Um die Kontrolle bei der Delegation von Teamausgaben und Rechnungszahlungen zu behalten, können Sie mehrschichtige Genehmigungsworkflows verwenden, um die Kontrolle über große Erstattungs- oder Zahlungsbeträge mit konfigurierbaren Genehmigungen zu behalten.
Diese Funktion ist für Sie nützlich, wenn Sie Aufgaben wie Erstattungsanträge und Rechnungszahlungen delegieren müssen und dabei sicherstellen wollen, dass Ihr Unternehmen ohne Risiko von Überausgaben wachsen und Ihre Ausgabenrichtlinien anwenden kann.
Diese Funktion ist über die Add-ons Account Payable und Expense & Spend Management verfügbar.
Welche Rollen können es einrichten?
Die Rollen Owner und Admin können einen Workflow-Genehmigungsprozess nur in der Web-App anpassen.
Die Rollen Employee, Accountant und Manager (ohne Überweisungs- und/oder Erstattungsberechtigungen) können Überweisungsanträge zur Genehmigung stellen.
Manager mit Überweisungs- oder/und Erstattungsberechtigung können Anträge zur Genehmigung senden.
Wie passt man einen Genehmigungsworkflow an?
Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um die Ausgaben und Zahlungen Ihres Unternehmens durch einen strukturierten Genehmigungsworkflow effektiv zu verwalten und zu kontrollieren und sicherzustellen, dass große Ausgaben ordnungsgemäß überwacht werden.
- Gehen Sie von Ihrem Computer zu Einstellungen: navigieren Sie zum Bereich Tools-Anpassung und klicken Sie auf Genehmigungsworkflows.
- Workflow auswählen und bearbeiten: wählen Sie den Genehmigungsworkflow aus, den Sie bearbeiten möchten, entweder Überweisungsantrag, Erstattung oder Lieferantenrechnungen, und klicken Sie dann auf Workflow bearbeiten.
- Workflow-Regeln festlegen: definieren Sie die Regeln des Workflows, indem Sie zunächst den Auslöser (Antragsteller, Betrag oder Lieferant) festlegen und dann die Rollen/Person(en) angeben, die die Anträge genehmigen und die endgültige Zahlung vornehmen können.
- Workflow zuweisen: der Workflow wird allen Benutzern zugewiesen, die einen Antrag gestellt haben (Mitarbeiter, Manager und Buchhalter ohne Überweisungs- oder Erstattungsberechtigungen).
💡 Für französische Unternehmen gelten die Genehmigungsregeln auch für Kilometergeld.
👉 Bitte beachten: Wenn Sie einen Betragsbereich für Lieferantenrechnungen festlegen möchten, müssen Sie zwei Regeln für den Start- und Endbetrag einrichten. Außerdem dürfen sich die Regeln nicht widersprechen.
Beispiel: Um eine Regel für den Betragsbereich zwischen 0 € und 500 € festzulegen, erstellen Sie zunächst eine Regel für alle Lieferantenrechnungen, die größer als 0 € sind, gefolgt von einer zweiten Regel für alle Rechnungen, die größer als 500 € sind.
| ✅ Was kann ich tun? | ❌ Was kann ich nicht tun? |
| Genehmigungsregeln für spezifische Anträge erstellen (Überweisungen, Erstattungen oder Lieferantenrechnungen) | Sie können keine anderen Anträge genehmigen (Mehrfachüberweisung, virtuelle Karte, Sofortkarte) |
| Mehrere Ebenen von Genehmigungen einrichten | Sie können nicht mehr als einen Genehmigungs-Workflow pro Kategorie erstellen |
| Genehmigungsregeln für bestimmte Lieferanten oder Antragsteller einrichten | kombinierte Bedingungen werden nicht unterstützt |
| Regeln für Lieferantenrechnungen basierend auf Betrag (Schwelle oder Bereich) | Benutzerdefinierte Benachrichtigungen können nicht erstellt werden |
| Verwendung mehrerer Parameter | Es gibt keinen speziellen Genehmigungs-Workflow für Kilometergeld |