Automatisieren Sie die Erfassung Ihrer Lieferantenrechnungen, bezahlen Sie Ihre Lieferanten mit nur wenigen Klicks und gleichen Sie Ihre Dokumente mit Transaktionen ab – alles in einem zentralen Bereich. Sobald eine Rechnung einer Transaktion zugeordnet oder die Zahlung eingeleitet wurde, entfernt Qonto sie automatisch von Ihrer Warteliste, sodass nur noch die Dokumente verbleiben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Diese Funktion ist in allen Tarifen verfügbar, über die Web- 💻 und Mobile-Apps 📱, für Kontoinhaber, Admins, Manager (mit Zugriffsberechtigung auf den Bereich und dem Umfang „Gesamtes Unternehmen") und Buchhalter (nur Lesezugriff).
⚠️ Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf diesen Bereich. Der Bereich Lieferantenrechnungen ist vom Bereich Kundenrechnungen getrennt: Er kann nicht für die Bearbeitung von Rechnungen verwendet werden, die Sie an Ihre eigenen Kunden ausstellen.
Wie greife ich auf diesen Bereich zu?
In der Web-App 💻: Gehen Sie im Navigationsmenü zu Rechnungen -> Lieferantenrechnungen.
In der Mobile-App 📱: Tippen Sie unten rechts auf Mehr und wählen Sie dann Rechnungen Lieferantenrechnungen.
Oben auf Ihrem Bildschirm bietet Ihnen ein Dashboard eine Echtzeit-Übersicht über:
- Rechnungen in Ihrem Posteingang (zur Bearbeitung ausstehend)
- Rechnungen, für die eine Zahlung geplant ist
- In den letzten 30 Tagen beglichene Rechnungen
Sie können auch mehrstufige Genehmigungsworkflows einrichten, um die Kontrolle über hohe Beträge zu behalten.
Bis das neue Packaging im Oktober 2026 live geht, bleiben mehrstufige Genehmigungs-Workflows über die aktuell berechtigten Add-ons verfügbar. Ab Oktober 2026 werden benutzerdefinierte Genehmigungs-Workflows über Team Spend Controls verfügbar sein.
Wie erfasse ich meine Rechnungen?
Von Ihrem Computer aus: Verwenden Sie die Schaltfläche Rechnung hinzufügen oder ziehen Sie sie per Drag-and-drop direkt in den Bereich.
Über Google Drive oder Dropbox
Über die Gmail-Integration
Per Weiterleitungs-E-Mail-Adresse – je nach Anwendungsfall stehen zwei Adressen zur Verfügung:
- [pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com](mailto:pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com) → für zu bezahlende Rechnungen: erscheint im Tab Zu bezahlen.
- [receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com](mailto:receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com) → für zuzuordnende Belege: Qonto versucht automatisch, sie zuzuordnen.
- Bei Erfolg → Aufgaben Dokumentenprüfung Erledigt. Bei Misserfolg → Aufgaben Dokumentenprüfung Zu bearbeiten.
⚠️ Ihre zwei personalisierten E-Mail-Adressen finden Sie direkt im Bereich Lieferantenrechnungen in den Weiterleitungseinstellungen.
Durch die Synchronisierung von Anhängen aus Ihren Transaktionen.
Bereich „Dokumentenprüfung": Seit September 2025 werden alle per E-Mail importierten Dokumente automatisch in vier Typen kategorisiert: Rechnung, Beleg, Gutschrift und Sonstiges.
Sie können nach Typ filtern, um Ihre Dokumente schneller zu bearbeiten. Zugänglich:
- Im Basic-Tarif: direkt im linken Navigationsmenü
- In Smart und höheren Tarifen: über Aufgaben Dokumentenprüfung
Rechnungen und Belege, die manuell zu Ihren Transaktionen unter Geschäftskonto Transaktionen hinzugefügt wurden, erscheinen nicht in Ihrem Bereich Lieferantenrechnungen.
Wie bezahle und ordne ich meine Rechnungen zu?
Klicken Sie im Tab Zu bezahlen auf eine Rechnung, um die automatisch extrahierten Informationen anzuzeigen.
Bitte überprüfen Sie, ob alle Angaben korrekt sind, bevor Sie fortfahren, z. B. Name des Lieferanten, IBAN oder SWIFT/BIC, Betrag, Währung und Verwendungszweck.
Als bezahlt markieren: Wenn die Rechnung bereits beglichen wurde, wählen Sie die entsprechende Transaktion aus Qontos automatischen Vorschlägen aus, suchen Sie sie manuell über die Suchleiste oder klicken Sie auf Ohne Transaktion fortfahren, wenn die Zahlung außerhalb von Qonto getätigt wurde.
💡 Im Bereich Transaktionen können Sie auch mithilfe der Option Auf Qonto suchen nach Rechnungen suchen.
Wenn Sie eine Rechnung im Bereich „Lieferantenrechnungen“ bezahlen, leitet Qonto Sie anhand der Rechnungsdaten automatisch zum entsprechenden Überweisungsablauf weiter: SEPA, wenn die Zahlung für SEPA geeignet ist, oder internationale Überweisung/SWIFT, wenn eine internationale Überweisung erforderlich ist. Die verfügbaren Rechnungsdaten werden, soweit möglich, automatisch ausgefüllt. Je nach Überweisungsart und Eignung stehen möglicherweise Optionen für Sofort- oder terminierte Überweisungen zur Verfügung.
GiroCode scannen (DE & AT, nur mobil): Wenn Ihre Rechnung einen EPC-QR-Code (GiroCode) enthält, können Sie diesen über die 📱 mobile App scannen, um das Überweisungsformular automatisch auszufüllen. Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck werden dabei automatisch übernommen.
👉 Weitere Informationen finden Sie unter: Wie bezahle ich eine Lieferantenrechnung durch das Scannen eines GiroCodes?
💡 Berechtigte Kunden können auch die Option Ratenzahlung nutzen, um die Zahlung ihrer Rechnungen zu finanzieren.
Sammelzahlungen: Wählen Sie mehrere unbezahlte Rechnungen aus, indem Sie die entsprechenden Kästchen ankreuzen, klicken Sie auf Bezahlen, prüfen Sie die konsolidierte Übersicht und bestätigen Sie alle Zahlungen in einem einzigen Schritt. Qonto ordnet jede Rechnung automatisch der entsprechenden Transaktion zu.
Sammelzahlungen sind in den Team-Plänen verfügbar.
⚠️ Sie können außerhalb des Bereichs Lieferantenrechnungen keine Sammelüberweisungen durchführen, per Karte bezahlen oder SEPA-Lastschriften einrichten.
Um eine bestehende Zuordnung aufzuheben, suchen Sie die Rechnung im Tab Abgeschlossen, öffnen Sie sie und klicken Sie auf X, um die verknüpfte Transaktion zu entfernen.
Bei Lieferantengutschriften ordnet Qonto die Gutschrift automatisch der entsprechenden Transaktion zu und verschiebt sie in den Tab Abgeschlossen. Wenn keine automatische Zuordnung erfolgt, klicken Sie auf „..." neben der Zeile und wählen Sie Transaktion zuordnen.
Wie verwalte und organisiere ich meine Rechnungen?
Suche und Filter: Filtern Sie Ihre Rechnungen nach Lieferant, Fälligkeitsdatum (überfällig oder bevorstehend), Duplikaten, nicht als Rechnungen erkannten Dokumenten oder fehlenden Angaben. Verwenden Sie die Suchleiste, um nach Lieferantenname oder Rechnungsnummer zu suchen. Klicken Sie auf Spaltenüberschriften (Lieferant, Status, Fälligkeitsdatum), um zu sortieren.
Duplikate vermeiden: Beim Import markiert Qonto automatisch potenzielle Duplikate. Klicken Sie in der Benachrichtigung auf Ihre Rechnungen prüfen, um Dokumente zu vergleichen und zu entscheiden, ob Sie diese behalten oder löschen möchten.
Rechnung löschen: Klicken Sie auf das 🗑-Symbol oben rechts in der Rechnung, um sie aus jedem Tab zu löschen. ⚠️ Das Löschen ist nicht möglich, wenn eine Zahlung geplant ist oder eine automatische Rechnung bereits erstellt wurde. Stornieren Sie zuerst die geplante Zahlung.
Lieferanten verwalten: Suchen, bearbeiten oder archivieren Sie Ihre Lieferanten unter Lieferantenrechnungen Lieferantenliste. Klicken Sie auf einen Lieferanten, um sein Profil zu öffnen und auf die Optionen Bearbeiten oder Archivieren zuzugreifen.
Was soll ich tun, wenn ich ein Problem habe?
Ich möchte eine Zahlungsaufforderung als Lieferantenrechnung hinzufügen.
Zahlungsaufforderungen werden von unserem System nicht als Rechnungen erkannt. Führen Sie zunächst die entsprechende Überweisung durch und fügen Sie dann die Zahlungsaufforderung manuell als Begleitdokument zur Transaktion unter Geschäftskonto Transaktionen hinzu.
Meine Rechnung ist in einer von Qonto nicht unterstützten Währung ausgestellt.
Eine Direktzahlung über den Bereich „Lieferantenrechnungen“ ist nicht möglich, wenn die Rechnungswährung von Qonto nicht unterstützt wird. Bitten Sie Ihren Lieferanten um eine Rechnung in einer von Qonto unterstützten Währung und führen Sie anschließend den entsprechenden Überweisungsvorgang durch. Die Liste der akzeptierten Währungen finden Sie in diesem Artikel.