Behalten Sie mit der automatischen Kartensperrung bei fehlenden Belegen jederzeit den Überblick über die Belegpflicht in Ihrem Team. Mit dieser Funktion können Kontoinhaber und Admins Regeln festlegen, die Mitarbeiter daran erinnern, Belege anzuhängen, und die Karten automatisch sperren, wenn zu viele Belege fehlen.
Die Funktion ist auf 💻 Web und 📱 Mobile für folgende Rollen verfügbar:
- Admin und Inhaber:in: Können die Sperrregeln definieren und verwalten
- Karteninhaber:innen: Unterliegen den Regeln, wenn sie in der Richtlinie enthalten sind
💡 Gut zu wissen: Wenn die Funktion aktiviert ist, werden nur fehlende Belege ab diesem Zeitpunkt erfasst - sie funktioniert nicht rückwirkend.
Wie kann ich die Regeln für fehlende Belege einrichten?
Navigieren Sie direkt zum Bereich "Regeln für fehlende Belege" im Einstellungen-Menü:
- In der Web-App: ⚙️ -> Einstellungen -> Regeln für fehlende Belege
- In der mobilen App: Menu -> ⚙️ Einstellungen -> Regeln für fehlende Belege
Richten Sie Regeln ein, um Belege zu verfolgen und Ihr Team daran zu erinnern, sie rechtzeitig anzuhängen, mit den folgenden Schritten:
Wöchentliche Erinnerung an alle Teammitglieder senden: Jeden Montag werden alle Teammitglieder, die einen Beleg zu ihren Transaktionen hinzufügen müssen, daran erinnert, dies zu tun.
Wöchentliche Zusammenfassung an Admins senden: Jeden Freitag erhalten alle Admins des Kontos die Liste der Transaktionen, für die noch Belege fehlen.
-
Karten automatisch sperren, wenn Belege fehlen. Die Karten der Teammitglieder werden gesperrt, wenn sie nicht rechtzeitig Belege für Transaktionen anhängen. Sie können Folgendes anpassen:
- Belege nach [X] Tagen als verspätet markieren: die Anzahl der Tage, die nach einer Transaktion ohne Beleg vergehen dürfen, bevor dieser als „verspätet" (fehlend) markiert wird.
- Karten nach [X] verspäteten Belegen sperren: die Anzahl verspäteter Belege, die ein Teammitglied ansammeln kann, bevor seine Karte automatisch gesperrt wird.
ℹ️ Teammitglieder und Admins werden gewarnt, wenn sich das Limit nähert.
Sie haben die Wahl, diese Regeln anzuwenden auf:
- Alle Teammitglieder mit Karten, oder
- Eine oder mehrere bestimmte Personen auswählen
Zusätzlich können Sie Automatisch auf neue Teammitgliederkarten anwenden aktivieren, um zukünftige Karteninhaber:innen in diese Regeln einzubeziehen.
Wie werde ich benachrichtigt, wenn ich in die Regeln einbezogen bin?
Sie erhalten eine E-Mail und eine Push-Benachrichtigung. Je nach Situation lautet die Meldung:
- "Stellen Sie sicher, dass Sie immer Transaktionsbelege hochladen, um eine Sperrung Ihrer Karte zu vermeiden. Prüfen Sie die Belegregeln"
- "Ihre Karte wurde gesperrt, weil Sie das Limit von X verspäteten Belegen erreicht haben, das durch die Belegregeln festgelegt wurde. Um sie zu entsperren, laden Sie Belege hoch oder kontaktieren Sie einen Admin."
-
"Sie haben X Transaktionen mit verspäteten Belegen. Wenn Sie X erreichen, wird Ihre Karte gemäß den Belegregeln gesperrt."
Wie kann ich wissen, ob meine Karte gesperrt wird?
Sie erhalten eine E-Mail und eine Push-Benachrichtigung, wenn die Regeln vom Inhaber oder Admin des Kontos geändert werden.
- 3 Tage vor der Kartensperrung
- 1 Tag vor der Kartensperrung
- Wenn die Karte gesperrt ist
Wie kann ich meine Karten entsperren?
Es stehen zwei Optionen zur Verfügung:
- Bitten Sie Ihren Admin/Inhaber:in um eine temporäre Entsperrung (für einige Minuten/Stunden)
- Laden Sie die fehlenden verspäteten Belege hoch (die Karte wird nach der Verarbeitung entsperrt)
Wie kann ich prüfen, für welche Transaktionen ein Beleg fehlt?
Sie finden diese sowohl in der Mobile- als auch in der Web-App:
- Mobile-App: Gehen Sie zu Transaktionen → wählen Sie den Filter Fehlende Anhänge, um alle Transaktionen mit fehlendem Beleg anzuzeigen.
- Web-App: Gehen Sie zu Geschäftskonto → Transaktionen, wählen Sie dann den Filter Anhang und aktivieren Sie Fehlend, um alle Transaktionen mit fehlendem Beleg anzuzeigen.