Automatisieren Sie Ihre regelmäßige Rechnungsstellung und sparen Sie wertvolle Zeit mit wiederkehrenden Rechnungen. Wir haben diese Funktion verbessert, um sie flexibler, anpassbarer und einfacher zu verwalten zu machen, basierend auf dem Feedback unserer Nutzer.
Richten Sie einmalig eine automatische Rechnungsstellung für Stammkunden ein und überlassen Sie Qonto den Rest. Passen Sie Zahlungsmethoden und E-Mail-Vorlagen an und wählen Sie, ob Rechnungen automatisch versendet oder als Entwürfe zur Überprüfung erstellt werden sollen. Wiederkehrende Rechnungen unterstützen Artikelabschnitte, Vorlagen und Anhänge – genau wie einmalige Rechnungen.
Diese Funktion steht allen Qonto-Nutzern auf 💻 Web und 📱 Mobilgeräten zur Verfügung, wobei die Zahlung je nach Berechtigung per Banküberweisung, Online-Zahlung (Karte, Apple Pay, PayPal) oder SEPA-Lastschrift (SDD) erfolgt.
Wie erstelle ich eine wiederkehrende Rechnung?
Das Erstellen einer wiederkehrenden Rechnung erfolgt nach dem gleichen Ablauf wie das Erstellen einer einmaligen Rechnung, wobei zusätzliche Einstellungen für die Wiederholung vorgenommen werden müssen.
So erstellen Sie eine wiederkehrende Rechnung:
- Gehen Sie zu Rechnungen > Kunde und klicken Sie auf Rechnung erstellen.
- Geben Sie wie gewohnt Ihre Kundendaten und Rechnungspositionen ein.
- Wählen Sie im Abschnitt Wiederholung die Option Dies ist eine wiederkehrende Rechnung.
- Wählen Sie die Häufigkeit der Wiederholung: wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich oder benutzerdefiniert.
- Legen Sie das Startdatum für die erste Rechnung fest.
- Wählen Sie Ihre Zahlungsmethode aus: Banküberweisung, Online-Zahlungen oder SEPA-Lastschrift (sofern verfügbar).
7. Wählen Sie aus, wie Rechnungen abgeschlossen werden sollen:
- Vollautomatisch: Rechnungen werden automatisch erstellt und mit einer anpassbaren E-Mail-Vorlage versendet.
- Zuerst als Entwurf: Rechnungen werden als Entwürfe erstellt, sodass Sie sie vor dem Versenden überprüfen und bearbeiten können.
8. Klicken Sie auf „Wiederkehrende Rechnung erstellen“.
Wenn Sie ein zukünftiges Startdatum festlegen, wird die erste Rechnung sofort mit diesem zukünftigen Ausstellungsdatum erstellt und automatisch am Startdatum versendet. Sie können ein Angebot auch in eine wiederkehrende Rechnung umwandeln, genauso wie Sie Angebote in einmalige Rechnungen umwandeln. Verwenden Sie für Artikelbeschreibungen die Platzhalter „Quarter“ und „LastQuarter“, um automatisch vierteljährliche Referenzen einzufügen.
Welche Einzugsmethoden stehen für wiederkehrende Rechnungen zur Verfügung?
Wiederkehrende Rechnungen unterstützen drei Einzugsmethoden, die alle sowohl im vollautomatischen Modus als auch im Entwurfsmodus verfügbar sind:
- Banküberweisung: Ihr Kunde überweist Geld auf Ihr Qonto-Konto. Dies ist die Standardoption für alle Nutzer.
- Online-Zahlungen: Ihr Kunde bezahlt per Karte, Apple Pay oder PayPal direkt über die Rechnung (vorbehaltlich der Berechtigung).
- SEPA-Lastschriftverfahren (SDD): Die Zahlungen werden nach Unterzeichnung eines Mandats automatisch am Fälligkeitstag vom Bankkonto Ihres Kunden abgebucht (vorbehaltlich der Berechtigung).
- Die von Ihnen gewählte Zahlungsmethode gilt für alle durch die Wiederholung generierten Rechnungen und wird sowohl auf der Detailseite der wiederkehrenden Rechnung als auch auf jeder einzelnen Rechnung angezeigt.
Wie verwalte und verfolge ich meine wiederkehrenden Rechnungen?
Um auf Ihre wiederkehrenden Rechnungen zuzugreifen, gehen Sie zu Rechnungen > Kunde > Wiederkehrende Rechnungen. In dieser Liste können Sie alle aktiven und pausierten wiederkehrenden Rechnungsvorgaben anzeigen.
Filtern und suchen Sie Ihre wiederkehrenden Rechnungen nach Kundenname, nächstem Rechnungsdatum, Zahlungsmethode oder Rechnungsinhalt (Artikel oder Beschreibungen).
Wenn Sie eine aus einer Wiederholung erstellte Rechnung öffnen, werden Ihnen die Details zur Wiederholung direkt auf der Rechnungsseite angezeigt, zusammen mit einem Link zur Wiederholungseinrichtung. Dieser Link bleibt auch dann erhalten, wenn Rechnungen als Entwürfe erstellt und manuell fertiggestellt werden. Sie können eine wiederkehrende Rechnung jederzeit auf der Seite mit den Details zur Wiederholung pausieren, fortsetzen oder beenden.
Kann ich SEPA-Lastschriftverfahren für einmalige Rechnungen verwenden?
Ja, Sie können über SEPA-Lastschriftverfahren (SDD) nicht nur wiederkehrende Rechnungen, sondern auch einmalige Rechnungen einziehen.
Sobald Ihr Kunde ein SDD-Mandat unterzeichnet hat, erstellen Sie eine einmalige Rechnung und wählen Sie SEPA-Lastschrift als Zahlungsmethode aus. Die Zahlung wird automatisch am Fälligkeitstag eingezogen, und die Rechnungsbeträge können variieren, ohne dass Ihr Kunde das Mandat erneut akzeptieren muss.
Um SDD nutzen zu können, müssen Sie in Ihrem Qonto-Konto für SEPA-Lastschriften berechtigt sein, und Ihr Kunde muss über ein Bankkonto in einem SEPA-kompatiblen Land verfügen und den Mandatsunterzeichnungsprozess abgeschlossen haben.