Verbinden Sie Ihr Gmail-Konto mit Qonto, und wir rufen automatisch Rechnungen und Belege aus Ihrem Posteingang ab und importieren sie direkt in Ihr Konto. Kein manuelles Herunterladen oder Hochladen erforderlich — Ihre Dokumente erscheinen automatisch in Qonto und sparen Ihnen wertvolle Zeit.
Diese Funktion ist in allen Abonnementplänen für Inhaber, Admins und Buchhalter über die Webanwendung verfügbar.
Wie viele Gmail-Integrationen gibt es?
Qonto bietet zwei separate Gmail-Integrationen, die jeweils auf einen bestimmten Dokumententyp ausgerichtet sind:
| Integration | Importierte Dokumente |
|---|---|
| Gmail – Automatischer Import von Lieferantenrechnungen | Lieferantenrechnungen und Gutschriften |
| Gmail – Automatischer Import von Rechnungen & Belegen | Rechnungen und Belege |
Sie können je nach Bedarf eine oder beide Integrationen installieren.
Wie verbinde ich mein Gmail-Konto mit Qonto?
Über den Bereich „Rechnungen“:
- Gehen Sie zu Lieferantenrechnungen
- Klicken Sie auf Gmail verbinden oder Rechnungen importieren
- Klicken Sie auf Verbinden und authentifizieren Sie sich mit Ihrem Gmail-Konto über den sicheren OAuth-Flow von Google
- Erteilen Sie Qonto die Berechtigung, E-Mails mit relevanten Dokumenten zuzugreifen
Über ⚙️ Einstellungen > Integrationen & Partnerschaften:
- Suchen Sie nach Gmail – Automatischer Import von Rechnungen & Belegen oder Gmail – Automatischer Import von Lieferantenrechnungen
- Wählen Sie die gewünschte Integration und klicken Sie auf Installieren
- Authentifizieren Sie sich mit Ihrem Gmail-Konto über Googles sicheren OAuth-Flow
- Erteilen Sie Qonto die Berechtigung, E-Mails mit relevanten Dokumenten zuzugreifen
Kann ich auch alte Dokumente aus meinem Gmail importieren?
- Ja! Wählen Sie ein Startdatum (bis zu 90 Tage zurück), ab dem Qonto Dokumente abrufen soll
- Qonto durchsucht Ihren Posteingang ab diesem Datum, um relevante E-Mails zu identifizieren
Was passiert, nachdem ich mein Gmail-Konto verbunden habe?
- Alle drei Stunden prüft Qonto automatisch Ihren Gmail-Posteingang auf neue E-Mails, die relevante Dokumente enthalten könnten
- Wenn passende Dokumente identifiziert werden, werden sie automatisch extrahiert und in Ihr Qonto-Konto importiert
Dokumente werden automatisch in Ihr Qonto-Konto importiert. Je nachdem, ob sie einer Transaktion zugeordnet werden, erscheinen sie entweder direkt bei der Transaktion oder im Bereich Lieferantenrechnungen.
Welche E-Mails scannt jede Integration?
Beide Integrationen scannen nur E-Mails in Ihrem Posteingang innerhalb des konfigurierten Datumsbereichs. E-Mails im Papierkorb, Spam oder Gesendet-Ordner werden niemals gescannt.
Zum Schutz Ihrer Privatsphäre scannt Qonto nicht alle E-Mails – nur solche, die wahrscheinlich ein relevantes Dokument enthalten. Jede Integration sucht nach E-Mails, die einen Anhang haben und deren Betreff oder Anhangsname Schlüsselwörter enthalten, die zum jeweiligen Dokumenttyp passen:
- Die Lieferantenrechnungen-Integration sucht nach Schlüsselwörtern für Rechnungen und Gutschriften (z. B. „invoice“, „facture“, „rechnung“…)
- Die Rechnungen & Belege-Integration sucht nach Schlüsselwörtern für Belege (z. B. „receipt“, „quittance“, „recibo“…)
Schlüsselwörter werden in allen von Qonto unterstützten Sprachen erkannt.
Welche Dateien werden aus jeder E-Mail importiert?
Unabhängig von der verwendeten Integration wendet Qonto die gleichen Regeln an, um zu entscheiden, welche Dateien aus einer qualifizierten E-Mail importiert werden:
- Unterstützte Dateitypen: PDF, JPG, JPEG und PNG
- Nur echte Dateianhänge werden importiert. Bilder, die im E-Mail-Text eingebettet sind — z. B. Firmenlogos, Signaturen, Banner oder Marketingbilder — werden nicht importiert, auch wenn der Dateityp korrekt ist.
- Duplikat-Prävention: Wenn ein Anhang bereits importiert wurde, wird er nicht erneut importiert.
💡 Tipp: Damit Ihre Dokumente erfasst werden, bitten Sie Ihre Lieferanten oder Partner, Dateien als Dateianhänge zu senden (nicht eingebettet im E-Mail-Text).
Speziell für die Lieferantenrechnungen-Integration:
- Anhänge, deren Dateiname ein belegbezogenes Schlüsselwort enthält (z. B. „receipt“, „quittance“, „recibo“…), werden automatisch ausgeschlossen, selbst wenn sie an eine ansonsten passende E-Mail angehängt sind. Diese Integration konzentriert sich ausschließlich auf Rechnungen und Gutschriften.
Ich habe eine Rechnung über Gmail importiert, finde sie aber nicht – wo ist sie?
Nachdem ein Dokument aus Gmail importiert wurde, kann es je nachdem, ob Qonto es automatisch einer Transaktion zuordnen konnte, an unterschiedlichen Stellen landen:
1. Ihre Rechnung wurde automatisch einer Transaktion zugeordnet
Findet Qonto eine passende Transaktion, wird das Dokument automatisch daran angehängt. Sie finden es direkt bei der Transaktion, in der Transaktionsübersicht – nicht im Bereich „Lieferantenrechnungen“.
2. Ihre Rechnung wurde importiert, aber keiner Transaktion zugeordnet
Wird keine passende Transaktion gefunden, bleibt das Dokument im Bereich „Lieferantenrechnungen“. Dort können Sie es finden und manuell der richtigen Transaktion zuordnen.
3. Ihre Rechnung erscheint nirgends
Wenn Sie dieselbe Datei bereits zuvor importiert haben, wird sie nicht erneut importiert, um Duplikate zu vermeiden. Prüfen Sie, ob die Rechnung bereits bei einem früheren Import verarbeitet wurde.
💡 Tipp: Wenn eine Rechnung zu fehlen scheint, prüfen Sie diese Stellen in der folgenden Reihenfolge: (1) die Anhänge der erwarteten Transaktion, (2) den Bereich „Lieferantenrechnungen“, (3) ob die Datei bereits zuvor importiert wurde.
Das war's! Ihre Dokumente werden nun automatisch von Gmail mit Qonto synchronisiert. Für weitere Unterstützung können Sie unser Team jederzeit kontaktieren: support@qonto.com