Wie funktioniert die Integration?
Mit dieser Integration können Sie gebuchte Transaktionen aus Ihrem Qonto-Konto mit nur wenigen Klicks in Ihr Lexware Office-Konto importieren – sicher und effizient dank PSD2.
Außerdem können Sie unbezahlte Ausgangs- und Eingangsrechnungen automatisch synchronisieren, sodass alle Dokumente bereits vor der Zahlung in Lexware Office verfügbar sind.
Darüber hinaus können Sie in Lexware Office sowohl direkt Einzelzahlungen erstellen und ausführen als auch Sammelzahlungen über die Rechnungsfunktion vorbereiten und diese gemeinsam genehmigen (sofern Sie über die erforderliche Berechtigung in Qonto verfügen).
✌️ Gut zu wissen: Die Integration mit Lexware Office ist vollständig sicher und wir geben keine Informationen ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung an unseren Partner weiter. Diese Zustimmung können Sie jederzeit widerrufen.
Wichtig: Diese Integration funktioniert nur mit Lexware Office (Cloud) – Lexware Financial Office (Desktop) wird nicht unterstützt.
Wer kann von dieser Integration profitieren?
Diese Integration ist ab dem Basic-Plan verfügbar.
In Lexware Office benötigen Sie die Berechtigung „Finanzbuchhaltung" und müssen außerdem in Qonto für das mit Lexware verknüpfte Bankkonto berechtigt sein (einschließlich der Berechtigung zur Genehmigung von Zahlungen).
✌️ Gut zu wissen: Um Zahlungen aus Lexware Office erstellen und ausführen zu können, muss der Nutzer die Berechtigung haben, Zahlungen für das verknüpfte Qonto-Konto oder Unterkonto zu erstellen und zu genehmigen, und darf keinen Ausgabenlimits unterliegen.
Wie richte ich die Integration ein?
Diese Integration wird über Ihr Lexware Office-Konto gestartet und ist in wenigen Minuten eingerichtet!
- Gehen Sie in Lexware Office zum Bereich Finanzen > Konten
- Klicken Sie auf Konto hinzufügen
- Wählen Sie Bankkonto > Neues Konto verbinden und fahren Sie fort
- Geben Sie Qonto in die Suchleiste ein, wählen Sie es aus der Ergebnisliste aus und klicken Sie auf Bank verbinden
-
Geben Sie Ihre Anmeldedaten für Ihr Qonto-Bankkonto ein
Wichtig: Falls Sie andere Anmeldemethoden verwenden, benötigen Sie für diese Authentifizierung E-Mail-Adresse und Passwort
- Klicken Sie auf Bei Bank anmelden > Sie werden zur Qonto-Anmeldung weitergeleitet, wo Sie sich erneut authentifizieren müssen
- Wählen Sie das Qonto-Konto aus, das Sie mit Lexware Office verknüpfen möchten, und bestätigen Sie
- Autorisieren Sie Qonto, Ihre Daten mit Lexware Office zu synchronisieren, indem Sie auf Akzeptieren klicken.
- Sie werden zu Lexware Office weitergeleitet und können das Konto (IBAN) auswählen, das Sie mit Lexware Office verwenden möchten
-
Für jedes Konto müssen Sie die Kontodetails angeben und ein Datum auswählen, ab dem Sie Transaktionen importieren möchten
Bitte beachten Sie, dass Sie nur gebuchte Transaktionen der letzten maximal 90 Tage synchronisieren können.
Ihre Integration ist jetzt abgeschlossen und wird in Lexware Office als verbunden angezeigt.
Klicken Sie ab sofort einfach auf „Transaktionen synchronisieren", um den Transaktionsverlauf für ein oder mehrere verbundene Konten zu importieren (Auswahl über Kontrollkästchen). Gemäß der PSD2-Richtlinie müssen Sie sich möglicherweise erneut über SCA in Ihrer Qonto-Mobile-App authentifizieren, wobei die Häufigkeit zufällig variiert.
✌️ Gut zu wissen: Wenn Sie Ihr Qonto-Konto von Lexware Office trennen möchten, müssen Sie dies innerhalb von Lexware Office tun. Achten Sie darauf, nicht „Konto löschen" auszuwählen, da dadurch auch der Transaktionsverlauf in Lexware gelöscht wird. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie vorgehen sollen, lesen Sie die Lexware-Hilfeseiten oder wenden Sie sich an den Lexware-Support.
Wie synchronisiere ich unbezahlte Rechnungen mit Lexware Office?
Mit der Lexware-Integration können Sie nicht nur Transaktionsanhänge, sondern auch unbezahlte Ausgangs- und Eingangsrechnungen aus Qonto automatisch nach Lexware Office synchronisieren ✨. So sind die Dokumente in Lexware Office bereits vor der Zahlung verfügbar – was den manuellen Aufwand für die Buchhaltung erheblich reduziert.
Sie entscheiden, welche Rechnungstypen synchronisiert werden sollen: Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen oder beide – jede Option kann unabhängig aktiviert werden. Diese Einstellung können Sie bei der Einrichtung der Integration vornehmen oder jederzeit in den Integrationseinstellungen anpassen.
Die Funktion ist auf 💻 Web verfügbar und kann von allen Nutzern verwendet werden, die die Lexware Office-Integration aktiviert haben.
Welche Rechnungen kann ich synchronisieren?
Bei der Einrichtung der Lexware-Integration – oder später in den Einstellungen – legen Sie fest, welche Rechnungstypen zusätzlich zu den Transaktionsanhängen synchronisiert werden sollen:
- Unbezahlte Ausgangsrechnungen: von Ihnen erstellte und versendete Rechnungen, die noch ausstehend sind
- Unbezahlte Eingangsrechnungen: Lieferantenrechnungen, die noch nicht bezahlt wurden
Sie können beide Optionen unabhängig voneinander aktivieren oder deaktivieren.
☝️ Wenn Sie nichts auswählen, werden wie bisher nur Transaktionsanhänge synchronisiert.
Wann werden meine Rechnungen synchronisiert?
Der Synchronisierungszeitpunkt hängt vom Rechnungstyp ab:
Ausgangsrechnungen: werden automatisch synchronisiert, sobald sie in Qonto den Status Unbezahlt erhalten.
Eingangsrechnungen: werden synchronisiert, sobald sie in Qonto den Status Zu bezahlen erhalten – dies entspricht dem Zeitpunkt nach dem ersten Genehmigungsschritt im Rechnungsgenehmigungsablauf.
Wie kann ich die Einstellungen als bestehender Nutzer anpassen?
Wenn Sie die Lexware Office-Integration bereits nutzen, können Sie die Synchronisierung unbezahlter Rechnungen nachträglich aktivieren – ohne die Integration trennen und neu verbinden zu müssen.
- Gehen Sie zu Integrationen und klicken Sie auf die Lexware Office-Karte (Status: „Verbunden").
- Klicken Sie auf Einstellungen – ein Einrichtungsablauf öffnet sich.
- Passen Sie die gewünschten Optionen an:
- Synchronisierungsstartdatum
- Aktivieren/Deaktivieren von unbezahlten Ausgangsrechnungen
- Aktivieren/Deaktivieren von unbezahlten Eingangsrechnungen
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl.
⚠️ Änderungen werden in der Regel nicht sofort wirksam, sondern gelten ab dem nächsten Tag oder mit der nächsten Datenübertragung.
Was passiert, wenn eine bereits synchronisierte Rechnung bezahlt wird?
Sobald eine unbezahlte Rechnung in Qonto einer Transaktion zugeordnet wird – automatisch oder manuell – verhindert ein automatischer Mechanismus doppelte Übertragungen. Dadurch wird sichergestellt, dass dieselbe Rechnung nicht erneut als separates Dokument an Lexware Office gesendet wird.
Damit dieser Mechanismus zuverlässig funktioniert, empfehlen wir, den gesamten Prozess über Qonto laufen zu lassen und manuelle Eingriffe zu vermeiden.
⚠️ Laden Sie keine Rechnungen manuell hoch, die bereits synchronisiert wurden. Wenn eine Rechnung heruntergeladen, umbenannt und erneut hochgeladen wird, kann sie als neues Dokument erkannt werden und doppelt in Lexware Office erscheinen.
Wie kann ich meine Rechnungen und Belege in Lexware Office abgleichen?
Bitte beachten Sie, dass diese Integration keine Belege oder Rechnungen von Qonto nach Lexware Office überträgt. Verbinden Sie hierfür bitte zusätzlich Lexware Office über Ihr Qonto-Konto.
Wie genau das funktioniert, erfahren Sie in der entsprechenden FAQ.
Wie werden meine Anhänge den Transaktionen zugeordnet?
Sobald sowohl die Transaktionen als auch die entsprechenden Belege oder Rechnungen in Ihrem Lexware Office-Konto verfügbar sind, schlägt Lexware automatisch eine Zuordnung mit hoher Genauigkeit vor – und erspart Ihnen so weitgehend die zeitaufwändige manuelle Suche für Ihre Buchhaltung.
✌️ Gut zu wissen: Falls die Rechnung bereits in Lexware verfügbar ist und nicht aus Qonto importiert wurde, ist die Zuordnung möglicherweise nicht immer korrekt.
Wie erstelle ich Einzel- und Sammelzahlungen in Lexware Office?
Mit dem verknüpften Konto können Sie jetzt direkt über die Lexware Office-Oberfläche Einzelzahlungen über den Button Zahlung erstellen anlegen.
Für Sammelzahlungen können Sie diese nur über eine bestehende Rechnung in Lexware Office vorbereiten und entweder alle auf einmal bezahlen oder die auswählen, die Sie jetzt bezahlen möchten. Bitte lesen Sie die Lexware FAQ für weitere Anweisungen und Details zur Einrichtung von Zahlungen in Lexware Office.
Wenn Sie diese in Lexware genehmigen, erhalten Sie eine SCA-Anfrage in Ihrer Qonto-Mobile-App, um die Zahlungen zu autorisieren. Sofern die Autorisierung erfolgreich ist, werden die Zahlungen automatisch von Qonto verarbeitet, ohne dass Sie sich erneut bei Qonto anmelden müssen.
Troubleshooting
Was tue ich, wenn mein Transaktionsverlauf nicht importiert wird oder Transaktionen fehlen?
- Wenn Transaktionen ab dem ausgewählten Datum nicht importiert werden, müssen Sie möglicherweise die PSD2-Verbindung in Lexware Office trennen und erneut herstellen
- Wenn Transaktionen älter als 90 Tage sind, können sie nicht über diese Methode importiert werden. Sie können diese jedoch mit einer .csv-Datei hochladen. Bitte lesen Sie die Lexware FAQ, wie Sie dabei Duplikate vermeiden
Was tue ich, wenn die Erstellung einer Zahlung fehlschlägt?
- Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die Berechtigung haben, Zahlungen für das verknüpfte Konto in Qonto zu erstellen, und dass Sie keinen Ausgabenlimits unterliegen
- Prüfen Sie, ob das Qonto-Konto über ausreichende Deckung für die Überweisungen verfügt und / oder keiner Lastschriftsperre unterliegt (z. B. Pfändungen)
- Wenn Sie die SCA-Anfrage in Ihrer Qonto-Mobile-App nicht erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version der App heruntergeladen haben
💡 Bitte beachten Sie: Wenn die Probleme nicht auf Qonto zurückzuführen sind (Konto- und Nutzereinrichtungsprobleme), wenden Sie sich bitte direkt über die etablierten Kontaktwege an den Lexware-Support. Der Qonto-Support ist nicht in der Lage, bei Problemen im Zusammenhang mit PSD2 zu helfen, da die Integration auf der Lexware-Seite gehostet wird.