Qonto Rechnungsstellung hilft Ihnen dabei, professionelle, rechtskonforme Rechnungen und Angebote zu erstellen und an Ihre Markenidentität anzupassen ✨. Sie können Standardeinstellungen konfigurieren, die für alle Ihre Dokumente gelten, und anschließend jede Rechnung bei Bedarf individuell anpassen.
Diese Funktion ist für alle Tarife auf 💻 Web für Kontoinhaber:innen und Admins verfügbar.
Welche Anpassungsfunktionen sind in meinem Tarif enthalten?
Alle Qonto-Tarife beinhalten folgende Rechnungsfunktionen:
- Unternehmensinformationen: Zeigen Sie Ihre wichtigsten Geschäftsdaten auf jedem Dokument an
- Logo-Upload: Fügen Sie Ihr Markenlogo zu Rechnungen und Angeboten hinzu
- Farbanpassung: Passen Sie Marken- und Textfarben an Ihre visuelle Identität an
- Kopf- und Fußzeile der Rechnung: Fügen Sie benutzerdefinierte Nachrichten am Anfang und Ende Ihrer Dokumente hinzu
- Benutzerdefinierter Dokumenttitel: Benennen Sie Ihre Rechnung oder Ihr Angebot passend zu Ihrer Branche um (z. B. „Honorarnote", „Arbeitsauftrag")
- Benutzerdefinierte Spaltennamen und -reihenfolge: Ordnen Sie die Spalten der Leistungspositionen neu an und benennen Sie sie um (Menge, Preis pro Einheit, MwSt.-Satz usw.)
- Unterbereiche mit Titel und Beschreibung: Gruppieren Sie Leistungen und zeigen Sie Zwischensummen an
- Anhänge: Fügen Sie unterstützende Dokumente wie Allgemeine Geschäftsbedingungen oder eine Bestellung hinzu
Wie richte ich meine Rechnungsnummerierung ein?
Sie können Ihre Rechnungsnummerierung direkt unter Forderungen Kundenrechnungen Rechnungseinstellungen oder während Ihres anfänglichen Onboarding-Prozesses konfigurieren.
- Überprüfen Sie die von Qonto vorgeschlagene nächste Rechnungsnummer (Standard ist 001), oder geben Sie eine eigene Nummer ein, die zu Ihrer bestehenden Sequenz passt.
- Sie können außerdem das Nummernformat (z. B. F-2025-011) bearbeiten, um es an Ihr aktuelles Format anzupassen.
- Nach der Bestätigung generiert Qonto automatisch eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummern für alle zukünftigen Rechnungen, wie es die Buchhaltungsvorschriften vorschreiben.
💡 Die Vorschriften verlangen nicht, dass Sie zu Beginn eines neuen Steuerjahres wieder bei 001 beginnen, dies ist jedoch gängige Praxis.
Wie konfiguriere ich meine Unternehmensdaten und -bedingungen?
Durch das Einrichten Ihrer Unternehmensdaten stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen rechtskonform sind und alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Sie finden diese Einstellungen unter Forderungen Kundenrechnungen Rechnungseinstellungen
Unternehmensdaten
- Rechnungs-E-Mail-Adresse: Geben Sie die E-Mail-Adresse an, die auf Ihren Rechnungen angezeigt wird.
- Transaktionsart: Wählen Sie aus, ob Ihr Unternehmen Waren oder Dienstleistungen verkauft.
- MwSt.-Zahlungsbedingungen: Wählen Sie die für Ihre Tätigkeit geltende MwSt.-Regelung:
- Zahlungsbasierte MwSt.: Die MwSt. wird zum Zahlungsdatum fällig. Gilt für Dienstleistungen, die Übertragung beweglicher körperlicher Gegenstände und Bauleistungen.
- Rechnungsbasierte MwSt.: Die MwSt. wird zum Ausstellungsdatum der Rechnung fällig, unabhängig davon, wann die Kund:in zahlt. Wird am häufigsten beim Verkauf von Waren verwendet.
- Mehrwertsteuerbefreiung: Gilt für Unternehmen, deren Umsatz den festgelegten Schwellenwert nicht überschreitet, wodurch sie von der Meldung und Zahlung der MwSt. befreit sind.
- MwSt.-Nummer: Fügen Sie Ihre MwSt.-Nummer hinzu, damit sie auf allen Rechnungen angezeigt wird.
- Stammkapital und RCS-Nummer: Geben Sie Ihre rechtlichen Unternehmenskennungen ein.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (optional)
- Legen Sie die Bedingungen für Skonto bei vorzeitiger Zahlung fest.
- Legen Sie die Regelungen bei Zahlungsverzug fest.
- Fügen Sie den gesetzlich festgelegten Pauschalbetrag für Zahlungsverzug hinzu.
⚠️ Um rechtliche Hinweise am unteren Rand Ihrer Rechnungen anzuzeigen, nutzen Sie den Bereich Einstellungen > Allgemeine Geschäftsbedingungen. Es ist nicht möglich, diese Informationen direkt im Fußzeilenfeld des Dokuments hinzuzufügen.
Wie passe ich das Erscheinungsbild meiner Dokumente an?
Sie können den visuellen Stil Ihrer Rechnungen und Angebote unter Forderungen Kundenrechnungen Rechnungseinstellungen personalisieren.
- Logo: Laden Sie eine JPEG- oder PNG-Datei hoch (maximal 5 MB). Das Logo wird automatisch auf 200 × 200 Pixel skaliert, wenn es dieses Format überschreitet — für beste Ergebnisse verwenden Sie ein quadratisches Bild. Wenn Ihr Logo verzerrt oder beschnitten angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass es quadratisch ist, bevor Sie es hochladen.
- Farben: Passen Sie die Markenfarbe und die Textfarbe an Ihre visuelle Identität an.
- Benutzerdefinierter Dokumenttitel: Legen Sie für Rechnungen und Angebote spezifische Titel je nach Ihrer Tätigkeit fest (z. B. „Honorarnote" für Anwälte, „Tantiemenabrechnung" für Autoren).
- Spaltennamen und -reihenfolge: Ordnen Sie die Spalten der Leistungspositionen neu an und benennen Sie sie passend zu Ihrem Workflow um.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen:
- Über einen Link, der direkt auf Ihren Rechnungen angezeigt wird.
- Über einen PDF-Anhang, der beigefügt wird, wenn Sie die Rechnung per E-Mail an Ihre Kund:in senden.
Hinweis: Anpassungen gelten nur für zukünftige Dokumente und können jederzeit aktualisiert werden. Bereits ausgestellte Rechnungen werden bei Logo- oder E-Mail-Änderungen nicht rückwirkend aktualisiert.
Wie personalisiere ich eine einzelne Rechnung oder ein Angebot?
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer bestimmten Rechnung oder eines Angebots können Sie über Ihre Standardeinstellungen hinausgehen.
- Leistungen neu anordnen: Ziehen Sie die Leistungspositionen und ordnen Sie sie in der gewünschten Reihenfolge an.
- Bereiche erstellen: Organisieren Sie Leistungen in Gruppen mit Titel und Beschreibung und ordnen Sie die Bereiche bei Bedarf neu an.
- Benutzerdefinierte Nachrichten hinzufügen: Fügen Sie eine Nachricht vor oder nach der Leistungstabelle ein. Wählen Sie „Für zukünftige Dokumente speichern", um sie automatisch wiederzuverwenden.
- Telefonnummer hinzufügen: Gehen Sie im Bereich Produkte und Leistungen zu Benutzerdefinierte Nachrichten Kopfzeile (optional) und geben Sie Ihre Telefonnummer ein (z. B. „Telefonnummer: +33 6 XX XX XX XX"). Diese wird oben auf Ihrer Rechnung angezeigt.
- Anhänge hinzufügen: Fügen Sie unterstützende Dateien direkt zur Rechnung oder zum Angebot hinzu. Anhänge werden in die an Ihre Kund:in gesendete E-Mail eingefügt und können jederzeit von der Rechnungsseite heruntergeladen werden.