Erfassen und erstatten Sie geschäftlich bedingte Fahrten direkt in Qonto – ganz ohne manuelle Berechnung. Wenn ein Teammitglied sein privates Fahrzeug für eine Geschäftsfahrt nutzt, kann es eine Fahrtkosten-Anfrage einreichen und nach der Genehmigung eine Echtzeitüberweisung auf die persönliche IBAN erhalten.
Diese Funktion ist im Essential Plan, im Business Plan und im Enterprise Plan verfügbar (ohne zusätzliches Add-on) für Unternehmen, die in Deutschland registriert sind. Sie ist sowohl 💻 im Web als auch 📱 in der mobilen App verfügbar.
Wer kann die Funktion zur Fahrtkostenerstattung nutzen?
Der Zugriff auf diese Funktion hängt von der jeweiligen Rolle ab:
- Eine Anfrage stellen: Kontoinhaber:innen, Admins, erweiterte Manager:innen und Mitarbeiter:innen
- Eine Anfrage genehmigen oder ablehnen: Kontoinhaber:innen, Admins und erweiterte Manager:innen mit aktivierten Überweisungsberechtigungen
☝️ Nutzer:innen mit der Rolle „Buchhalter:in" können keine Fahrtkosten-Anfragen stellen, genehmigen oder ablehnen.
Kontoinhaber:innen, Admins und erweiterte Manager:innen mit Überweisungsberechtigungen können ihre eigenen Fahrtkosten-Anfragen ebenfalls genehmigen und erstatten – nach denselben Schritten wie jede andere genehmigende Person.
Was benötige ich, um eine Fahrtkosten-Anfrage einzureichen?
- Start und Ziel Ihrer Fahrt
💡 Sie können Ihre Route über Google Maps in der App auswählen. Die Entfernung zwischen den beiden Punkten wird automatisch berechnet, und Sie können diese auch als Hin- und Rückfahrt umrechnen. - Fahrzeugtyp und Steuerklasse: Sie finden diese Angaben in Ihrem Fahrzeugschein.
💡 Der Erstattungsbetrag wird automatisch anhand der Standort- und Fahrzeugangaben berechnet, die Sie angeben – Sie können ihn nicht manuell eingeben oder bearbeiten. - Zweck der Fahrt: Geben Sie Ihrem Admin oder Ihrer erweiterten Manager:in mehr Kontext zu Ihrer Ausgabe.
- Ihre persönliche IBAN: Sie können diese bei der Einreichung angeben oder vorab in Ihrem Profil speichern.
💡 Ihre IBAN wird in Ihrem Profil gespeichert und kann dort direkt hinzugefügt oder aktualisiert werden.
Wie reiche ich eine Fahrtkosten-Anfrage ein?
💻 Im Web:
- Gehen Sie zu Ausgaben → Spesenabrechnungen und klicken Sie auf Spesenabrechnung erstellen
- Wählen Sie Fahrtkosten aus
- Legen Sie Ihre Route mit Google Maps fest, bestätigen Sie diese und geben Sie anschließend den Zweck der Fahrt sowie Ihre IBAN ein
📱 In der mobilen App:
- Tippen Sie auf Menü → Spesenabrechnungen und klicken Sie auf Spesenabrechnung erstellen
- Wählen Sie Fahrtkosten aus
- Legen Sie Ihre Route mit Google Maps fest, bestätigen Sie diese und geben Sie anschließend den Zweck der Fahrt sowie Ihre IBAN ein
Nach dem Einreichen können Sie den Status Ihrer Anfrage im Bereich Anfragen verfolgen. Bei Genehmigung erhalten Sie eine Echtzeitüberweisung auf Ihre IBAN. Bei Ablehnung erhalten Sie eine E-Mail und eine In-App-Benachrichtigung mit der Begründung.
Wie wird der Erstattungsbetrag berechnet?
🇩🇪 Dieser Abschnitt des Artikels gilt für Unternehmen in Deutschland.
Jedes Jahr legt die deutsche Finanzverwaltung Richtlinien für die Fahrtkostenerstattung fest, die sich nach Fahrzeugtyp und zurückgelegter Strecke richten.
Bei Qonto verwenden wir für jeden Fahrzeugtyp die jeweils geltenden Pauschalen, um den Satz zu ermitteln. Der Gesamtbetrag ergibt sich, indem die insgesamt zurückgelegte Strecke der jeweiligen Anfrage mit dem Kilometersatz für den ausgewählten Fahrzeugtyp und die Steuerklasse multipliziert wird.
- Für PKW: d x 0,30
- Für Zweiräder: d x 0,20
d = zurückgelegte Strecke in km
Beispiel: Eine 50 km lange Fahrt mit dem PKW → 50 x 0,30 = 15,00 €
Wie wird die Gesamtstrecke berechnet?
Die anfragende Person wählt Start- und Zielpunkt über Google Maps in der Qonto App aus. Um die Strecke zu berechnen, nutzen wir eine Integration mit Google Maps für eine genaue Route. Außerdem können Sie beim Festlegen der Route eine einfache Fahrt in eine Hin- und Rückfahrt umwandeln.
Wie genehmige oder lehne ich eine Fahrtkosten-Anfrage ab?
Wenn ein Teammitglied eine Fahrtkosten-Anfrage einreicht, erhalten Kontoinhaber:innen, Admins und erweiterte Manager:innen mit aktivierten Überweisungsberechtigungen eine E-Mail und eine Push-Benachrichtigung.
💻 Im Web:
- Gehen Sie zu Ausgaben → Spesenabrechnungen → Zu genehmigen
- Wählen Sie die Anfrage aus und klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen
- Geben Sie bei einer Ablehnung einen Grund an, damit die anfragende Person diesen nachvollziehen kann
📱 In der mobilen App:
- Tippen Sie auf Aufgaben und wählen Sie die Fahrtkosten-Anfrage aus
- Wählen Sie die Anfrage aus und klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen
- Geben Sie bei einer Ablehnung einen Grund an, damit die anfragende Person diesen nachvollziehen kann
Nach der Genehmigung erhält die anfragende Person eine Echtzeitüberweisung auf ihre IBAN. Ausstehende Anfragen können Sie auch über den Bereich Aufgaben verwalten.
☝️ Eine Sammelgenehmigung von Fahrtkosten-Anfragen ist derzeit nicht möglich.
Kann ich einen Genehmigungsablauf für Fahrtkosten-Anfragen einrichten?
Ja – Sie können einen mehrstufigen Genehmigungsablauf einrichten, um die Kontrolle über die Erstattungsbeträge zu behalten. Dies gilt für Fahrtkosten-Anfragen sowie alle anderen Arten von Rückerstattungen.
Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie hier: Wie lassen sich Genehmigungsworkflows für Überweisungen, Erstattungen und Zahlungsanforderungen für Lieferantenrechnungen anpassen?
Wie kann ich den Status meiner Anfrage einsehen?
Den Status Ihrer Anfrage können Sie im Bereich Aufgaben einsehen. Wenn eine Erstattungsanfrage genehmigt wird, erhalten Sie eine sofortige Erstattungsüberweisung auf die von Ihnen angegebene IBAN. Wenn eine Anfrage abgelehnt wird, erhalten Sie eine E-Mail und eine Benachrichtigung mit einer Begründung Ihres Admins oder Ihrer erweiterten Manager:in. Sie können diese Informationen einsehen, indem Sie auf die Anfrage klicken.