Wenn Ihr deutsches Unternehmen juristische Personen als Gesellschafter hat – z. B. eine andere GmbH, AG oder Personengesellschaft – muss Qonto die wirtschaftlich Berechtigten (Ultimate Beneficial Owners) hinter diesen Unternehmen ermitteln. Diese Anforderung folgt den deutschen Finanzvorschriften und den Leitlinien der BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) zur korrekten Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter in ein- und mehrstufigen Unternehmensstrukturen.
Wir fordern diese Informationen bei der Kontoeröffnung sowie regelmäßig im Rahmen laufender Compliance-Prüfungen an. Sie erhalten eine Anfrage per E-Mail und In-App-Benachrichtigung, wenn wir Unterlagen zu Ihren Gesellschafter-Unternehmen benötigen.
Dieser Prozess ist verpflichtend – ohne die erforderlichen Unterlagen können wir Ihre Kontoeröffnung nicht abschließen bzw. Ihr Konto nicht ordnungsgemäß weiterführen.
Welche Unterlagen muss ich zu meinen Gesellschafter-Unternehmen einreichen?
Um die wirtschaftlich Berechtigten hinter Ihren Gesellschafter-Unternehmen zu ermitteln, reichen Sie bitte eines der folgenden Dokumente ein:
- Gesellschafterliste: Dieses Dokument ist bevorzugt, da es die Eigentümerstruktur des Gesellschafter-Unternehmens klar darstellt
- Satzung (Gesellschaftsvertrag): Sie können diese als Alternative einreichen, falls die Gesellschafterliste nicht verfügbar ist
- Im PDF-Format vorliegen
- Notariell beglaubigt sein (dies ist bei deutschen Unternehmensdokumenten üblich)
- In deutscher Sprache verfasst sein.
In einigen Fällen können wir zusätzlich folgende Unterlagen anfordern:
- den Handelsregisterauszug des Gesellschafter-Unternehmens
- den Ausweisnachweis (POI) für die wirtschaftlich Berechtigten (natürliche Personen mit Eigentums- oder Stimmrechten)
☝️ Wenn Sie Ihre Unternehmensstruktur gut kennen, können Sie gerne UBO-Diagramme oder andere hilfreiche Unterlagen einreichen, die die Eigentümerkette veranschaulichen. Dies kann den Prüfungsprozess beschleunigen.
Wie reiche ich diese Unterlagen ein?
Sie können die erforderlichen Unterlagen auf zwei Wegen einreichen:
- Über die Qonto App (💻 Web oder 📱 Mobil): In Ihrer Hauptansicht erscheint ein Banner mit Hinweisen zur Compliance-Anfrage. Klicken Sie auf das Banner und folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Unterlagen direkt hochzuladen.
- Per E-Mail-Antwort: Antworten Sie einfach auf die Compliance-Anfrage, die wir Ihnen per E-Mail gesendet haben, und fügen Sie die erforderlichen Unterlagen als Anhang bei.
Nachdem Sie die Unterlagen eingereicht haben, prüft unser Compliance-Team diese, um die Struktur der wirtschaftlich Berechtigten zu verifizieren.
Falls wir zusätzliche Klärungen zur Eigentümerkette oder ergänzende Unterlagen benötigen, kontaktieren wir Sie mit konkreten Anweisungen.
Was passiert, wenn ich diese Unterlagen nicht einreiche?
Die Vorlage von Unterlagen zu Ihren Gesellschafter-Unternehmen ist für deutsche Kapital- und Personengesellschaften mit juristischen Personen als Gesellschafter verpflichtend.
Während der Kontoeröffnung (Onboarding):
Wenn Sie die erforderlichen Unterlagen nicht einreichen, können wir Ihre Kontoeröffnung nicht abschließen. Ihr Onboarding bleibt pausiert, bis Sie die notwendigen Unterlagen eingereicht haben.
Im Rahmen der regelmäßigen Prüfungen:
Wenn Sie nicht auf unsere Compliance-Anfrage reagieren, kann Ihr Konto eingeschränkt werden, bis Sie die erforderlichen Informationen bereitstellen.
⚠️ Diese Anforderung gilt für alle Qonto-Tarife und kann nicht erlassen werden – sie ist durch die deutschen Finanzvorschriften (BaFin) vorgeschrieben.
Wir fordern diese Informationen nur an, wenn wir die notwendigen Unterlagen zu Ihren Gesellschafter-Unternehmen nicht aus eigenen Quellen beschaffen können.
💡 Hinweis: Weitere Informationen zu den erforderlichen Unterlagen für die Kontoeröffnung finden Sie unter Welche Dokumente benötige ich, um ein Konto in Deutschland zu eröffnen?