Erfassen und erstatten Sie geschäftlich bedingte Fahrten direkt in Qonto 🚀. Ganz ohne manuelle Berechnungen. Nutzt ein Teammitglied sein privates Fahrzeug für eine Geschäftsfahrt, kann es eine Fahrtkostenanfrage einreichen und erhält nach der Genehmigung eine Echtzeitüberweisung auf seine persönliche IBAN.
Die Funktion ist im Essential Plan, Business Plan und Enterprise Plan verfügbar (kein Add-on erforderlich) für Unternehmen mit Sitz in Frankreich, Deutschland und Spanien. Sie ist sowohl auf 💻 Web als auch auf 📱 Mobilgeräten verfügbar.
Wer kann die Fahrtkostenerstattung nutzen?
Der Zugriff auf diese Funktion hängt von der Rolle des Nutzers ab:
- Anfrage einreichen: Kontoinhaber, Admins, Manager und Mitarbeiter
- Anfrage genehmigen oder ablehnen: Kontoinhaber, Admins und Manager mit aktivierten Überweisungsberechtigungen
☝️ Nutzer mit der Rolle Buchhalter können keine Fahrtkostenanfragen einreichen, genehmigen oder ablehnen.
Kontoinhaber, Admins und Manager mit Überweisungsberechtigungen können auch ihre eigenen Fahrtkostenanfragen genehmigen und erstatten – dabei gelten dieselben Schritte wie für jeden anderen Genehmiger.
Was benötige ich, um eine Fahrtkostenanfrage einzureichen?
- Start und Ziel Ihrer Fahrt
💡 Sie können Ihre Route über Google Maps in unserer App auswählen. Die Entfernung zwischen den beiden Punkten wird automatisch berechnet, und Sie können die Fahrt auch in eine Rundfahrt umwandeln. - Fahrzeugtyp und Steuerklasse: Die Steuerklasse Ihres Fahrzeugs finden Sie in Ihrem Fahrzeugschein.
💡 Der Rückerstattungsbetrag wird automatisch anhand der angegebenen Standorte und Fahrzeugdaten berechnet – Sie können ihn nicht manuell hinzufügen oder bearbeiten. - Zweck der Fahrt: Geben Sie zusätzlichen Kontext zu Ihrer Ausgabe für Ihren Admin oder Manager an.
- Ihre persönliche IBAN: Sie können sie bei der Einreichung angeben oder vorab in Ihrem Profil speichern.
💡 Ihre IBAN wird in Ihrem Profil gespeichert und kann dort direkt hinzugefügt oder aktualisiert werden.
Wie reiche ich eine Fahrtkostenanfrage ein?
Am 💻 Computer
- Gehen Sie zu Ausgaben > Spesenabrechnungen und klicken Sie auf Spesenabrechnung erstellen
- Wählen Sie Fahrtkosten hinzufügen
- Legen Sie Ihre Route über Google Maps fest, bestätigen Sie sie, geben Sie anschließend den Zweck der Fahrt an und fügen Sie sie der Spesenabrechnung hinzu
- Prüfen Sie Ihre Spesenabrechnung, geben Sie Ihre IBAN an und reichen Sie sie ein
In der 📱 App
- Menü → Spesenabrechnungen und klicken Sie auf Spesenabrechnung erstellen
- Wählen Sie Fahrtkosten hinzufügen
- Legen Sie Ihre Route über Google Maps fest, bestätigen Sie sie, geben Sie anschließend den Zweck der Fahrt an und fügen Sie sie der Spesenabrechnung hinzu
- Prüfen Sie Ihre Spesenabrechnung, geben Sie Ihre IBAN an und reichen Sie sie ein
Nach der Einreichung können Sie den Status Ihrer Anfrage im Bereich Spesenabrechnungen verfolgen. Bei Genehmigung erhalten Sie eine Echtzeitüberweisung auf Ihre IBAN. Bei Ablehnung erhalten Sie eine E-Mail- und In-App-Benachrichtigung mit der Begründung.
Wie wird der Rückerstattungsbetrag berechnet?
Der Rückerstattungsbetrag wird automatisch von Qonto berechnet, basierend auf der offiziellen französischen Kilometerpauschale (barème kilométrique), die jährlich von der französischen Finanzverwaltung veröffentlicht wird. Der angewendete Satz richtet sich nach der Steuerklasse Ihres Fahrzeugs und der insgesamt gefahrenen Entfernung.
💡 Sie können den Rückerstattungsbetrag nicht manuell eingeben oder bearbeiten – er wird automatisch anhand der von Ihnen angegebenen Fahrtdetails und Fahrzeuginformationen berechnet.
Wie wird die Gesamtentfernung berechnet?
Sie wählen Start und Ziel über Google Maps in der Qonto App aus. Zur Berechnung der Entfernung nutzen wir eine Integration mit Google Maps, um eine genaue Route zu erhalten. Sie können eine einfache Fahrt bei der Festlegung Ihrer Route auch in eine Rundfahrt umwandeln.
Wie genehmige oder lehne ich eine Fahrtkostenanfrage ab?
Wenn ein Teammitglied eine Fahrtkostenanfrage einreicht, erhalten Kontoinhaber, Admins und Manager mit aktivierten Überweisungsberechtigungen eine E-Mail- und Push-Benachrichtigung.
Am 💻 Computer
- Gehen Sie zu Aufgaben > Zu genehmigen
- Wählen Sie die Anfrage aus und klicken Sie auf Genehmigen, Änderungen anfordern oder Ablehnen
- Wenn Sie Änderungen anfordern oder ablehnen, geben Sie einen Grund an, damit die Person, die die Anfrage gestellt hat, nachvollziehen kann, warum
In der 📱 App
- Tippen Sie auf Aufgaben > Zu genehmigen
- Wählen Sie die Anfrage aus und klicken Sie auf Genehmigen, Änderungen anfordern oder Ablehnen
- Wenn Sie Änderungen anfordern oder ablehnen, geben Sie einen Grund an, damit die Person, die die Anfrage gestellt hat, nachvollziehen kann, warum
Nach der Genehmigung erhält die Person, die die Anfrage gestellt hat, eine Echtzeitüberweisung auf ihre IBAN. Sie können ausstehende Anfragen auch im Bereich Spesenabrechnungen verwalten
Kann ich einen Genehmigungsablauf für Fahrtkostenanfragen einrichten?
Ja. Sie können einen mehrstufigen Genehmigungsablauf einrichten, um die Kontrolle über Spesenabrechnungsanfragen insgesamt zu behalten. Weitere Informationen finden Sie in diesem FAQ.
Wie kann ich den Status meiner Anfrage einsehen?
Sie können den Status Ihrer Anfrage im Bereich Anfragen einsehen. Wird eine Rückerstattungsanfrage genehmigt, erhalten Sie eine Echtzeitüberweisung der Rückerstattung auf die ausgewählte IBAN. Wird eine Anfrage abgelehnt, erhalten Sie eine E-Mail und eine Benachrichtigung mit einer Begründung von Ihrem Admin oder Manager. Sie können dies einsehen, indem Sie auf die Anfrage klicken.