Automatisieren Sie die Erfassung Ihrer Lieferantenrechnungen, bezahlen Sie Ihre Lieferanten mit wenigen Klicks, und gleichen Sie Ihre Dokumente mit Transaktionen ab – alles von einem zentralen Bereich aus. Sobald eine Rechnung einer Transaktion zugeordnet wurde oder ihre Zahlung eingeleitet wurde, entfernt Qonto sie automatisch aus Ihrer Warteliste, sodass nur die Dokumente übrig bleiben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Diese Funktion ist auf allen Preisplänen verfügbar, über die Web-💻 und die mobile 📱 App, für Kontoinhaber:innen, Admins und Manager:innen (mit Zugriffsrecht auf den Bereich und dem Berechtigungsumfang „Gesamtes Unternehmen") sowie für Buchhalter:innen (Lesezugriff).
⚠️ Mitarbeiter:innen haben keinen Zugriff auf diesen Bereich. Der Bereich Lieferantenrechnungen ist getrennt vom Bereich Kundenrechnungen: Er kann nicht verwendet werden, um Rechnungen zu bearbeiten, die Sie an Ihre eigenen Kund:innen ausstellen.
Wie greife ich auf diesen Bereich zu?
In der Web-App 💻: Gehen Sie im Navigationsmenü zu Rechnungen > Lieferantenrechnungen.
In der mobilen App 📱: Tippen Sie unten rechts auf Mehr und wählen Sie dann Rechnungen > Lieferantenrechnungen.
Oben auf Ihrem Bildschirm gibt Ihnen ein Dashboard einen Echtzeit-Überblick über:
- Rechnungen in Ihrem Posteingang (in Bearbeitung)
- Rechnungen, für die eine Zahlung geplant ist
- Rechnungen, die in den letzten 30 Tagen bezahlt wurden
Sie können außerdem mehrstufige Genehmigungsabläufe einrichten, um bei größeren Beträgen die Kontrolle zu behalten.
Bis zur Einführung des neuen Pakets im Oktober 2026 bleiben mehrstufige Genehmigungsabläufe über die aktuell berechtigten Add-ons verfügbar. Ab Oktober 2026 stehen individuelle Genehmigungsabläufe über Team Spend Controls zur Verfügung.
Wie erfasse ich meine Rechnungen?
Von Ihrem Computer aus: Nutzen Sie die Schaltfläche Rechnung hinzufügen oder ziehen Sie die Datei direkt per Drag & Drop in den Bereich.
Über Google Drive oder Dropbox
Über die Gmail-Integration
Per Weiterleitungs-E-Mail-Adresse — je nach Anwendungsfall stehen zwei Adressen zur Verfügung:
- pay-xxx-xxx@inbox.qonto.com → für zu bezahlende Rechnungen : erscheint im Tab Zu bezahlen.
- receipts-xxx-xxx@inbox.qonto.com → für zuzuordnende Belege: Qonto versucht automatisch, sie zuzuordnen.
- Bei Erfolg → Aufgaben > Dokumentenprüfung > Gelöst. Bei Nichterfolg → Aufgaben > Dokumentenprüfung > Zu bearbeiten.
☝️ Sie finden Ihre beiden persönlichen E-Mail-Adressen direkt im Bereich Lieferantenrechnungen in den Weiterleitungseinstellungen. Nutzen Sie diese Adressen, um Anhänge aus Ihren Transaktionen automatisch zu synchronisieren.
Bereich „Dokumentenprüfung": Seit September 2025 werden alle per E-Mail importierten Dokumente automatisch in vier Typen kategorisiert: Rechnung, Beleg, Stornorechnung und Sonstiges.
Sie können nach Typ filtern, um Ihre Dokumente schneller zu bearbeiten. Verfügbar:
- Im Basic Plan : direkt im linken Navigationsmenü
- Im Smart Plan und höheren Plänen: über Aufgaben > Dokumentenprüfung
Rechnungen und Belege, die manuell über Geschäftskonto > Transaktionen zu Ihren Transaktionen hinzugefügt wurden, erscheinen nicht in Ihrem Bereich Lieferantenrechnungen.
Wie bezahle und ordne ich meine Rechnungen zu?
Klicken Sie im Tab Zu bezahlen auf eine Rechnung, um die automatisch extrahierten Informationen anzuzeigen.
Überprüfen Sie vor dem Fortfahren, ob die Angaben korrekt sind, etwa Lieferantenname, IBAN oder SWIFT/BIC, Betrag, Währung und Zahlungsreferenz.
Als bezahlt markieren: Wenn die Rechnung bereits beglichen wurde, wählen Sie die entsprechende Transaktion aus den automatischen Vorschlägen von Qonto aus, suchen Sie sie manuell über die Suchleiste, oder klicken Sie auf Ohne Transaktion fortfahren, wenn die Zahlung außerhalb von Qonto erfolgt ist.
💡 Im Bereich Transaktionen können Sie Rechnungen auch über die Option Bei Qonto suchen finden.
Wenn Sie eine Rechnung im Bereich Lieferantenrechnungen bezahlen, leitet Qonto Sie automatisch zum passenden Überweisungsvorgang weiter basierend auf den Rechnungsdetails: SEPA, wenn die Zahlung für SEPA geeignet ist, oder internationale/SWIFT-Überweisung, wenn eine internationale Überweisung erforderlich ist. Die verfügbaren Rechnungsdetails werden wo möglich automatisch ausgefüllt. Optionen für Echtzeit- oder geplante Überweisungen können je nach Überweisungsart und Berechtigung verfügbar sein.
GiroCode scannen (DE + AT, nur mobil): Wenn Ihre Rechnung einen EPC-QR-Code (GiroCode) enthält, können Sie ihn über die 📱 mobile App scannen, um das Überweisungsformular automatisch vorauszufüllen — Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck werden für Sie eingetragen.
👉 Weitere Informationen finden Sie unter Wie bezahle ich eine Lieferantenrechnung durch Scannen eines GiroCodes?
💡 Berechtigte Kund:innen können außerdem die Option Ratenzahlung nutzen, um die Zahlung ihrer Rechnungen zu finanzieren.
Sammelzahlungen: Wählen Sie mehrere unbezahlte Rechnungen aus, indem Sie die entsprechenden Kästchen ankreuzen, klicken Sie auf Bezahlen, prüfen Sie die zusammengefasste Übersicht und bestätigen Sie alle Zahlungen in einem einzigen Schritt. Qonto ordnet jede Rechnung automatisch der entsprechenden Transaktion zu.
Sammelzahlungen sind in Team-Plänen verfügbar.
⚠️ Sie können außerhalb des Bereichs Lieferantenrechnungen keine Sammelüberweisungen tätigen, nicht per Karte bezahlen oder SEPA-Lastschriften einrichten.
Um eine bestehende Zuordnung aufzuheben, suchen Sie die Rechnung im Tab Abgeschlossen, öffnen Sie sie und klicken Sie auf X, um die verknüpfte Transaktion zu entfernen.
Bei Lieferanten-Stornorechnungen ordnet Qonto die Stornorechnung automatisch der entsprechenden Transaktion zu und verschiebt sie in den Tab Abgeschlossen. Erfolgt keine automatische Zuordnung, klicken Sie auf „..." neben der Zeile und wählen Sie Transaktion zuordnen.
Wie verwalte und organisiere ich meine Rechnungen?
Suche und Filter: Filtern Sie Ihre Rechnungen nach Lieferant, Fälligkeitsdatum (überfällig oder anstehend), Duplikaten, Dokumenten, die nicht als Rechnungen erkannt wurden, oder fehlenden Angaben. Nutzen Sie die Suchleiste, um nach Lieferantennamen oder Rechnungsnummer zu suchen. Klicken Sie auf die Spaltenüberschriften (Lieferant, Status, Fälligkeitsdatum), um zu sortieren.
Duplikate vermeiden: Beim Import markiert Qonto potenzielle Duplikate automatisch. Klicken Sie in der Benachrichtigung auf Rechnungen prüfen, um Dokumente zu vergleichen und zu entscheiden, ob Sie sie behalten oder löschen möchten.
Rechnung löschen: Klicken Sie oben rechts in der Rechnung auf das 🗑-Symbol, um sie aus jedem Tab zu löschen. ⚠️ Eine Löschung ist nicht möglich, wenn eine Zahlung geplant ist oder wenn bereits eine automatisch erstellte Rechnung generiert wurde. Stornieren Sie zunächst die geplante Zahlung.
Ihre Lieferanten verwalten: Unter Lieferantenrechnungen > Lieferantenliste können Sie Ihre Lieferanten suchen, bearbeiten oder archivieren. Klicken Sie auf einen Lieferanten, um dessen Profil zu öffnen und auf die Optionen Bearbeiten oder Archivieren zuzugreifen.
Was soll ich tun, wenn ein Problem auftritt?
Ich möchte einen Zahlungsavis als Lieferantenrechnung hinzufügen.
Zahlungsavise werden von unserem System nicht als Rechnungen erkannt. Führen Sie zunächst die entsprechende Überweisung durch und fügen Sie den Zahlungsavis anschließend manuell als Beleg zur Transaktion unter Geschäftskonto > Transaktionen hinzu.
Meine Rechnung ist in einer Währung ausgestellt, die von Qonto nicht unterstützt wird.
Eine Direktzahlung im Bereich Lieferantenrechnungen ist nicht möglich, wenn die Rechnungswährung von Qonto nicht unterstützt wird. Bitten Sie Ihren Lieferanten um eine Rechnung in einer von Qonto unterstützten Währung und fahren Sie dann mit dem entsprechenden Überweisungsvorgang fort. Die Liste der akzeptierten Währungen finden Sie in diesem Artikel.