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Wie migrieren Sie Ihre Rechnungsstellung zu Qonto?

  • Aktualisiert

Die Migration Ihrer Rechnungsstellung zu Qonto ist jetzt einfacher denn je! Egal, ob Sie Ihre Kunden, Produkte und Dienstleistungen oder frühere Rechnungen importieren müssen, wir haben Lösungen entwickelt, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Ihre Daten manuell oder automatisch in Qonto importieren können. Dies ist für alle Tarife verfügbar, über die Web-Version 🖥️ Ihrer Qonto-Anwendung. 

Wie funktioniert der Importprozess?

Frühere Rechnungen

Sie können Ihre früheren Rechnungen entweder importieren, indem Sie:

Kunden

Sie können Ihre Kundenliste entweder importieren, indem Sie:

  1. Eine Datei hochladen im CSV-, XLSX- oder XLS-Format (bis zu 5 MB) über den Bereich Kundenliste, oder
  2. Eine Rechnungsstellungs-Integration verbinden für den automatisierten Import. Es handelt sich um eine einmalige Migration, keine Synchronisation. Sie können die Migration mehrmals durchführen; es ist jedoch keine Echtzeit-Synchronisation.

Produkte und Dienstleistungen

Derzeit können diese nur durch Hochladen einer Datei im CSV-, XLSX- oder XLS-Format (bis zu 5 MB) über den Bereich Produkte und Dienstleistungen importiert werden.

⚠️ Hinweis: Sowohl für den Import Ihrer Kunden als auch Ihrer Produkte / Dienstleistungen senden wir Ihnen eine E-Mail, die bestätigt, ob der Import vollständig oder teilweise erfolgreich war, und detailliert beschreibt, welche Zeilen oder Details nicht importiert werden konnten.

Wie importiere ich meine Daten?

Import früherer Kundenrechnungen

Option 1: Manuell

  1. Klicken Sie oben rechts auf der Seite Kundenrechnungen in Ihrem Rechnungsbereich auf Elemente importieren oder per Drag-and-Drop.
  2. Laden Sie Ihre Datei hoch (PDF-, PNG- oder JPEG-Dateien).

Option 2: Integration mit Rechnungsstellungs-Tools

Vom Bereich Kundenrechnungen:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Integrationen und Tools aktivieren 🔌
  2. Drücken Sie Kunden und Kundenrechnungen importieren

  3. Durchsuchen Sie die Liste und wählen Sie die Integration aus, die Sie verwenden, aus den unterstützten Tools: Chargebee, Evoliz (Sync), Sellsy, Zoho Invoice (Migrate).

    💡 Qonto arbeitet kontinuierlich daran, weitere Integrationen hinzuzufügen. Wenn Ihr Tool nicht aufgeführt ist, teilen Sie uns dies im Bereich Integrationen und Partnerschaften Ihrer App mit!

  4. Geben Sie Ihre Anmeldedaten für das Integrations-Tool ein, um die Verbindung herzustellen.
  5. Verwalten Sie importierte Kunden und Rechnungen.

Beachten Sie, dass es sich um eine einmalige Migration handelt, keine Synchronisation. Sie können die Migration mehrmals durchführen; es ist jedoch keine Echtzeit-Synchronisation (nur Teil des AR-Add-ons).

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Import von Kunden

Option 1: Datei-Upload

  1. Klicken Sie oben rechts auf der Seite in Ihrem Rechnungsbereich auf Kunden importieren.
  2. Wählen Sie Per Datei-Upload und ziehen Sie Ihre Datei im CSV-, XLSX- oder XLS-Format (bis zu 5 MB) in den vorgesehenen Bereich oder wählen Sie sie von Ihrem Computer aus.
  3. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei eine Spalte mit Unternehmensnamen oder Vor- und Nachnamen für Ihre Kunden enthält. Dies ist obligatorisch. 💡 Profi-Tipp: Überprüfen Sie Ihre Daten vor dem Hochladen doppelt, um leere Zeilen oder nicht übereinstimmende Spalten zu vermeiden.
  4. Überprüfen Sie die Spalten aus Ihrer Datei und ordnen Sie sie mithilfe der bereitgestellten Dropdown-Menüs den Feldern von Qonto zu. Unterstützte Felder sind:
    • Unternehmensname
    • Vorname, Nachname
    • E-Mail-Adresse
    • Adresse
  5. Bestätigen Sie den Import. Wenn Zeilen aufgrund fehlender Daten nicht importiert werden können, werden wir Sie per E-Mail benachrichtigen.

Option 2: Integration mit Rechnungsstellungs-Tools

Vom Bereich Kundenliste:

  1. Klicken Sie auf Kunden importieren > Per Integration und wählen Sie ein unterstütztes Tool aus der Liste: Axonaut, Chargebee, Evoliz, Factomos, Horus, Hubspot, Microsoft Dynamics Business Central, Odoo, Sellsy, VosFactures, Zoho Invoice.
    💡 Qonto arbeitet kontinuierlich daran, weitere Integrationen hinzuzufügen. Wenn Ihr Tool nicht aufgeführt ist, teilen Sie uns dies im Bereich Integrationen und Partnerschaften Ihrer App mit!
  2. Folgen Sie dem Verbindungsablauf und autorisieren Sie die Integration.
  3. Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird Ihre Kundenliste automatisch synchronisiert.

Beachten Sie, dass es sich um eine einmalige Migration handelt, keine Synchronisation. Sie können die Migration mehrmals durchführen; es ist jedoch keine Echtzeit-Synchronisation (nur Teil des AR-Add-ons).

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Import von Produkten und Dienstleistungen

  1. Klicken Sie oben rechts auf der Seite in Ihrem Rechnungsbereich auf Elemente importieren.
  2. Laden Sie Ihre Datei hoch (CSV-, XLSX- oder XLS-Format, max. 5 MB).
  3. Überprüfen Sie, ob die Datei eine Spalte mit dem Namen jedes Elements enthält (obligatorisch).
  4. Ordnen Sie die Spalten in Ihrer Datei den Feldern von Qonto zu, wie z. B.:
    • Elementname
    • Beschreibung
    • Stückpreis
  5. Bestätigen Sie den Import. Zeilen mit fehlenden Daten (z. B. Elementnamen) werden nicht importiert, und wir werden Sie per E-Mail benachrichtigen.

Was passiert, wenn mein Import nur teilweise erfolgreich ist?

Sie erhalten eine E-Mail mit Details zu den Zeilen oder Feldern, die nicht importiert werden konnten. Sie können die Datei korrigieren und versuchen, die fehlenden Daten erneut zu importieren.

Wie kann ich Daten aus meinem aktuellen Tool importieren?

Sie können eine CSV-, XLSX- oder XLS-Datei aus Ihrem Tool exportieren oder über die unterstützten Integrationen. Wenn Ihr aktuelles Rechnungsstellungs-Tool nicht aufgeführt ist, können Sie Ihre Rechnungen manuell als Datei exportieren und in Qonto hochladen.

Warum kann ich Rechnungen nicht automatisch aus meinem aktuellen Tool abrufen oder synchronisieren?

Regelmäßige Synchronisation ist nur für Benutzer mit dem Accounts Receivable (AR) Add-on verfügbar. Wenn Ihr Tool die Synchronisation noch nicht unterstützt, empfehlen Sie es gerne im Bereich Integrationen und Partnerschaften Ihrer App.

Kann ich meine Kunden- oder Elementlisten aus anderen Tools herunterladen?

Ja, die meisten Rechnungsstellungs-Tools unterstützen CSV-Export. Die Export-Schaltfläche befindet sich normalerweise im selben Bereich wie die Kunden- oder Elementliste. Sie können deren Dokumentation überprüfen oder deren Support um Unterstützung bitten.