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Wie richte ich eine wiederkehrende Rechnung ein?

  • Aktualisiert

Sie können jetzt ganz einfach automatische wiederkehrende Rechnungen für Ihre Kunden in einer bestimmten Frequenz (wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich oder benutzerdefinierte Frequenz) direkt von Ihrem Qonto-Konto aus einrichten und erstellen, um Ihren Rechnungsstellungsprozess effizienter und weniger zeitaufwändig zu gestalten.

Ab dem 01.10. sind diese Funktionen mit dem Lieferantenrechnungen Add-on verfügbar (gemäß der neuen Preisgestaltung, weitere Details hier) und können über die 💻 Web-App von Inhabern und Admins aufgerufen werden.

Hinweis: Nutzer auf Mobilgeräten können den Informationshinweis sehen: 'Diese Rechnung wurde automatisch als Teil einer wiederkehrenden Rechnung erstellt.'

Einrichtung Ihrer wiederkehrenden Rechnung

Sie können eine wiederkehrende Rechnung auf zwei Arten erstellen:

  1. Über Rechnungen > Kundenrechnungen > klicken Sie auf "Neue Rechnung" und markieren Sie sie als wiederkehrend
  2. Über Rechnungen > Wiederkehrende Rechnungen > klicken Sie auf "Neue Rechnung"

Beim Einrichten einer wiederkehrenden Rechnung müssen Sie Folgendes auswählen:

  • Wiederholung: Wiederkehrend
  • Startdatum: Dies gibt den Beginn der Wiederholung an. Das Startdatum kann in der Zukunft liegen. Wenn Sie ein Startdatum in der Zukunft auswählen, wird die erste Rechnung mit dem Ausstellungsdatum in der Zukunft erstellt und am zukünftigen Datum versendet. Die folgenden Rechnungen werden basierend auf der Wiederholung und dem Startdatum erstellt. Beispiel: Wenn Sie am 15. März eine monatlich wiederkehrende Rechnung mit Startdatum am 1. April erstellen: Am 15. März erstellen wir die erste Rechnung mit Ausstellungsdatum 1. April, am 1. April senden wir sie und am 1. Mai erstellen wir die zweite Rechnung
  • Enddatum: Dies gibt das Ende der Wiederholung an (optional). Wenn Sie kein Enddatum auswählen, werden Rechnungen weiterhin unbegrenzt erstellt, bis Sie sich entscheiden, die wiederkehrende Rechnung auszusetzen oder zu stornieren.
  • Frequenz: Dies gibt an, wie oft Rechnungen ausgestellt werden (wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich oder benutzerdefiniert).
  • Benutzerdefinierte Daten hinzufügen: Benutzerdefinierte Daten sind spezielle Textzeichenfolgen im Kontext der Rechnungsstellung, die automatisch bestimmte Informationen basierend auf vordefinierten Regeln oder Variablen ausfüllen. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, Rechnungen zu erstellen, die sich an ständig ändernde Daten anpassen, ohne manuelle Aktualisierungen zu erfordern. Weitere Details in Wie verwende ich benutzerdefinierte Daten?
  • Zahlungsbedingungen: Dies gibt das Fälligkeitsdatum jeder erstellten Rechnung an. Wenn die Zahlungsbedingungen beispielsweise 15 Tage betragen, muss jede Rechnung innerhalb von 15 Tagen ab dem Ausstellungsdatum bezahlt werden.
  • Zahlungsmethoden: Der Nutzer kann zwischen Kreditkartenzahlungen, Online-Zahlungen (Apple Pay, PayPal), Banküberweisung und, falls Sie berechtigt sind, Lastschriften wählen.
  • E-Mail-Details: Hier können Sie die E-Mail-Adresse(n) des Empfängers sowie den E-Mail-Betreff und die Nachricht eingeben, die verwendet werden, wenn jede Rechnung automatisch versendet wird. Sie können entweder wählen, die Rechnung zu erstellen und automatisch an Ihren Kunden zu senden, was bedeutet, dass die Rechnung generiert und mit der von Ihnen gewählten vordefinierten Nachricht jedes Mal gesendet wird, wenn der wiederkehrende Zeitplan ausgelöst wird, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist, oder sich dafür entscheiden, die Rechnung als Entwurf zu speichern, was es Ihnen ermöglicht, Details zu überprüfen, anzupassen und den Inhalt der E-Mail zu ändern, bevor jede Rechnung tatsächlich an Ihren Kunden gesendet wird. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald der Rechnungsentwurf erstellt wurde und zur Fertigstellung bereit ist.
  • Zahlungsdetails: Genau wie bei einmaligen Kundenrechnungen können Sie zwischen Kreditkartenzahlungen, Online-Zahlungen (Apple Pay, PayPal) und Banküberweisung wählen. Zusätzlich, falls Sie berechtigt sind, können Sie bei Lastschrifteinzug die Option aktivieren, um Ihren Kunden automatisch zu belasten. Erfahren Sie mehr über die Berechtigung.

Die einzelnen Rechnungen, die aus einer wiederkehrenden Rechnung erstellt werden, werden zusammen mit normalen einmaligen Rechnungen aufgelistet (Bereich Kundenrechnungen). Sie werden mit einem Informationshinweis gekennzeichnet: 'Diese Rechnung wurde automatisch als Teil einer wiederkehrenden Rechnung erstellt.'

💡 Lastschrift macht das Einziehen von Zahlungen aus wiederkehrenden Rechnungen mühelos.

So funktioniert es:

1. Automatische Einzugseinrichtung

Wenn Sie Lastschrift als Ihre Einzugsmethode während der Rechnungserstellung auswählen, übernehmen wir automatisch den Einzugsprozess für Sie - Sie müssen die Einzüge für die Rechnungen nicht manuell erstellen

2. Zuweisung eines Lastschriftmandats

Während der Rechnungserstellung werden Sie aufgefordert, dem Lastschrifteinzug ein Mandat zuzuweisen:

  • Bestehendes Mandat: Wenn Ihr Kunde ein oder mehrere aktive Mandate hat, werden diese im Dropdown-Menü zur Auswahl angezeigt.
  • Neues Mandat: Wenn kein aktives Mandat vorhanden ist, können Sie direkt ein neues erstellen.

Wichtig: Der Einzug beginnt erst, nachdem Ihr Kunde das Mandat unterzeichnet hat.

Welche verschiedenen Status haben wiederkehrende Rechnungen und welche Aktionen kann ich durchführen?

Wiederkehrende Rechnungen haben 5 Status:

  • Aktiv → Dies ist eine wiederkehrende Rechnung, die derzeit läuft
  • Ausgesetzt → Dies ist eine wiederkehrende Rechnung, die pausiert wurde
  • Geplant → Dies ist eine wiederkehrende Rechnung, die ein Startdatum in der Zukunft hat
  • Abgeschlossen → Dies ist eine wiederkehrende Rechnung, die beendet wurde
  • Storniert → Dies ist eine wiederkehrende Rechnung, die storniert wurde

Sie können nur einige Aktionen durchführen, wenn die wiederkehrende Rechnung den Status Aktiv, Ausgesetzt oder Geplant hat:

  • Bearbeiten → Sie können Aktive, Ausgesetzte oder Geplante wiederkehrende Rechnungen bearbeiten.
  • Aussetzen → Sie können Aktive wiederkehrende Rechnungen aussetzen. Es werden keine Rechnungen erstellt, während eine wiederkehrende Rechnung ausgesetzt ist. Am Enddatum wird die wiederkehrende Rechnung auf Abgeschlossen gesetzt.
  • Reaktivieren → Sie können Ausgesetzte wiederkehrende Rechnungen reaktivieren. Durch Reaktivierung einer wiederkehrenden Rechnung werden wir die Erstellung von Rechnungen fortsetzen.
  • Stornieren → Sie können Aktive, Ausgesetzte und Geplante wiederkehrende Rechnungen stornieren. Durch Stornierung einer wiederkehrenden Rechnung stoppen wir die Erstellung von Rechnungen.
  • Sie können auch alle von einer wiederkehrenden Rechnung erstellten Rechnungen und deren Status (Bezahlt, Zu zahlen, Storniert) einsehen, indem Sie auf die Tabellenzeile klicken und das rechte Seitenfenster öffnen.

 

Was sollte ich bei der Verwaltung meiner wiederkehrenden Rechnungen beachten?

⚠️ Wichtig: Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung pausieren müssen, sollten Sie sie am Tag vor der Ausstellung der nächsten Rechnung stornieren oder aussetzen. Dadurch vermeiden Sie, sie manuell stornieren zu müssen.

  • Wenn Sie einen Kunden löschen, der bei einer Aktiven, Ausgesetzten oder Geplanten wiederkehrenden Rechnung verwendet wird, markieren wir diese wiederkehrende Rechnung als Storniert.
  • Wenn das Konto Ihres Unternehmens geschlossen wird, werden alle Aktiven, Ausgesetzten oder Geplanten wiederkehrenden Rechnungen als Storniert markiert.

  • Für wiederkehrende Rechnungen wenden wir die automatische Nummerierung an. Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung haben, die Aktiv, Ausgesetzt oder Geplant ist, nicht zwischen automatischer Nummerierung und manueller Nummerierung wechseln können, wenn Sie einmalige Rechnungen oder Angebote erstellen möchten. Wenn Sie keine wiederkehrenden Rechnungen haben oder alle wiederkehrenden Rechnungen Abgeschlossen oder Storniert sind, können Sie dann wieder zwischen den beiden Nummerierungsmodi wechseln.

     

🇮🇹 Hinweis: Für italienische Unternehmen unterscheiden sich Rechnungen, die automatisch als Teil einer wiederkehrenden Rechnung erstellt werden, nicht von normalen einmaligen Rechnungen und werden daher direkt an das SDI weitergeleitet, um den Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung für Italien zu entsprechen.