Schützen Sie Ihr Unternehmen mit der Überweisungsfreigabe von Qonto vor Betrug und unbefugten Zahlungen.
Diese Sicherheitskontrolle stellt sicher, dass keine einzelne Person – auch nicht der:die Kontoinhaber:in – eine Überweisung über einen hohen Betrag allein sowohl veranlassen als auch genehmigen kann. Ein Teammitglied erstellt die Zahlungsanfrage, und eine andere Person muss sie prüfen und genehmigen, bevor das Geld überwiesen wird.
Sie legen einen Schwellenwert fest (zum Beispiel 10.000 €), und jede Überweisung in Höhe dieses Betrags oder darüber wird automatisch in eine Genehmigungswarteschlange aufgenommen, anstatt sofort ausgeführt zu werden. Diese Funktionstrennung gibt Ihnen Sicherheit, während Ihr Finance-Team wächst.
Wer hat Zugriff auf die Überweisungsfreigabe?
Die Überweisungsfreigabe steht Unternehmen mit bestimmten Add-ons und Plänen zur Verfügung:
Add-on-Voraussetzung:
- Bis das neue Paketangebot im Oktober 2026 live geht, benötigen Sie entweder das aktuelle Add-on Lieferantenrechnungen Plus oder Team & Kostenmanagement Plus auf Ihrem Konto.
- Ab Oktober 2026 sind die Überweisungsfreigabe und erweiterte Genehmigungskontrollen über die Teamausgaben-Kontrolle für folgende Team-Pläne verfügbar: Essential, Business und Enterprise.
Marktverfügbarkeit:
- Verfügbar in allen Ländern, in denen Qonto tätig ist.
Plattformzugriff:
- Richtlinienkonfiguration: 💻 Nur Web (Sie müssen die Desktop-Oberfläche verwenden, um Schwellenwerte und Genehmiger:innen festzulegen)
- Genehmigung und Ausführung von Überweisungen: Sowohl 💻 Web als auch 📱 Mobil (alltägliche Genehmigungen funktionieren auf allen Geräten)
Wer kann Überweisungen im Rahmen der Richtlinie konfigurieren und genehmigen?
Die Überweisungsfreigabe umfasst drei unterschiedliche Aktionen, die jeweils unterschiedlichen Rollen zur Verfügung stehen:
Die Zahlungsrichtlinie konfigurieren:
- Nur Kontoinhaber:innen und Admins können die Richtlinie 💻 im Web einrichten und ändern
- Sie legen den Schwellenwert fest und bestimmen, wer Überweisungen genehmigen kann
- Die Richtlinie gilt nur für neue Überweisungen, die nach der Aktivierung erstellt werden – sie wirkt nicht rückwirkend
☝🏼 Wichtig: Um eine bestehende Richtlinie zu bearbeiten, muss ein:e andere:r Admin die Änderungsanfrage genehmigen. Dies ist eine zusätzliche Sicherheitsebene, die sicherstellt, dass kein:e Admin und kein:e Kontoinhaber:in die Richtlinie entfernen und die Regel umgehen kann.
Eine Überweisung veranlassen (unterliegt der Richtlinie):
- Alle Rollen (Kontoinhaber:innen, Admins, Manager:innen und Mitarbeiter:innen) können eine Überweisungsanfrage erstellen
- Wenn der Betrag und/oder die Anfragebedingungen die Kriterien Ihrer Richtlinie erfüllen, wird die Überweisung in eine Genehmigungswarteschlange gestellt, anstatt sofort ausgeführt zu werden
Eine Überweisung genehmigen und ausführen:
- Kontoinhaber:innen, Admins und Manager:innen mit Überweisungsberechtigung können ausstehende Zahlungen prüfen und genehmigen
- Die Person, die die Überweisung veranlasst hat, kann diese nicht genehmigen – das System erzwingt diese Trennung automatisch
- Selbst wenn jemand in Ihrer Richtlinienkonfiguration als Genehmiger:in ausgewählt wurde, wird diese Person dynamisch von diesem Genehmigungsschritt ausgeschlossen, wenn sie die Überweisung veranlasst hat
☝🏼 Wichtig: Wenn Sie die einzige Person sind, die berechtigt ist, Ihre eigene Überweisung zu genehmigen, zeigt das System einen Hinweis an und blockiert die weitere Bearbeitung. Sie haben 2 Möglichkeiten:
- Weisen Sie Ihrer Richtlinie mindestens zwei Genehmiger:innen zu, damit Sie nicht von Ihren eigenen Überweisungen ausgeschlossen werden
- Kombinieren Sie die Regel für den Betrag mit einer Regel für die Bedingung „Angefragt von ist nicht“ und wählen Sie aus, wen Sie von der Richtlinie ausschließen möchten
Wie richte ich eine Überweisungsfreigabe ein und aktiviere sie?
Um eine Überweisungsfreigabe einzurichten, die eine doppelte Genehmigung für Überweisungen erzwingt, folgen Sie diesen Schritten 💻 im Web:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Genehmigungsabläufe
- Wählen Sie Überweisungsfreigabe als Workflow-Typ aus
- Legen Sie Ihren Schwellenwert und/oder Ihre Anfragebedingung fest – jede Überweisung, die diesen Betrag erreicht oder überschreitet, und/oder von den festgelegten Nutzer:innen angefragt wird, erfordert eine Genehmigung vor der Ausführung
- Genehmiger:innen festlegen – wählen Sie aus, welche Teammitglieder Zahlungsanfragen prüfen und genehmigen können
- Sie können bei Bedarf eine mehrstufige Genehmigung mit mehr als zwei Personen in der Genehmigungskette einrichten
- Weisen Sie dem letzten Genehmigungsschritt mindestens zwei Personen zu, um eine Blockierung zu vermeiden
- Speichern und aktivieren Sie die Richtlinie – sie gilt sofort für alle neuen Überweisungen, die die festgelegten Betrags- und/oder Anfragebedingungen erfüllen
Nach der Aktivierung läuft der Workflow automatisch ab: Wenn ein:e Nutzer:in eine Überweisung veranlasst, die den Betrags- und/oder Anfragebedingungen entspricht, wird die Zahlung in eine Genehmigungswarteschlange aufgenommen, in der eine andere Person (nicht die veranlassende Person) sie prüfen, genehmigen und ausführen muss.
Das System erzwingt die Funktionstrennung zwischen der veranlassenden und der ausführenden Person – dieselbe Person kann dieselbe Zahlung nicht anfragen, genehmigen und ausführen.
💡 Hinweis: Wenn Sie bereits Genehmigungsabläufe für Lieferantenrechnungen oder Spesenabrechnungen eingerichtet haben, fügt die Aktivierung der Überweisungsfreigabe eine zusätzliche Kontrolle für die Zahlungsausführung hinzu. Ihre bestehenden Genehmigungsabläufe übernehmen weiterhin die inhaltliche Prüfung, während die Überweisungsfreigabe steuert, wann das Geld tatsächlich von Ihrem Konto abgeht.
Welche Überweisungsarten deckt die Überweisungsfreigabe ab?
Die Überweisungsfreigabe gilt derzeit für folgende Arten von Zahlungsausgängen:
- SEPA-Überweisungen: Standard-Euro-Überweisungen an Lieferant:innen, Anbieter:innen oder andere externe Empfänger:innen
- SEPA-Überweisungen aus hochgeladenen Rechnungen: Zahlungen, die durch das Hochladen einer Lieferantenrechnung veranlasst werden
- Rückerstattungen von Spesenabrechnungen: Rückerstattungen von Mitarbeiter:innen-Spesenabrechnungen, die als Überweisungen verarbeitet werden
- Internationale Überweisungen: Grenzüberschreitende Zahlungen außerhalb von SEPA (Funktion demnächst verfügbar)
- Sammelüberweisungen: Mehrere Zahlungen, die in einem einzigen Stapel verarbeitet werden (Funktion demnächst verfügbar)
Für alle abgedeckten Überweisungsarten gelten dieselben Schwellenwert- und Genehmigungsregeln – Sie können derzeit keine unterschiedlichen Richtlinien pro Zahlungsart festlegen.
Wenn Sie wissen, welche Überweisungen eine Genehmigung erfordern, können Sie Workflows gestalten, die Sicherheit und operative Effizienz für Routinezahlungen in Einklang bringen.
Was sind die wichtigsten Rahmenbedingungen, die ich kennen sollte?
Die Überweisungsfreigabe bietet strenge finanzielle Kontrollen. Im Folgenden finden Sie wichtige Rahmenbedingungen und praktische Hinweise dazu, was möglich ist und was nicht:
Konfiguration und Zugriff:
- Die Einrichtung und Bearbeitung der Richtlinie ist 💻 nur im Web möglich – Sie können Zahlungsrichtlinien nicht über die mobile App konfigurieren (Genehmigungen funktionieren jedoch auf beiden Plattformen)
- Die Funktionstrennung wird strikt zwischen der veranlassenden Person und der Person, die die Zahlung letztendlich ausführt, durchgesetzt – wenn Sie eine Überweisung veranlasst haben, werden Sie beim letzten Schritt der Zahlungsausführung blockiert, selbst wenn Sie berechtigt wären, sie zu genehmigen
Umfang und Anwendung der Richtlinie:
- Die Richtlinie ist nicht rückwirkend – sie gilt nur für neue Überweisungen, die nach der Aktivierung oder Aktualisierung der Richtlinie erstellt werden
- Eine einzige Richtlinie für alle abgedeckten Überweisungen – Sie können keine unterschiedlichen Richtlinien für verschiedene Zahlungsarten erstellen
Trennung der Genehmigungsabläufe:
- Fachliche Genehmigung und Zahlungsausführung sind zwei getrennte Schritte: Die Prüfung eines Dokuments wie einer Lieferantenrechnung ist etwas anderes als die Ausführung der Zahlung
- Sie können unterschiedliche Genehmiger:innen für die fachliche Prüfung (Genehmigung der Rechnung) und die Zahlungsausführung (Freigabe der Gelder) festlegen
- Dadurch wird eine klare Funktionstrennung sowohl auf der Ebene der fachlichen Entscheidung als auch auf der Ebene der finanziellen Kontrolle gewährleistet
Tipp aus der Praxis: Weisen Sie dem letzten Genehmigungsschritt Ihres Überweisungsfreigabe-Workflows mindestens zwei Personen zu, damit Zahlungen auch dann weiterlaufen können, wenn eine genehmigende Person nicht verfügbar ist.