Für eine optimierte Verwaltung von digitalen Belegen und Lieferantenrechnungen können Sie diese direkt per E-Mail an Qonto weiterleiten. Wir ordnen sie automatisch den entsprechenden Transaktionen zu, wenn möglich, sodass Sie sie nicht mehr manuell hinzufügen müssen.
Diese intelligente Weiterleitung stellt sicher, dass Ihre Dokumente genau dorthin gelangen, wo sie hingehören, und macht Ihren Arbeitsablauf sauberer und organisierter.
☝️ Diese Funktion ist für alle Tarife und nur für ausgehende Zahlungen verfügbar.
Was ist mit Papierbelegen? Wenn sie nach Dezember 2020 in Ihre Qonto-Anwendung hochgeladen wurden, können sie mit demselben rechtlichen Wert wie Ihre digitalisierten Belege gespeichert und zertifiziert werden. Lesen Sie diesen Artikel um mehr zu erfahren.
Wie funktioniert es?
Wenn ein Lieferant Ihnen eine Rechnung oder einen Beleg per E-Mail sendet, können Sie diese direkt an die eindeutigen Qonto-E-Mail-Adressen Ihres Unternehmens weiterleiten.
Sie finden diese Adresse in Ihrer Qonto-Webanwendung unter Einstellungen > Dokumentenweiterleitung.
Sie haben zwei E-Mail-Adressen für die Weiterleitung von Dokumenten zur Verfügung:
- Eine zum Weiterleiten von Belegen, die mit Transaktionen abgeglichen werden sollen (Format: receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com).
- Verwendung für: Belege und Ausgabendokumente, die mit bestehenden Transaktionen abgeglichen werden sollen
- Wo es hingeht: Automatisch mit der entsprechenden Transaktion abgeglichen, wenn möglich, oder im Bereich Dokumentenprüfung, wo wir mögliche passende Transaktionen vorschlagen
- Am besten für: Tägliche Belege, Spesenabrechnungen, Transaktionsbegründungen
- Eine für zu zahlende Rechnungen (Format: pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com)
- Verwendung für: Lieferantenrechnungen, die bezahlt werden müssen
- Wo es hingeht: Direkt in Ihren Bereich Lieferantenrechnungen, bereit für die Zahlungsabwicklung
- Am besten für: Zu zahlende Rechnungen, Lieferantenrechnungen, Zahlungsanfragen
- Schneller Zugriff: Sie finden diese E-Mail-Adresse auch direkt in Ihrem Bereich Lieferantenrechnungen
Unser Algorithmus erkennt diese Informationen automatisch und ordnet den Beleg der entsprechenden Transaktion zu. Er erscheint dann wie von Zauberhand in Ihrer Qonto-Anwendung! Als zusätzlicher Bonus wird die Mehrwertsteuer erkannt und automatisch auf die Transaktion in Qonto angewendet 😉
Für Belege, die im E-Mail-Text statt als Anhang enthalten sind (zum Beispiel ein Uber-Beleg), konvertieren wir ihn in ein PDF und verknüpfen ihn mit der Transaktion.
Belege und Rechnungen automatisch über Gmail an Qonto weiterleiten
Wann immer Sie Belege und Rechnungen in Ihrem Gmail-Konto erhalten, können sie automatisch an Qonto weitergeleitet werden, um den manuellen Import zu vermeiden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Gmail-zu-Qonto-Automatisierung einrichten.
Unser Algorithmus erkennt diese Informationen automatisch und ordnet den Beleg der entsprechenden Transaktion zu. Er erscheint dann wie von Zauberhand in Ihrer Qonto-Anwendung! Als zusätzlicher Bonus wird die Mehrwertsteuer erkannt und automatisch auf die Transaktion in Qonto angewendet 😉
Für Belege, die im E-Mail-Text statt als Anhang enthalten sind (zum Beispiel ein Uber-Beleg), konvertieren wir ihn in ein PDF und verknüpfen ihn mit der Transaktion.
Welche Schritte folgen, nachdem ich einen Beleg per E-Mail an Qonto übermittelt habe?
Wenn Sie einen Beleg an receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com weiterleiten:
- Qonto analysiert das Dokument und extrahiert wichtige Informationen (Betrag, Datum, Anbieter, etc.)
- Automatischer Abgleich:
- Wenn wir eine eindeutige Übereinstimmung mit einer bestehenden Transaktion finden, wird der Beleg automatisch angehängt
- Sie sehen ihn mit der entsprechenden Zahlung in Ihrem Transaktionsverlauf verknüpft
- Manuelle Überprüfung (falls erforderlich):
- Wenn Zweifel über die Übereinstimmung bestehen, geht der Beleg in Ihren Bereich Dokumentenprüfung
- Wir schlagen mögliche passende Transaktionen zur Überprüfung vor
- Sie können die richtige Transaktion auswählen oder manuell suchen, um den Abgleich abzuschließen
💡 Dieser intelligente Abgleich stellt sicher, dass Belege immer bei der richtigen Transaktion landen, während Sie bei Bedarf die Kontrolle behalten.
Hinweis: Wenn eine Rechnung weitergeleitet wird, bevor die Transaktion abgeschlossen ist, können Sie uns das Dokument trotzdem weiterleiten. Wir werden es automatisch mit der Transaktion verknüpfen, sobald diese abgeschlossen ist.
Welche Schritte folgen, nachdem ich eine Rechnung per E-Mail an Qonto übermittelt habe?
Wenn Sie eine Rechnung an pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com weiterleiten:
- Qonto verarbeitet die Rechnung und extrahiert Zahlungsdetails (Betrag, Lieferant, Fälligkeitsdatum, etc.)
- Rechnung erscheint in Lieferantenrechnungen:
- Die Rechnung landet direkt in Ihrem Bereich Lieferantenrechnungen, bereit für Maßnahmen
- Alle extrahierten Informationen sind für Sie vorausgefüllt
- Maßnahmen ergreifen:
- Sofort bezahlen - Die Zahlung sofort abwickeln
- Zahlung planen - Ein zukünftiges Zahlungsdatum festlegen (nützlich für die Verwaltung von Fälligkeitsdaten)
- Zahlungsanfrage erstellen - Genehmigung vor der Zahlung anfordern
💡 Ihre Rechnungen sind in Sekunden organisiert und zahlungsbereit, mit voller Flexibilität bei Timing und Genehmigungsworkflows.