Um die Kontrolle bei der Delegation von Teamausgaben und Rechnungszahlungen zu behalten, können Sie mehrschichtige Genehmigungsworkflows und eine Vier-Augen-Prinzip-Richtlinie verwenden, um die Kontrolle über große Erstattungs- oder Zahlungsbeträge mit konfigurierbaren Genehmigungen zu behalten.
Diese Funktion ist für Sie nützlich, wenn Sie Aufgaben wie Erstattungsanträge und Rechnungszahlungen delegieren müssen und dabei sicherstellen wollen, dass Ihr Unternehmen ohne Risiko von Überausgaben wachsen und Ihre Ausgabenrichtlinien anwenden kann.
Diese Funktion ist über die Add-ons Accounts Payable und Expense & Spend Management verfügbar.
Welche Rollen können es einrichten?
Die Rollen Owner und Admin können einen Workflow-Genehmigungsprozess nur in der Web-App anpassen.
Die Rollen Employee, Accountant und Manager (ohne Überweisungs- und/oder Erstattungsberechtigungen) können Überweisungsanträge zur Genehmigung stellen.
Manager mit Überweisungs- oder/und Erstattungsberechtigung können Anträge zur Genehmigung senden.
Wie passt man einen Genehmigungsworkflow an?
Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um die Ausgaben und Zahlungen Ihres Unternehmens durch einen strukturierten Genehmigungsworkflow effektiv zu verwalten und zu kontrollieren und sicherzustellen, dass große Ausgaben ordnungsgemäß überwacht werden.
- Gehen Sie von Ihrem Computer zu Einstellungen: navigieren Sie zum Bereich Tools-Anpassung und klicken Sie auf Genehmigungsworkflows.
- Workflow auswählen und bearbeiten: wählen Sie den Genehmigungsworkflow aus, den Sie bearbeiten möchten, entweder Überweisungsantrag, Erstattung oder Lieferantenrechnungen, und klicken Sie dann auf Workflow bearbeiten.
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Workflow-Regeln festlegen: Definieren Sie die Regeln des Workflows, indem Sie zunächst den Auslöser (Anforderer, Betrag oder Lieferant) festlegen, dann die Rollen/Personen angeben, die die Anforderung prüfen und genehmigen können (Geschäftsprüfung), und schließlich festlegen, wer die Zahlung ausführen darf (Überweisungsautorisierung).
- Diese beiden Schritte können unabhängig voneinander konfiguriert werden und müssen, sofern das Vier-Augen-Prinzip aktiviert ist, von verschiedenen Personen durchgeführt werden
- Workflow zuweisen: der Workflow wird allen Benutzern zugewiesen, die einen Antrag gestellt haben (Mitarbeiter, Manager und Buchhalter ohne Überweisungs- oder Erstattungsberechtigungen).
- Einen Betragsbereich für die Zahlung von Lieferantenrechnungen festlegen: Richten Sie zwei Regeln für den Start- und Endbetrag ein. Diese Regeln dürfen sich nicht widersprechen. Beispiel: Um einen Betragsbereich zwischen 0 € und 500 € festzulegen, können Sie zunächst eine Genehmigungsregel für ein bestimmtes Mitglied oder eine bestimmte Rolle für alle Lieferantenrechnungen über 0 € erstellen, gefolgt von einer zweiten Regel für alle Rechnungen über 500 €.
💡 Für französische Unternehmen gelten die Genehmigungsregeln auch für Kilometergeld.
Wie richtet man das 4-Augen-Prinzip (doppelte Freigabe) ein?
Das 4-Augen-Prinzip fügt eine verpflichtende zweite Freigabe hinzu, bevor eine Zahlung ausgeführt wird. Es funktioniert zusätzlich zu eurem Freigabe-Workflow und stellt sicher, dass die Person, die eine Zahlung vorbereitet, sie niemals selbst ausführen kann.
So aktivierst du es:
- Gehe am Computer zu Einstellungen, dann zu Tool-Anpassung und klicke auf Freigabe-Workflows.
- Wähle den Workflow aus, auf den du die Richtlinie anwenden möchtest (Überweisungsanfrage, Rückerstattung oder Lieferantenrechnung).
- Weise in den Workflow-Regeln einer Person oder Rolle den Schritt Freigabe zu.
- Beim Festlegen des Schritts Ausführung steht dieselbe Person oder Rolle nicht mehr zur Auswahl — das ist das 4-Augen-Prinzip in Aktion.
Sobald diese Regel aktiv ist, gilt sie für alle Nutzer — einschließlich Owner und Admins. Sie kann von niemandem umgangen werden.
💡 Diese Richtlinie ist verfügbar für Überweisungen, Lieferantenrechnungen und Spesenabrechnungen.
💡 Für weitere Details zum 4-Augen-Prinzip siehe unsere entsprechende FAQ.
| ✅ Was kann ich tun? | ❌ Was kann ich nicht tun? |
| Genehmigungsregeln für spezifische Anträge erstellen (Überweisungen, Erstattungen oder Lieferantenrechnungen) | Sie können keine anderen Anträge genehmigen (Mehrfachüberweisung, virtuelle Karte, Sofortkarte) |
| Mehrere Ebenen von Genehmigungen einrichten | Sie können nicht mehr als einen Genehmigungs-Workflow pro Kategorie erstellen |
| Genehmigungsregeln für bestimmte Lieferanten oder Antragsteller einrichten | Benutzerdefinierte Benachrichtigungen können nicht erstellt werden |
| Regeln für Lieferantenrechnungen basierend auf Betrag (Schwelle oder Bereich) | Es gibt keinen speziellen Genehmigungsworkflow für Fahrtkostenabrechnungen |
| Verwendung mehrerer Parameter | Die Person, die eine Zahlung vorbereitet, darf nicht dieselbe Person sein, die sie ausführt (Vier-Augen-Prinzip) |