Für Unternehmen mit komplexen Vertriebsabläufen ist der Weg vom ersten Kundenkontakt über die Angebotserstellung bis hin zur Umsatz- und Gewinnberechnung oft komplex und langwierig und umfasst mehrere Verhandlungsschritte. Bislang war die Verwaltung von Vertrieb, Angeboten, Umsatz und Gewinnberechnung ein fragmentierter Prozess, der zu manuellem Aufwand und Ineffizienzen führte, die Ihren Verkaufszyklus verlangsamten.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat Qonto „Projekte” eingeführt: eine zentralisierte Lösung, die Angebote, Rechnungen und Kundeninformationen zusammenführt und integrierte Tools für die Umsatz- und Gewinnberechnung an einem Ort bereitstellt. Mit „Projekte” können Sie Verkaufschancen von den frühesten Phasen bis zum Zahlungsabschluss nahtlos verfolgen und verwalten.
„Projekte” ist exklusiv für Nutzer des Add-ons „Kundenrechnungen” mit den Rollen „Eigentümer”, „Administrator” oder „Manager” verfügbar, die über Berechtigungen für Kundenrechnungen verfügen. Diese Funktion ist in allen Märkten außer Portugal verfügbar und bietet den vollen Funktionsumfang im Web und auf Mobilgeräten.
Wie funktioniert die Projekt-Funktion?
Um auf Projekte zuzugreifen, navigieren Sie zu Rechnungen > Projekte in der Qonto Web-App. Dieses zentrale Dashboard bietet einen umfassenden Überblick über alle Ihre Verkaufsprojekte mit wichtigen Informationen auf einen Blick:
Projektinformationen umfassen den Projektnamen und den zugehörigen Kunden, während das Feld Status 6 Standardstatus mit der Option bietet, benutzerdefinierte Status zu erstellen.
- Bereit für Angebot
- Warten auf Antwort
- Bereit für Rechnungsstellung
- Warten auf Zahlung
- Bezahlt
- Verloren
Die Funktion Vorgeschlagene Aktion benachrichtigt Sie proaktiv über empfohlene nächste Schritte basierend auf verknüpften Dokumenten, mit wöchentlichen Push-Benachrichtigungen, die jeden Montag um 14 Uhr gesendet werden (Aktionen können bei Nichtrelevanz verworfen werden).
- Angebot läuft in x Tagen ab
- Angebot überfällig
- Angebot heute genehmigt
- Rechnung fällig in x Tagen
- Rechnung überfällig
Notizen bieten ein optionales Feld für zusätzliche Kommentare oder Kontext ( Notizen hinzufügen), während der Bereich Dokumente die Anzahl der zugehörigen Angebote und Rechnungen anzeigt. Sie können Dokumente auf drei Arten erstellen und verknüpfen: direkt aus dem Bereich Projekte, durch Verknüpfung bestehender Rechnungen oder Angebote mit einem Projekt oder aus der Kundenliste bei der Erstellung von Dokumenten.
Der Bereich Zahlungen wird automatisch aktualisiert, um die erwarteten Gesamteinnahmen anzuzeigen, berechnet aus allen verknüpften Kundenrechnungen und deren Zahlungsstatus.
Abschlussdatum ist ein optionales Feld für den Projektabschluss, und Verantwortliche:r bezeichnet das zugewiesene Teammitglied (beschränkt auf Inhaber, Admin oder Manager mit Berechtigungen für Kundenrechnungen).
Die Benutzeroberfläche enthält auch Filteroptionen nach Status und Vorgeschlagene Aktion, um Ihnen zu helfen, relevante Projekte schnell zu finden.
Wie erstelle ich ein neues Projekt?
Das Erstellen eines neuen Projekts ist unkompliziert - klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Projekt erstellen oben rechts im Bereich Projekte. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihre Verkaufschancen effektiv zu organisieren, und Sie können mehrere Projekte für denselben Kunden erstellen, um verschiedene Geschäfte oder Chancen gleichzeitig zu bearbeiten.
💡 Sie können auch ein neues Projekt aus dem Bereich Kundenliste erstellen.
Wie funktionieren benutzerdefinierte Status für meine Projekte?
Projektstatus helfen Ihnen, Ihre Vertriebspipeline entsprechend Ihrem spezifischen Workflow zu organisieren und zu verfolgen. Während Qonto Standardstatus bereitstellt, die nicht gelöscht werden können, haben Sie die volle Kontrolle über die Erstellung benutzerdefinierter Status, die Ihre Geschäftsprozesse besser widerspiegeln.
💡 Um einen neuen Status hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf + Status hinzufügen und definieren Sie den Status, der Ihren Anforderungen entspricht. Sie können auch die Reihenfolge sortieren, um sie so zu visualisieren, dass sie Ihren Geschäftsablauf widerspiegelt.
Benutzerdefinierte Status bieten Flexibilität bei der Verwaltung Ihres Workflows, und Sie können sie jederzeit löschen, wenn sie für Ihren Prozess nicht mehr relevant sind.
Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass Status global in Ihrem gesamten Projekte-System funktionieren. Das bedeutet, dass ein benutzerdefinierter Status, wenn Sie ihn löschen, automatisch aus jedem Projekt entfernt wird, in dem er zuvor verwendet wurde. Berücksichtigen Sie diese Auswirkung, bevor Sie Änderungen vornehmen.
Die Zuweisung von Status zu Projekten erfolgt vollständig manuell, was Ihnen die volle Kontrolle darüber gibt, wie Sie jede Chance kategorisieren und verfolgen. Dieser manuelle Ansatz stellt sicher, dass jeder Projektstatus seinen aktuellen Zustand in Ihrem Verkaufsprozess genau widerspiegelt.
Wie füge ich Angebote, Rechnungen oder Ausgaben zu einem Projekt hinzu?
Um alle projektbezogenen Dokumente und Ausgaben zu verwalten, klicken Sie zunächst auf das jeweilige Projekt.
Im Bereich Dokumente und Ausgaben können Sie über die Schaltfläche + ein Angebot, eine Rechnung oder eine Ausgabe hinzufügen.
Ausgaben können entweder mit bestehenden Qonto-Transaktionen verknüpft oder manuell für außerhalb von Qonto getätigte Kosten erstellt werden.
⚠️ Wichtig: Wenn Sie eine manuell hinzugefügte Ausgabe später doch über Qonto bezahlen, löschen Sie bitte den manuellen Eintrag, bevor Sie die tatsächliche Transaktion verknüpfen, um Dubletten zu vermeiden.
Was ist der Bereich Insights in den Projektdetails?
Im Bereich Insights finden Sie die finanzielle Übersicht Ihres Projekts:
Gewinn: Betrag, der nach Abzug der Ausgaben von den Einnahmen übrig bleibt
Einnahmen: Erwartete Zahlungen aus Kundenrechnungen
Ausgaben: Alle mit dem Projekt verknüpften Kosten