Zur optimalen Verwaltung Ihrer elektronischen Belege können Sie uns Ihre Rechnungen und Quittungen direkt per E-Mail an eine individuelle Qonto Adresse weiterleiten. Wir verknüpfen sie automatisch mit den entsprechenden Transaktionen in Ihrer App. So müssen Sie sie nicht manuell zu Ihrem Konto hinzufügen.
☝️ Diese Funktion ist für alle Pläne sowie ausschließlich für ausgehende Zahlungen verfügbar.
Und Ihre Papierbelege? Diese können Sie direkt über die Qonto App digitalisieren und, seit Dezember 2020, von Qonto beweiskräftig beglaubigen und speichern lassen. Lesen Sie mehr dazu in diesem Artikel.
Wie funktioniert's?
Wenn Sie eine Rechnung oder Quittung von einem Lieferanten erhalten, können Sie diese über Ihre individuelle Qonto E-Mail-Adresse an Ihr Konto weiterleiten. Diese finden Sie auch in Ihrer Qonto Web App unter Einstellungen > Personalisierte Tools > Einreichung von Belegen.
☝️ Wichtig: Achten Sie darauf, diese Dokumente von der E-Mail-Adresse zu senden, die Sie in Qonto verwenden, da eine externe Adresse nicht erkannt wird.
Unser Algorithmus erfasst die Informationen automatisch und verknüpft den Beleg mit der entsprechenden Transaktion. Er erscheint dann wie von Zauberhand in Ihrer Qonto App!
Wenn Sie einen Beleg im Textteil einer E-Mail und nicht als Anhang erhalten (wie es z. B. bei Uber der Fall ist), wandeln wir ihn in ein PDF um und verknüpfen ihn mit der Transaktion.
Belege und Rechnungen automatisch über Gmail an Qonto weiterleiten
Wann immer Sie Quittungen und Rechnungen in Ihrem Gmail-Konto erhalten, können diese automatisch an Qonto weitergeleitet werden, um einen manuellen Import zu vermeiden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Gmail-zu-Qonto-Automatisierung einrichten können.
Unser Algorithmus erfasst die Informationen automatisch und verknüpft den Beleg mit der entsprechenden Transaktion. Er erscheint dann wie von Zauberhand in Ihrer Qonto App!
Wenn Sie einen Beleg im Textteil einer E-Mail und nicht als Anhang erhalten (wie es z. B. bei Uber der Fall ist), wandeln wir ihn in ein PDF um und verknüpfen ihn mit der Transaktion.
Kann ich eine externe oder allgemeine E-Mail-Adresse für die Verwaltung von Rechnungen und Quittungen verwenden?
Ja, das ist möglich. Zusätzlich können so auch Ihre Mitarbeiter ihre Belege weiterleiten, auch wenn sie keine Qonto-Mitglieder sind!
So richten Sie es ein:
- E-Mail-Adresse auf die Whitelist setzen: Fügen Sie in den App-Einstellungen die gewünschte E-Mail-Adresse hinzu. Nach der Freigabe erkennt unser System diese Adresse, und alle von dort gesendeten Belege werden automatisch verarbeitet.
- Automatische Weiterleitung: Richten Sie eine automatische Weiterleitung von der externen E-Mail-Adresse an Ihre dedizierte Qonto-Weiterleitungsadresse ein. So können Ihre Mitarbeiter ihre Belege an die von Ihnen festgelegte E-Mail-Adresse senden, die diese dann automatisch an Ihre Qonto-Weiterleitungsadresse weiterleitet. Erfahren Sie mehr über die Einrichtung der Gmail-zu-Qonto-Automatisierung.
Diese Funktion ermöglicht eine flexible und effiziente Verarbeitung aller relevanten Finanzunterlagen, unabhängig von der Absender-E-Mail-Adresse.
☝️ Hinweis: Sie können nur eine E-Mail-Adresse gleichzeitig auf die Whitelist setzen.
Wie gehe ich vor, nachdem ich einen Beleg per E-Mail an Qonto übermittelt habe?
Nachdem wir Ihren Beleg per E-Mail erhalten haben, gibt es drei mögliche Fälle:
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In den meisten Fällen sind wir sicher, dass der Beleg mit der entsprechenden Transaktion verknüpft ist. Wir senden Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zu Ihrer Qonto App, in der Sie Änderungen vornehmen können, wenn Sie dies wünschen.
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Wenn wir uns nicht sicher sind, zu welcher Transaktion der Beleg gehört, machen wir Ihnen Vorschläge für passende Transaktionen. Klicken Sie einfach auf den angegebenen Link, um die richtige Transaktion auszuwählen. Beleg-Vorschläge werden unter Transaktionen auf Qonto angezeigt.
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Wenn wir keine mit dem Beleg verknüpfte Transaktion finden können, informieren wir Sie per E-Mail. In diesem Fall können Sie entweder:
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den Beleg abrufen und der richtigen Transaktion aus dem Bereich Lieferantenrechnung manuell zuordnen
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Dokument dann über den Transaktionsbereich manuell der richtigen Transaktion hinzufügen, falls eine solche bereits existiert.
💡Gut zu wissen: Wenn Sie eine Rechnung erhalten, bevor die Transaktion abgeschlossen ist, können Sie uns das Dokument trotzdem übermitteln. Wir werden es automatisch mit der Transaktion verknüpfen, sobald diese abgeschlossen ist.