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Wie richte ich eine Vier-Augen-Prinzip für SEPA Überweisungen ein?

  • Aktualisiert

Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Betrug und unautorisierten Zahlungen mit der Überweisungsfreigabe-Funktion von Qonto.

Diese Sicherheitskontrolle stellt sicher, dass keine einzelne Person – einschließlich des Kontoinhabers – eine hochwertige Überweisung alleine initiieren und genehmigen kann. Ein Teammitglied erstellt die Zahlungsanfrage, und eine andere Person muss sie prüfen und genehmigen, bevor das Geld transferiert wird.

Sie legen einen Betragsschwellenwert fest (zum Beispiel 10.000 €), und jede Überweisung in dieser Höhe oder darüber wird automatisch in eine Genehmigungswarteschlange eingereiht, anstatt sofort ausgeführt zu werden. Diese Aufgabentrennung gibt Ihnen Sicherheit, wenn Ihr Finance-Team wächst.

 

Wer hat Zugriff auf die Vier-Augen-Prinzip-Funktion?

☝🏼 Wichtig: Dies ist eine Beta-Version, die in den nächsten Wochen schrittweise für alle Nutzer freigeschaltet wird.

Die Überweisungsfreigabe-Funktion ist für Unternehmen mit bestimmten Add-ons und Tarifen verfügbar:

Add-on-Voraussetzung:

Marktverfügbarkeit:

  • In allen Ländern verfügbar, in denen Qonto tätig ist.

Plattformzugriff:

  • Richtlinienkonfiguration: 💻 Nur Web (Sie müssen die Desktop-Oberfläche verwenden, um Schwellenwerte und Genehmiger einzurichten)
  • Überweisungen genehmigen und ausführen: Sowohl 💻 Web als auch 📱 Mobil (tägliche Genehmigungen funktionieren auf allen Geräten)

Wer kann Überweisungen im Rahmen der Richtlinie konfigurieren und genehmigen?

Das Vier-Augen-Prinzip umfasst drei verschiedene Aktionen, die jeweils verschiedenen Rollen zur Verfügung stehen:

Zahlungsrichtlinie konfigurieren:

  • Nur Inhaber und Administratoren können die Richtlinie auf 💻 Web einrichten und ändern
  • Sie legen den Schwellenbetrag fest und bestimmen, wer Überweisungen genehmigen darf
  • Die Richtlinie gilt nur für neue Überweisungen, die nach der Aktivierung erstellt werden – sie wirkt nicht rückwirkend

Eine Überweisung initiieren (der Richtlinie unterliegen):

  • Alle Rollen (Inhaber, Administratoren, Manager und Mitarbeiter) können eine Überweisungsanfrage erstellen
  • Wenn der Betrag Ihren Schwellenwert erreicht oder überschreitet, wird die Überweisung in eine Genehmigungswarteschlange eingereiht, anstatt sofort ausgeführt zu werden

Eine Überweisung genehmigen und ausführen:

  • Inhaber, Administratoren und Manager mit Überweisungsberechtigung können ausstehende Zahlungen prüfen und genehmigen
  • Die Person, die die Überweisung initiiert hat, kann sie nicht genehmigen – das System erzwingt diese Trennung automatisch
  • Auch wenn jemand in Ihrer Richtlinienkonfiguration als Genehmiger festgelegt ist, wird er dynamisch von diesem Genehmigungsschritt ausgeschlossen, wenn er der Initiator einer bestimmten Überweisung ist

☝🏼 Wichtig: Wenn Sie der einzige berechtigte Genehmiger für Ihre eigene Überweisung sind, zeigt das System einen Hinweis an und verhindert, dass Sie fortfahren. Achten Sie darauf, in Ihrer Richtlinie mindestens zwei Genehmiger zuzuweisen, um nicht bei Ihren eigenen Überweisungen blockiert zu werden.

Wie richte ich ein Vier-Augen-Prinzip ein und aktiviere es?

Um eine Zahlungsrichtlinie zu konfigurieren, die eine doppelte Genehmigung für Überweisungen vorschreibt, folgen Sie diesen Schritten auf 💻 Web:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Genehmigungsworkflows
  2. Wählen Sie Überweisungsfreigabe als Workflow-Typ
  3. Definieren Sie Ihren Schwellenbetrag – jede Überweisung in dieser Höhe oder darüber erfordert eine Genehmigung vor der Ausführung (zum Beispiel 10.000 €)
  4. Genehmiger bestimmen – wählen Sie aus, welche Teammitglieder Zahlungsanfragen prüfen und genehmigen können
    • Sie können bei Bedarf eine mehrstufige Genehmigung mit mehr als zwei Personen in der Kette einrichten
    • Weisen Sie im letzten Genehmigungsschritt mindestens zwei Personen zu, um Blockierungen zu vermeiden
  5. Richtlinie speichern und aktivieren – sie gilt sofort für alle neuen Überweisungen, die die Schwellenwertkriterien erfüllen

Nach der Aktivierung läuft der Workflow automatisch ab: Wenn ein Nutzer eine Überweisung in Höhe des Schwellenwerts oder darüber initiiert, wird die Zahlung in eine Genehmigungswarteschlange eingereiht, in der eine andere Person (nicht der Initiator) die Zahlung prüfen, genehmigen und ausführen muss.

Das System erzwingt eine Aufgabentrennung zwischen Initiator und Zahler – dieselbe Person kann dieselbe Zahlung nicht anfordern, genehmigen und ausführen.

💡 Hinweis: Wenn Sie bereits Genehmigungsworkflows für Lieferantenrechnungen oder Spesenberichte eingerichtet haben, fügt die Aktivierung der Überweisungsfreigabe eine zusätzliche Zahlungsausführungskontrolle hinzu. Ihre bestehenden Workflows übernehmen weiterhin die geschäftliche Validierung, während die Überweisungsfreigabe-Richtlinie regelt, wann das Geld tatsächlich Ihr Konto verlässt.

Welche Überweisungsarten deckt das Vier-Augen-Prinzip ab?

Die Überweisungsfreigabe-Richtlinie gilt derzeit für folgende ausgehende Zahlungsarten:

  • SEPA-Überweisungen: Standard-Euro-Überweisungen an Lieferanten, Händler oder andere externe Empfänger
  • Durch Rechnungsupload erstellte SEPA-Überweisungen: Zahlungen, die durch das Hochladen einer Lieferantenrechnung initiiert werden
  • Erstattungen: Mitarbeiter-Spesenerstattungen, die als Überweisungen verarbeitet werden

Derzeit nicht abgedeckt (aber demnächst verfügbar):

  • Internationale Überweisungen: Grenzüberschreitende Zahlungen außerhalb von SEPA (Funktion demnächst verfügbar)
  • Sammelüberweisungen: Mehrere Zahlungen, die in einem einzigen Stapel verarbeitet werden (Funktion demnächst verfügbar)

Dieselben Schwellenwert- und Genehmigungsregeln gelten für alle abgedeckten Überweisungsarten und für alle Nutzergruppen – Sie können derzeit keine unterschiedlichen Richtlinien pro Zahlungsart festlegen.

Das Verständnis, welche Überweisungen eine Genehmigung erfordern, hilft Ihnen, Workflows zu gestalten, die Sicherheit und betriebliche Effizienz bei Routinezahlungen in Einklang bringen.

Welche wichtigen Einschränkungen sollte ich kennen?

Das Vier-Augen-Prinzip bietet zwar starke Finanzkontrollen, beachten Sie jedoch diese wichtigen Einschränkungen:

Konfiguration und Zugriff:

  • Die Richtlinieneinrichtung und -bearbeitung ist 💻 nur im Web möglich – Sie können Zahlungsrichtlinien nicht über die mobile App konfigurieren (Genehmigungen funktionieren jedoch auf beiden Plattformen)
  • Die Aufgabentrennung wird zwischen dem Initiator und der abschließend ausführenden Person strikt durchgesetzt – wenn Sie eine Überweisung initiiert haben, werden Sie beim letzten Zahlungsausführungsschritt blockiert, auch wenn Sie berechtigt wären, sie zu genehmigen

Richtlinienumfang und Anwendung:

  • Die Richtlinie wirkt nicht rückwirkend – sie gilt nur für neue Überweisungen, die nach der Aktivierung oder Aktualisierung der Richtlinie erstellt werden
  • Ausschließlich betragsbasierte Schwellenwerte – Sie können derzeit keine Richtlinien auf Basis bestimmter IBANs, Lieferanten oder Empfänger festlegen
  • Einheitliche Richtlinie für alle abgedeckten Überweisungen – Sie können keine unterschiedlichen Richtlinien für verschiedene Zahlungsarten erstellen (internationale und Sammelüberweisungen sind jedoch noch nicht abgedeckt)

Trennung des Genehmigungsworkflows:

  • Geschäftliche Genehmigung und Zahlungsausführung sind zwei separate Schritte: Die Validierung eines Dokuments wie einer Lieferantenrechnung ist von der Ausführung der Zahlung zu unterscheiden
  • Sie können unterschiedliche Genehmiger für die geschäftliche Validierung (Genehmigung der Rechnung) und die Zahlungsausführung (Freigabe der Mittel) konfigurieren
  • Dies gewährleistet eine klare Aufgabentrennung sowohl auf der geschäftlichen Entscheidungsebene als auch auf der Ebene der Finanzkontrolle

Best-Practice-Tipp: Weisen Sie im letzten Genehmigungsschritt Ihres Überweisungsfreigabe-Workflows mindestens zwei Personen zu, um sicherzustellen, dass Zahlungen immer weiterverarbeitet werden können, auch wenn ein Genehmiger nicht verfügbar ist.