Die Migration Ihrer Rechnungsstellung zu Qonto ist jetzt einfacher denn je! Egal, ob Sie Ihre Kunden, Produkte und Dienstleistungen oder vergangene Rechnungen importieren möchten, wir haben Lösungen entwickelt, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Ihre Daten manuell oder automatisch in Qonto importieren können. Dies ist für alle Preispläne verfügbar, über die Webversion 🖥️ Ihrer Qonto-Anwendung.
Wie funktioniert der Importprozess?
Kunden
Sie können Ihre Kundenliste importieren, indem Sie:
- Eine Datei hochladen im CSV-, XLSX- oder XLS-Format (bis zu 5 MB) über den Bereich Kundenliste, oder
- Eine Rechnungsintegration verbinden für den automatisierten Import. Es handelt sich um eine einmalige Migration, nicht um eine Synchronisierung. Sie können die Migration mehrmals durchführen; es ist jedoch keine Echtzeit-Synchronisierung.
Produkte und Dienstleistungen
Derzeit können diese nur durch Hochladen einer Datei im CSV-, XLSX- oder XLS-Format (bis zu 5 MB) über den Bereich Produkte und Dienstleistungen importiert werden.
⚠️ Hinweis: Sowohl für den Import Ihrer Kunden als auch für Produkte/Dienstleistungen werden w ir Ihnen eine E-Mail senden, die bestätigt, ob der Import vollständig oder teilweise erfolgreich war, mit Details zu Zeilen oder Angaben, die nicht importiert werden konnten.
Wie importieren Sie Ihre Daten?
Import vergangener Kundenrechnungen
Option 1: Manuell
- Klicken Sie auf Elemente importieren oben rechts auf der Kundenrechnungsseite in Ihrem Rechnungsbereich, oder per Drag-and-Drop.
- Laden Sie Ihre Datei hoch (PDF-, PNG- oder JPEG-Dateien).
Option 2: Integration mit Rechnungstools
Vom Bereich Kundenrechnungen aus:
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Klicken Sie auf den Button Integrationen und Tools aktivieren 🔌
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Drücken Sie Kunden und Kundenrechnungen importieren
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Durchsuchen und wählen Sie die Integration aus, die Sie unter den unterstützten Tools aus der Liste verwenden: Chargebee, Evoliz (Sync), Sellsy, Zoho Invoice (Migrate).
💡 Qonto arbeitet kontinuierlich daran, weitere Integrationen hinzuzufügen. Wenn Ihr Tool nicht aufgeführt ist, teilen Sie uns dies im Bereich Integrationen und Partnerschaften Ihrer App mit!
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Geben Sie Ihre Anmeldedaten für das Integrationstool ein um die Verbindung herzustellen.
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Verwalten Sie importierte Kunden und Rechnungen.
Beachten Sie, dass es sich um eine einmalige Migration handelt, nicht um eine Synchronisierung. Sie können die Migration mehrmals durchführen; es ist jedoch keine Echtzeit-Synchronisierung (nur Teil des AR-Add-ons).
Import von Kunden
Option 1: Datei-Upload
- Klicken Sie auf Kunden importieren oben rechts auf der Seite in Ihrem Rechnungsbereich.
- Wählen Sie Per Datei-Upload und ziehen Sie Ihre Datei im CSV-, XLSX- oder XLS-Format (bis zu 5 MB) in den dafür vorgesehenen Bereich, oder wählen Sie sie von Ihrem Computer aus.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei eine Spalte mit Firmennamen oder Vor- und Nachnamen für Ihre Kunden enthält. Dies ist obligatorisch. 💡 Profi-Tipp: Überprüfen Sie Ihre Daten vor dem Hochladen, um leere Zeilen oder nicht übereinstimmende Spalten zu vermeiden.
- Überprüfen und ordnen Sie die Spalten aus Ihrer Datei den Feldern von Qonto zu, indem Sie die bereitgestellten Dropdown-Menüs verwenden. Unterstützte Felder umfassen:
- Firmenname
- Vorname, Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Adresse
- Bestätigen Sie den Import. Wenn Zeilen aufgrund fehlender Daten nicht importiert werden können, werden wir Sie per E-Mail benachrichtigen.
Option 2: Integration mit Rechnungstools
Vom Bereich Kundenliste aus:
- Klicken Sie auf Kunden importieren > Per Integration und wählen Sie ein unterstütztes Tool aus der Liste:
- Chargebee
- Evoliz (Sync)
- Sellsy
- Zoho Invoice (Migrate)
- 💡 Qonto arbeitet kontinuierlich daran, weitere Integrationen hinzuzufügen. Wenn Ihr Tool nicht aufgeführt ist, teilen Sie uns dies im Bereich Integrationen und Partnerschaften Ihrer App mit!
- Folgen Sie dem Verbindungsablauf und autorisieren Sie die Integration.
- Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird Ihre Kundenliste automatisch synchronisiert.
Beachten Sie, dass es sich um eine einmalige Migration handelt, nicht um eine Synchronisierung. Sie können die Migration mehrmals durchführen; es ist jedoch keine Echtzeit-Synchronisierung (nur Teil des AR-Add-ons).
Import von Produkten und Dienstleistungen
- Klicken Sie auf Elemente importieren oben rechts auf der Seite in Ihrem Rechnungsbereich.
- Laden Sie Ihre Datei hoch (CSV-, XLSX- oder XLS-Format, max. 5 MB).
- Überprüfen Sie, dass die Datei eine Spalte mit dem Namen jedes Elements enthält (obligatorisch).
- Ordnen Sie die Spalten in Ihrer Datei den Feldern von Qonto zu, wie zum Beispiel:
- Elementname
- Beschreibung
- Stückpreis
- Bestätigen Sie den Import. Zeilen mit fehlenden Daten (z.B. Elementnamen) werden nicht importiert, und wir werden Sie per E-Mail benachrichtigen.
Was passiert, wenn mein Import nur teilweise erfolgreich ist?
Sie erhalten eine E-Mail mit Details zu den Zeilen oder Feldern, die nicht importiert werden konnten. Sie können die Datei korrigieren und versuchen, die fehlenden Daten erneut zu importieren.
Kann ich Rechnungen aus meinem aktuellen Tool importieren?
Ja, aber nur über eine der unterstützten Integrationen. Wenn Ihr aktuelles Rechnungstool nicht aufgeführt ist, können Sie Ihre Rechnungen manuell als Datei exportieren und in Qonto hochladen.
Warum kann ich Rechnungen nicht automatisch aus meinem aktuellen Tool abrufen oder synchronisieren?
Regelmäßige Synchronisierung ist nur für Benutzer mit dem Accounts Receivable (AR) Add-on verfügbar. Wenn Ihr Tool noch keine Synchronisierung unterstützt, können Sie es gerne im Integrationen und Partnerschaften-Bereich Ihrer App empfehlen.
Kann ich meine Kunden- oder Elementlisten aus anderen Tools herunterladen?
Ja, die meisten Rechnungstools unterstützen den CSV-Export. Die Export-Schaltfläche befindet sich typischerweise im selben Bereich wie die Kunden- oder Elementliste. Sie können deren Dokumentation überprüfen oder deren Support für Unterstützung kontaktieren.