Wie stelle ich sicher, dass die notariellen Dokumente meines deutschen Unternehmens
die Anforderungen erfüllen?

Die digitale Notarisierung ist ein sicheres elektronisches Verfahren, erfordert jedoch besondere Sorgfalt in Bezug auf die Dokumentenintegrität. Beim Einreichen von Dokumenten für digitale Notardienste müssen drei entscheidende Elemente gewährleistet sein:

Gültigkeit der digitalen Signatur - Die digitale Signatur muss auf allen Dokumenten sichtbar und verifizierbar sein. Dies stellt die Authentizität und rechtliche Gültigkeit der notariell beglaubigten Dokumente sicher.

Offizielles Notarsiegel - Digitale Dokumente müssen das offizielle elektronische Notarsiegel anzeigen. Dieses Siegel ist das digitale Pendant zum traditionellen Notarstempel und bestätigt den Rechtsstatus des Dokuments.

Unveränderte Metadaten - Das ist entscheidend: Konvertieren oder speichern Sie digitale Notardokumente niemals erneut ab. Reichen Sie stets die Originaldatei ein. Durch Konvertieren oder erneutes Speichern können versteckte Metadaten verändert werden, was die Notarisierung ungültig machen kann.

Welche Qualitätsanforderungen gelten für meine Dokumente? 

Ihre Dokumente müssen bestimmte Qualitätsstandards erfüllen, um für die digitale Notarisierung akzeptiert zu werden:

• Hohe Auflösung/Klarheit - Stellen Sie sicher, dass sämtlicher Text klar lesbar ist. Verschwommene oder pixelige Dokumente werden abgelehnt.
• Keine Schatten oder Blendeffekte - Vermeiden Sie bei der Fotografie von Dokumenten Beleuchtungssituationen, die Schatten oder reflektierende Blendeffekte erzeugen.
• Korrekte Ausrichtung - Alle Seiten sollten richtig herum und sauber ausgerichtet sein.

Welche Inhaltsanforderungen muss ich erfüllen?

Neben der Qualität müssen Ihre Dokumente bestimmte Informationen enthalten:

• Aktuelles Datum - Dokumente sollten aktuell sein, in der Regel innerhalb von 3–6 Monaten vor Einreichung ausgestellt.
• Vollständige Informationen - Alle Firmendaten, Gesellschafter- sowie Kapitalangaben müssen sichtbar und vollständig sein.
• Offizieller Briefkopf - Dokumente müssen auf offiziellem Notariatsbriefkopf mit den entsprechenden Qualifikationsangaben und Kontaktdaten des Notars vorliegen.

Welche häufigen Probleme sollte ich vermeiden?

Viele Anträge verzögern sich aufgrund vermeidbarer Fehler. Dies sind die häufigsten Probleme:

• Teil-Screenshots - Reichen Sie keine zugeschnittenen oder unvollständigen Bilder ein. Stellen Sie vollständige Dokumentenseiten bereit.
• Mehrere Dateiformate - Reichen Sie alles als eine einzige PDF-Datei ein, nicht als mehrere separate Bilder.
• Abgelaufene Dokumente - Prüfen Sie vor der Einreichung immer die Gültigkeitsdaten, um sicherzustellen, dass die Dokumente nicht abgelaufen sind.

Welche Dokumente muss ich einreichen?

Die erforderlichen Unterlagen hängen von der Unternehmensstruktur ab, aber alle Antragsteller müssen Folgendes bereitstellen:

Kernunterlagen:

• Gesellschaftsvertrag (Articles of Association) - Das Gründungsdokument Ihres Unternehmens
• Gesellschafterliste (Shareholder List) - Offizielles Verzeichnis aller Gesellschafter
• UBO-Identifizierung (POI) - Identitätsnachweise sind für jede/n Ultimate Beneficial Owner (UBO) verpflichtend, der/die mehr als 25 % des Unternehmens besitzt oder kontrolliert

Zusätzliche Anforderungen bei juristischen Personen als Gesellschafter:

Wenn ein Gesellschafter eine juristische Person (ein anderes Unternehmen) und nicht eine natürliche Person ist, müssen Sie Folgendes vorlegen:

1. Gründungsunterlagen der juristischen Person
2. Gesellschafterliste der juristischen Person
3. Vollständige Eigentümerstruktur bis zu den natürlichen Personen nachverfolgt

Dies gewährleistet vollständige Transparenz der Eigentumskette – von Ihrem Unternehmen bis hin zu den tatsächlichen Personen, die letztendlich die Kontrolle ausüben.