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Wie funktioniert der Abschnitt Lieferantenrechnungen?

  • Aktualisiert

Automatisieren Sie die Bearbeitung Ihrer Belege und vereinfachen Sie die Bezahlung Ihrer Lieferanten.

Mit dem Abschnitt Lieferantenrechnungen können Sie Ihre Lieferantenrechnungen bequem über einen einzigen Tab, den Posteingang, verwalten:

  1. Sammeln Sie Ihre Rechnungen

  2. Fügen Sie Ihre Belege und bezahlten Rechnungen den Transaktionen hinzu (mehr erfahren).

  3. Priorisieren Sie überfällige Rechnungen einfach, überprüfen Sie Details und leisten Sie Zahlungen mit nur wenigen Klicks.

Sobald eine Rechnung abgeglichen oder deren Bezahlung erstellt wurde, entfernt Qonto sie aus Ihrem Posteingang und lässt nur die Rechnungen übrig, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern!

Diese Funktion ist in allen Plänen über mobile und Web-Apps für die folgenden Rollen zugänglich:

  • Eigentümer- und Admin-Rollen.

  • Manager-Rollen mit "Gesamtes Unternehmensumfang" und der Berechtigung "Lieferantenrechnungen hochladen und einrichten". Sie können auch direkte Zahlungen an Lieferanten leisten (innerhalb der Transfergrenzen), wenn sie die Berechtigung "Überweisungen tätigen und genehmigen" haben.

  • Buchhalter im Nur-Anzeige-Modus.

💡 Hinweis: Der Abschnitt Lieferantenrechnungen dient nicht der Bearbeitung von Kundenrechnungen.

Es ist auch möglich, mehrstufige Genehmigungs-Workflows einzurichten, um die Kontrolle über große Beträge zu behalten, die erstattet oder bezahlt werden sollen. Genehmigungs-Workflows sind über die Add-Ons Kreditorenbuchhaltung und Ausgabenmanagement verfügbar. Mehr Informationen über Genehmigungs-Workflows finden Sie hier.

Wie funktioniert es?

So greifen Sie auf den Abschnitt Lieferantenrechnungen zu:

  1. Gehen Sie zum Abschnitt Rechnungen:

    1. Wählen Sie in der Web-App das Rechnungen-Symbol im Navigationsmenü aus.

    2. Klicken Sie in der mobilen App auf Plus in der unteren rechten Ecke.

  2. Wählen Sie den Abschnitt Lieferantenrechnung.

Am oberen Bildschirmrand können Sie Einblicke in den Gesamtbetrag von:

  • Rechnungen in Ihrem Posteingang

  • Rechnungen in der Warteschleife

  • Rechnungen, für die eine geplante Zahlung vorliegt

  • Rechnungen, die in den letzten 30 Tagen bezahlt wurden.

Rechnungen sammeln:

Sammeln Sie alle Ihre Rechnungen, ob bezahlt oder unbezahlte, in Ihrem Posteingang:

  • Verwenden Sie die Schaltfläche Rechnungen hochladen im Abschnitt Lieferantenrechnungen oder ziehen Sie Ihre Dokumente direkt in die Mitte des Import-Tabs in der Web-App.

  • Aus Ihrem E-Mail-Postfach, indem Sie Ihre Weiterleitungs-E-Mail-Adresse verwenden.

  • Von Google Drive oder Dropbox.

  • Indem Sie die Rechnung in Transaktionsanhängen synchronisieren

💡 Hinweis: Rechnungen und Belege, die manuell zu Transaktionen aus Ihrer Historie hinzugefügt werden, erscheinen nicht im Abschnitt Lieferantenrechnungen.

Rechnungen bezahlen oder abgleichen:

  1. Bereits bezahlte Rechnungen:

    • Qonto gleicht Belege und bezahlte Rechnungen automatisch mit der richtigen Transaktion ab und verschiebt die Rechnung von Alle Rechnungen in den Abgeschlossen-Tab des Abschnitts Lieferantenrechnungen.

    • Wenn wir die Rechnung nicht mit der relevanten Transaktion abgleichen konnten, gehen Sie zum Abschnitt Lieferantenrechnungen und klicken Sie auf "..." neben der Rechnung, die Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie dann auf Als bezahlt markieren, um die Rechnung manuell der relevanten Transaktion zuzuordnen.

    • Sie können auch entscheiden, die Rechnung nicht mit einer Transaktion abzugleichen, wenn Sie die Rechnung keiner zuordnen möchten.

    💡 Im Abschnitt Transaktionen können Sie auch nach Rechnungen suchen, indem Sie die Option Auf Qonto finden verwenden.

  2. Unbezahlte Rechnungen:

  • Für importierte Rechnungen im Abschnitt Lieferantenrechnungen, klicken Sie auf die Rechnung, um:

    • Bearbeiten Sie die Zahlungsdetails.

    • Zahlen Sie entweder mit einer klassischen SEPA-Überweisung, einer internationalen Überweisung, einer geplanten SEPA-Überweisung oder einer Sofortüberweisung. Berechtigte Kunden können auch von Pay-Later-Optionen profitieren, um ihre Rechnungszahlung zu finanzieren.

  • Sobald der Transfer erstellt wurde, verschiebt Qonto die Rechnung bei einer Sofortüberweisung in den Abgeschlossen-Tab oder in den Geplante Zahlungen-Tab für andere Überweisungstypen. Bei Letzteren wird die Rechnung in den Abgeschlossen-Tab verschoben, sobald der Transfer ausgeführt wurde.

  • Qonto ordnet die Rechnung automatisch der entsprechenden Transaktion im Abschnitt Geschäftskonto > Transaktionen zu.

  • Sie können auch Ihren Überweisungsnachweis herunterladen, sobald dieser ausgeführt wurde.

Ihr Lieferanten-rechnungen-Bereich erlaubt es Ihnen nicht, Sammelüberweisungen zu tätigen, mit Karte zu bezahlen oder Ihre SEPA-Lastschriften einzurichten.

Schauen Sie sich 👉 diesen Artikel an, um zu erfahren, wie Manager die Funktion Lieferantenrechnungen nutzen können.

Gutschriften mit einer Rechnung abgleichen

  • Qonto gleicht die Gutschrift automatisch mit der richtigen Transaktion ab und verschiebt das Dokument vom Tab 'Alle Rechnungen' in den Tab 'Abgeschlossen' im Abschnitt Lieferantenrechnungen, wenn wir die richtige Transaktion selbst erkennen können.
  • Wenn die Gutschrift nicht automatisch der relevanten Transaktion zugeordnet wurde, gehen Sie zum Abschnitt Lieferantenrechnungen, klicken Sie auf '...' neben der Zeile, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann 'Transaktion abgleichen', um die Gutschrift manuell der relevanten Transaktion zuzuordnen.
  • Sie können auch entscheiden, die Gutschrift nicht mit einer Transaktion abzugleichen, wenn Sie das Dokument keiner zuordnen möchten.

Zahlung stornieren oder verschieben:

Um eine geplante Überweisung über den Abschnitt Lieferantenrechnungen zu stornieren:

  1. Überprüfen Sie den Überweisungsstatus, um sicherzustellen, dass sie noch nicht ausgeführt wurde. (Erfahren Sie mehr über Ausführungsdaten von Überweisungen hier).

  2. Gehen Sie in der Web-App zum Abschnitt Geschäftskonto im Navigationsmenü, dann navigieren Sie zu Transaktionen oder Überweisungen. In der mobilen App gehen Sie zum Abschnitt Historie oder Überweisungen. Wählen Sie die gewünschte Überweisung aus und klicken Sie unten links auf Überweisung stornieren.

Wenn Sie die Überweisung aus dem Abschnitt Lieferantenrechnungen initiiert haben und sie storniert, abgelehnt oder zurückgrufen wurde, kehrt die Rechnung in Ihren Posteingang zurück.

Eine Rechnung löschen:

Um eine Rechnung zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte "..." auf der Rechnung oder wählen Sie die Rechnung aus und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol 🗑️ in der oberen rechten Ecke.

Eine Gutschrift löschen

Um eine Gutschrift zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte "..." auf der Gutschrift oder wählen Sie die Rechnung aus und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol 🗑️ in der oberen rechten Ecke.

Eine Rechnung finden:

Sie können Rechnungen nach Lieferant, Zahlungsstatus und Alarmstatus über die Dropdown-Menüs oben auf der Seite filtern.

Sie können auch die Suchleiste verwenden, um eine Textsuche nach Lieferantenname oder Rechnungsnummer durchzuführen.

Klicken Sie auf eine der Spaltenüberschriften, wie Lieferant, Status oder Fälligkeitsdatum, um die Rechnungen nach dieser Spalte zu sortieren.

Eine Gutschrift finden

Im Abschnitt Lieferantenrechnungen klicken Sie auf den Tab 'Alle Rechnungen' und dann auf die Spaltenüberschrift 'Betrag' oben rechts, um die Gutschriften zuerst anzuzeigen.

Duplikate vermeiden:

Um zu verhindern, dass dieselbe Lieferantenrechnung zweimal bezahlt wird, erscheint bei der Importierung Ihrer Rechnung eine Benachrichtigung, wenn unser System einen möglichen Duplikat vermutet.

In diesem Fall können Sie auf Rechnungen überprüfen in der Benachrichtigung klicken. Ein Bildschirm zeigt dann die importierte Rechnung zusammen mit möglichen Duplikaten an.

Sie können dann entscheiden, ob Sie sie behalten oder löschen möchten.

Verwalten Sie Ihre Lieferantenliste

Sie können Ihre Lieferanten ganz einfach im Abschnitt Lieferantenliste bearbeiten oder löschen.

  1. Im Abschnitt Rechnungen unter Lieferanten, klicken Sie auf Lieferantenliste
  2. Finden Sie Ihren Lieferanten und klicken Sie darauf, eine Spalte öffnet sich rechts
  3. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf den Stift zum Bearbeiten oder auf den Papierkorb, um zu löschen

☝️ Gut zu wissen: Sie können die IBAN nicht aus der Lieferantenliste ändern. Um dies zu tun, müssen Sie zum Überweisungsbereich gehen, siehe Wie fügt man einen Begünstigten hinzu, bearbeitet oder löscht ihn (SEPA-Überweisungsbegünstigter)?