Mit Sammelrechnungszahlungen können Sie mehrere Lieferantenrechnungen gleichzeitig aus dem Bereich Lieferantenrechnungen auswählen und verarbeiten. Anstatt jede Rechnung einzeln zu bearbeiten, können Sie mehrere unbezahlte Rechnungen auswählen, alle Zahlungsdetails in einer konsolidierten Ansicht prüfen und alle Zahlungen in einem optimierten Arbeitsablauf ausführen.
Hauptvorteile:
- Zeitersparnis: Reduzieren Sie stundenlange wiederholte Bearbeitungen, besonders während der Monatsabschlüsse
- Weniger manuelle Arbeit: Verarbeiten Sie mehrere Zahlungen mit einem einzigen Arbeitsablauf anstatt separater Dateneingabe für jede Rechnung
- Effiziente Skalierung: Bewältigen Sie wachsende Rechnungsvolumen ohne Engpässe im Arbeitsablauf
- Optimierter Prozess: Keine Notwendigkeit für externe CSV/XML-Dateien - alles wird innerhalb der Plattform verwaltet
Diese Funktion ist verfügbar für:
- Owner und Admin Rollen
- Manager Rollen mit Lieferanten und Lieferantenrechnungen verwalten Berechtigung
Wie funktioniert die Sammelrechnungszahlung?
Schritt-für-Schritt-Prozess:
- Zugriff auf Ihren Bereich Lieferantenrechnungen:
- Gehen Sie zu Rechnungen → Lieferantenrechnungen
- Rechnungen auswählen:
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den unbezahlten Rechnungen, die Sie bezahlen möchten
- Sie können Rechnungen von verschiedenen Lieferanten auswählen
- Sammelzahlung einleiten:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bezahlen, die unten erscheint
- Falls zutreffend — prüfen Sie die nicht zahlbaren Rechnungen, um mit der Zahlung fortzufahren (nicht zahlbare Rechnungen umfassen Rechnungen mit fehlenden Informationen, ausstehender Genehmigung, nicht in der SEPA-Zone)
- Zahlungsdetails prüfen:
- Überprüfen Sie die konsolidierte Zahlungsübersicht (Lieferantennamen und Beträge)
- Nur in der Desktop-App — bearbeiten Sie die Referenz, den Betrag oder die Lieferanteninformationen, benachrichtigen Sie den Zahlungsempfänger per E-Mail, fügen Sie Anhänge hinzu
- Wählen Sie das Konto aus, von dem Sie die Zahlung vornehmen möchten
- Überprüfen Sie die konsolidierte Zahlungsübersicht (Lieferantennamen und Beträge)
- Nur in der Desktop-App — Zahlungsmethode:
- Wählen Sie SEPA-Überweisung, SEPA-Echtzeitüberweisung oder geplante Überweisung
- Legen Sie das Ausführungsdatum für geplante Zahlungen fest
- Zahlungen ausführen:
- Bestätigen und verarbeiten Sie alle Zahlungen in einer Aktion mit einer mobilen Bestätigung
Nach der Verarbeitung:
- Alle bezahlten Rechnungen werden automatisch in den Tab Abgeschlossen verschoben
- Einzelne Transaktionen erscheinen in Ihrer Transaktionshistorie
- Rechnungen bleiben ihren entsprechenden Transaktionen zugeordnet
Einschränkungen und Hinweise:
- Plan-Voraussetzung: Verfügbar für alle Pläne
- Zahlungsmethoden: Unterstützt SEPA-, Echtzeit- und geplante Überweisungen (keine Kartenzahlungen oder Lastschriften)
- Genehmigungsabläufe: Sammelzahlungen folgen Ihren bestehenden Genehmigungseinstellungen
- Rechnungen, die zur Sammelzahlung angefordert wurden, erscheinen im Zu bezahlen-Tab
- Überweisungslimits: Überweisungslimits gelten auch für Sammelzahlungen
- Alle Rechnungen in einem Stapel müssen dieselbe Zahlungsmethode verwenden (Sie können keine Echtzeit- und geplanten Zahlungen mischen)
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Kontostand ausreicht, um den gesamten Stapel abzudecken, bevor Sie die Verarbeitung starten