Suche

Wie erstelle und verwalte ich Teambudgets auf Qonto?

  • Aktualisiert

Mit der Budgetfunktion können Owner und Admins Ausgabenlimits pro Team festlegen und einen Manager bestimmen, der das jeweilige Budget überwacht ✨. 

Ausgaben werden in Echtzeit erfasst, sobald Teammitglieder Zahlungen vornehmen. So haben Sie jederzeit volle Transparenz über die Teamkosten, ohne dass Zahlungen blockiert werden.

Bis zur Einführung des neuen Angebotspakets im Oktober 2026 ist diese Funktion weiterhin über die aktuellen Add-ons Account Payable und Expense & Spend Management verfügbar. Ab Oktober 2026 ist das Budgetmanagement für Teams im Tarif Essential+ enthalten.

Das Erstellen und Verwalten von Budgets ist nur über die 💻 Web-Version möglich; Manager können ihre zugewiesenen Budgets sowohl in der 💻 Web-Version als auch in der 📱 mobilen App einsehen.

 

Was ist die Budgetfunktion und was kann ich damit tun?

Unter Team-Ausgaben > Budgets können Owner und Admins:

  • Ein Budget erstellen und einem Team zuweisen
  • Mit dem Budget verknüpfte Ausgaben in Echtzeit verfolgen
  • Einen Manager bestimmen, der das Budget überwacht und nachverfolgt

Bevor Sie ein Budget erstellen, beachten Sie bitte Folgendes:

  • Sie können pro Team maximal ein Budget erstellen
  • Budgets können monatlich oder global (für den gesamten Zeitraum) festgelegt werden
  • Ein Budget kann bis zu zwei 12-Monats-Zeiträume umfassen, die sich über Kalenderjahre hinweg überlappen können
  • Budgets können bis zu 12 Monate im Voraus geplant werden

☝️ Das Erreichen oder Überschreiten des Budgetlimits blockiert keine zukünftigen Zahlungen – es löst lediglich eine Benachrichtigung an den zugewiesenen Manager aus.

 

Welche Rolle hat ein Manager bei Budgets?

Als Manager sind Sie dafür verantwortlich, ein bestimmtes Budget zu überwachen, das Ihrem Team von einem Owner oder Admin zugewiesen wurde. Ihre Aufgabe ist es, die Ausgaben im Blick zu behalten, sicherzustellen, dass das Team im Rahmen des Budgets bleibt, und dem Owner oder Admin gegebenenfalls notwendige Anpassungen mitzuteilen.

Sie können Ihre zugewiesenen Budgets einsehen und die Ausgaben in Echtzeit verfolgen, können Budgets jedoch nicht erstellen, bearbeiten oder archivieren – diese Aktionen sind Ownern und Admins vorbehalten.

Welche Rollen gibt es auf Qonto und welche sollte ich zuweisen?

 

Wie greife ich auf den Budgetbereich zu?

Auf 💻 Web:

  1. Gehen Sie zu Team-Ausgaben > Budgets

Auf 📱 Mobile:

  1. Gehen Sie zu Menü
  2. Tippen Sie auf Team-Ausgaben und anschließend auf Budgets

☝️ Manager sehen ausschließlich die Budgets, die ihnen von einem Owner oder Admin zugewiesen wurden.

 

Wie erstelle ich ein Budget?

Nur für Owner und Admins über die 💻 Web-Version verfügbar.

  1. Gehen Sie zu Team-Ausgaben > Budgets
  2. Klicken Sie oben rechts auf Budget erstellen
  3. Wählen Sie ein bestehendes Team aus und weisen Sie einen Manager zu – oder erstellen Sie ein neues Team, indem Sie auf Team erstellen klicken
  4. Legen Sie den Budgetzeitraum fest und geben Sie den Gesamt- oder Monatsbetrag ein
  5. Klicken Sie zur Bestätigung auf Weiter

 

Wie bearbeite ich ein Budget?

Nur für Owner und Admins über die 💻 Web-Version verfügbar.

Sie können den Zeitraum und den Betrag eines Budgets jederzeit aktualisieren.

  1. Gehen Sie zu Team-Ausgaben > Budgets
  2. Klicken Sie auf das Budget und wählen Sie anschließend oben rechts Budget bearbeiten
  3. Wählen Sie einen neuen Zeitraum oder Betrag aus – in diesem Schritt können Sie auch einen neuen Budgetzeitraum hinzufügen
  4. Klicken Sie auf Speichern

☝️ Die Häufigkeit eines Budgets (monatlich ↔ global) kann bei einem bestehenden Budget nicht geändert werden. Um sie zu ändern, archivieren Sie das aktuelle Budget, erstellen Sie ein neues mit der gewünschten Häufigkeit und ordnen Sie bestehende Ausgaben manuell dem neuen Budget zu.

 

Wie archiviere ich ein Budget?

Nur für Owner und Admins über die 💻 Web-Version verfügbar.

  1. Gehen Sie zu Team-Ausgaben > Budgets und klicken Sie auf das Budget
  2. Klicken Sie oben rechts auf Archivieren

⚠️ Das Archivieren ist endgültig – alle mit dem Budget verknüpften Daten können nach der Archivierung nicht wiederhergestellt werden.

 

Wie werden Transaktionen einem Budget zugeordnet?

Sobald für ein Team ein Budget erstellt wurde, werden folgende Transaktionen
automatisch zugeordnet:

  • Kartenzahlungen von Teammitgliedern
  • Von Teammitgliedern veranlasste Überweisungen
  • Von Teammitgliedern eingereichte Anträge auf Spesenerstattung

Jede Transaktion wird dem Budgetzeitraum zugeordnet, in dem sie erfolgreich ausgeführt wurde. Transaktionen können nachträglich auch manuell neu zugeordnet werden.

 

Wie funktioniert die Echtzeit-Budgetverfolgung?

Sobald ein Teammitglied eine Transaktion mit seiner Qonto-Karte oder per Überweisung durchführt, wird die Ausgabe automatisch vom Teambudget abgezogen. Sie können die Transaktionen eines Budgets und den verbleibenden zugewiesenen Betrag einsehen, indem Sie einfach auf das entsprechende Budget im Budgetbereich klicken. Für weitere Details können Sie anschließend nach Zeitraum filtern.

 

Wie ordne ich eine Transaktion manuell einem anderen Budget zu?

  1. Gehen Sie zu Geschäftskonto > Transaktionen
  2. Klicken Sie auf die Transaktion, die Sie neu zuordnen möchten
  3. Gehen Sie in den Transaktionsdetails zum Bereich Budget und wählen Sie das neue Budget aus (oder entfernen Sie die Transaktion aus jedem Budget)
  • Owner und Admins können jede Transaktion jedem Budget zuweisen oder neu zuordnen
  • Manager können Transaktionen nur innerhalb der ihnen zugewiesenen Budgets neu zuordnen

 

Kann ein Manager das Budget anpassen?

Nein – nur Owner und Admins können Budgets erstellen oder anpassen. Wenn Sie der Meinung sind, dass das Budget erhöht oder verringert werden sollte, wenden Sie sich an den zuständigen Owner oder Admin für Finanzen.

 

Was sollte ich tun, wenn mein Team kurz davor steht, das Budget zu überschreiten?

Das Erreichen oder Überschreiten des Budgetlimits blockiert keine zukünftigen Zahlungen, dennoch ist es wichtig, rechtzeitig zu handeln. Besprechen Sie anstehende Ausgaben mit Ihrem Team und legen Sie fest, welche davon notwendig sind. Falls eine Anpassung erforderlich ist, wenden Sie sich an den Owner oder Admin – nur diese können den Budgetbetrag bearbeiten.

 

Wie funktionieren Budget-Benachrichtigungen?

Zugewiesene Budget-Manager erhalten Push- und E-Mail-Benachrichtigungen bei zwei Schwellenwerten:

  • Wenn die Ausgaben 80 % des budgetierten Betrags erreichen
  • Wenn die Ausgaben 100 % des budgetierten Betrags erreichen

Die Benachrichtigungseinstellungen können in den Einstellungen der Qonto-App angepasst werden.