt werden. Sobald Sie eine Rechnung hochgeladen haben, haben Sie zwei Möglichkeiten, sie an Ihren Kunden zu senden und die Zahlung zu erhalten:
Rechnung ohne Online-Zahlung senden
Um Ihre importierte Rechnung an einen Kunden zu senden, öffnen Sie sie einfach im Bereich Kundenrechnungen, fügen Sie die Kundendaten und Rechnungsdetails hinzu und senden Sie die Rechnung.
Rechnung mit Online-Zahlung senden
Wenn Sie es Ihrem Kunden einfacher machen möchten zu zahlen, können Sie Online-Zahlungsmethoden aktivieren. Nachdem Sie Ihre importierte Rechnung geöffnet und alle notwendigen Details hinzugefügt haben, wählen Sie Online-Zahlungsmethoden hinzufügen und entscheiden, ob Sie Kartenzahlung oder eine andere Option wie Apple Pay oder PayPal aktivieren möchten. Um Online-Zahlungen zu akzeptieren und Zahlungslinks zu nutzen, ist ein Qonto Pro-Konto erforderlich.
Sobald Sie die Rechnung senden, erscheint sie im Tab Ausstehend. Sobald Ihr Kunde die Zahlung abgeschlossen hat und die entsprechende Transaktion erfolgt ist, aktualisiert das System automatisch den Status auf Bezahlt und verschiebt die Rechnung in den Tab Abgeschlossen.
Kann ich andere Dateien als Rechnungen hochladen, zum Beispiel Angebote oder Stornorechnungen?
Angebote oder Stornorechnungen können Sie derzeit nicht importieren. Jede importierte Datei wird als Rechnung gespeichert, daher erscheint eine importierte Stornorechnung in Ihren Forderungen. Haben Sie bereits eine importiert, können Sie sie löschen, damit sie nicht mehr als Forderung zählt.
Wo finde ich meine hochgeladenen Rechnungen, die noch nicht mit einer Transaktion verknüpft wurden?
Diese Rechnungen werden auf der Registerkarte Kundenrechnungen im Abschnitt Ausstehend angezeigt. Von dort aus können Sie die Rechnung manuell als bezahlt markieren, sobald eine Zahlung erfolgt ist, wodurch die Rechnung in den Bereich Abgeschlossen verschoben wird.
Wenn Sie weitere Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie sich per Chat an den Qonto-Kundensupport wenden.