Eine Funktion, die Karten automatisch sperrt, wenn Belege fehlen, verfügbar mit dem Team- & Kostenmanagement Add-on für Team-Tarife.
Die Funktion ist für folgende Rollen verfügbar:
- Admin und Inhaber:in: Können die Sperrregeln definieren und verwalten
- Karteninhaber:innen: Unterliegen den Regeln, wenn sie in der Richtlinie enthalten sind
Wie kann ich die Regeln für fehlende Belege einrichten (Inhaber:innen/Admins)?
Es gibt zwei Möglichkeiten, auf die Funktionseinrichtung zuzugreifen:
- Klicken Sie auf den Bereich Transaktionen > Fehlende Anhänge > Belegregeln einrichten über den Informations-Tooltip
- Navigieren Sie direkt zum Bereich Belegregeln im Einstellungen-Menü
Richten Sie Regeln ein, um Belege zu verfolgen und Ihr Team daran zu erinnern, sie rechtzeitig anzuhängen, mit den folgenden Schritten:
-
Eine wöchentliche Erinnerung an alle Teammitglieder senden
-
Eine wöchentliche Zusammenfassung an Admins senden (alle erhalten die Liste der Transaktionen, für die noch Belege fehlen.)
-
Karten automatisch sperren, wenn Belege fehlen. Die Karten der Teammitglieder werden gesperrt, wenn sie nicht rechtzeitig Belege für Transaktionen anhängen.
Belege als verspätet markieren nach: X Tag(en)
Karten sperren nach: X verspäteten Belegen
ℹ️ Teammitglieder und Admins werden gewarnt, wenn sich das Limit nähert.
Sie haben die Wahl, diese Regeln anzuwenden auf:
- Alle Teammitglieder mit Karten, oder
- Eine oder mehrere bestimmte Personen auswählen
Zusätzlich können Sie Automatisch auf neue Teammitgliederkarten anwenden aktivieren, um zukünftige Karteninhaber:innen in diese Regeln einzubeziehen.
Wie werde ich benachrichtigt, wenn ich in die Regeln einbezogen bin?
Sie erhalten eine E-Mail und eine Push-Benachrichtigung.
Sie können die Details in der App unter Karten > Ihre Karten/Team-Karten überprüfen, einschließlich:
- Öffnen Sie die Richtliniendetailseite, um die Regeln für Ihre fehlenden Belege zu definieren: "Stellen Sie sicher, dass Sie immer Transaktionsbelege hochladen, um eine Sperrung Ihrer Karte zu vermeiden. Prüfen Sie die Belegregeln"
- Prüfen Sie, wann Belege nach x Tagen als verspätet markiert werden: "Ihre Karte wurde gesperrt, weil Sie das Limit von X verspäteten Belegen erreicht haben, das durch die Belegregeln festgelegt wurde. Um sie zu entsperren, laden Sie Belege hoch oder kontaktieren Sie einen Admin."
- Prüfen Sie, wann Karten nach x verspäteten Belegen gesperrt werden: "Sie haben X Transaktionen mit verspäteten Belegen. Wenn Sie X erreichen, wird Ihre Karte gemäß den Belegregeln gesperrt."
Wie kann ich wissen, ob meine Karte gesperrt wird?
Sie erhalten eine E-Mail und eine Push-Benachrichtigung, wenn die Regeln vom Inhaber oder Admin des Kontos geändert werden.
- 3 Tage vor der Kartensperrung
- 1 Tag vor der Kartensperrung
- Wenn die Karte gesperrt ist, werden alle Benachrichtigungen per E-Mail und Push-Benachrichtigung gesendet.
Wie kann ich meine Karten entsperren?
Es stehen zwei Optionen zur Verfügung:
- Bitten Sie Ihren Admin/Inhaber:in um eine temporäre Entsperrung (für einige Minuten/Stunden)
- Laden Sie die fehlenden verspäteten Belege hoch (die Karte wird nach der Verarbeitung entsperrt)
Wie kann ich meine verspäteten Belege überprüfen?
Sie können sie über die mobile App und Web-App anzeigen:
- 📱 > Startseite > Widget für verspätete Belege > Belege hochladen
- 🖥️ > Transaktionen > Filter für verspätete Belege