Mit der Budgetfunktion können Kontoinhaber:innen und Admins Ausgabenlimits pro Team festlegen und jedem Budget eine:n Budget-Manager:in zur Betreuung zuweisen.
Ausgaben werden in Echtzeit erfasst, sobald Teammitglieder sie tätigen. So behalten Sie die Teamkosten jederzeit im Blick, ohne dass Zahlungen blockiert werden.
Bis zur Einführung der neuen Paketstruktur im Oktober 2026 ist diese Funktion über die aktuellen Add-ons Lieferantenrechnungen und Team & Kostenmanagement verfügbar. Ab Oktober 2026 ist die Budgetverwaltung für Teams in den Essential+ Plänen enthalten.
Budgets lassen sich nur im 💻 Web erstellen und verwalten; Manager:innen können ihre zugewiesenen Budgets im 💻 Web und in der mobilen 📱 App einsehen.
Wie erstelle ich ein neues Budget?
Unter Ausgaben > Budgets können Kontoinhaber:innen und Admins:
- Ein Budget erstellen und einem Team zuweisen
- Die diesem Budget zugewiesenen Ausgaben in Echtzeit überwachen
- Budget-Manager:innen zuweisen, die das Budget betreuen und nachverfolgen
- Ein Budget jederzeit bearbeiten
- Budgets archivieren
Beachten Sie vor dem Erstellen eines Budgets Folgendes:
- Sie können höchstens ein Budget pro Team erstellen
- Budgets können als monatliches Budget oder als Pauschalbudget (gilt für den gesamten Zeitraum) festgelegt werden
- Ein Budget kann bis zu zwei Budgetzeiträume von je 12 Monaten umfassen, die sich über Kalenderjahre hinweg erstrecken können
- Budgets lassen sich bis zu 12 Monate im Voraus planen
Hinweis: Wenn das Budget erreicht oder überschritten wird, werden künftige Zahlungen nicht blockiert. Die zugewiesenen Budget-Manager:innen erhalten lediglich eine Benachrichtigung.
Welche Rolle spielen Manager:innen bei Budgets?
Als Manager:in sind Sie für ein bestimmtes Budget verantwortlich, das Ihrem Team von Kontoinhaber:innen oder Admins zugewiesen wurde. Ihre Aufgabe ist es, die Ausgaben zu überwachen, darauf zu achten, dass das Team im Rahmen des Budgets bleibt, und Kontoinhaber:innen oder Admins auf nötige Anpassungen hinzuweisen.
Sie können Ihre zugewiesenen Budgets einsehen und die Ausgaben in Echtzeit verfolgen. Budgets erstellen, bearbeiten oder archivieren können Sie jedoch nicht: Diese Aktionen sind Kontoinhaber:innen und Admins vorbehalten.
Weitere Informationen zu den Rollen finden Sie in unserem Artikel Welche Rollen gibt es bei Qonto und welche sollte ich zuweisen?
Wie greife ich auf den Bereich Budgets zu?
Im 💻 Web:
- Gehen Sie zu Ausgaben > Budgets
In der mobilen 📱 App:
- Gehen Sie zu Menü
- Tippen Sie unter Teamausgaben auf Budgets
Hinweis: Manager:innen sehen nur Budgets, die ihnen von Kontoinhaber:innen oder Admins zugewiesen wurden.
Wie erstelle ich ein Budget?
Verfügbar für Kontoinhaber:innen und Admins, nur im Web.
- Gehen Sie zu Ausgaben > Budgets
- Klicken Sie auf Budget erstellen (oben rechts)
- Wählen Sie ein Team aus und weisen Sie optional eine:n oder mehrere der Team-Manager:innen als Budget-Manager:innen zu
- Hinweis: Budget-Manager:innen können Transaktionen dem Budget zuweisen und die Ausgaben überwachen.
- Weitere Informationen zum Erstellen von Teams finden Sie in unserem Artikel Wie kann ich ein Team bei Qonto erstellen und bearbeiten?
- Legen Sie den Budgetzeitraum fest
- Wählen Sie zwischen einem monatlichen Budget und einem Pauschalbudget. Künftig können Sie es bearbeiten und neue Zeiträume hinzufügen
- Legen Sie den Pauschalbetrag oder den Monatsbetrag fest
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Budget erstellen
Wie bearbeite ich ein Budget?
Verfügbar für Kontoinhaber:innen und Admins, nur im Web.
Sie können den Zeitraum und den Betrag eines Budgets jederzeit aktualisieren.
- Gehen Sie zu Ausgaben > Budgets
- Klicken Sie auf das Budget und anschließend auf Budget bearbeiten (oben rechts)
- Wählen Sie einen neuen Zeitraum oder Betrag. In diesem Schritt können Sie auch einen neuen Budgetzeitraum hinzufügen
- Klicken Sie auf Änderungen speichern
Hinweis: Die Budgetart (monatlich ↔ pauschal) lässt sich bei einem bestehenden Budget nicht ändern. Archivieren Sie dazu das aktuelle Budget, erstellen Sie ein neues Budget mit der gewünschten Budgetart und weisen Sie die vorhandenen Ausgaben dem neuen Budget manuell neu zu.
Wie archiviere ich ein Budget?
Verfügbar für Kontoinhaber:innen und Admins, nur im Web.
- Gehen Sie zu Ausgaben > Budgets und klicken Sie auf das Budget
- Klicken Sie auf Budget archivieren (oben rechts)
⚠️ Die Archivierung ist dauerhaft. Alle mit diesem Budget verknüpften Daten können nach der Archivierung nicht wiederhergestellt werden.
Wie werden Transaktionen einem Budget zugewiesen?
Sobald ein Budget für ein Team erstellt wurde, werden folgende Transaktionen
automatisch zugewiesen:
- Kartenzahlungen von Teammitgliedern
- Von Teammitgliedern eingeleitete Überweisungen
- Von Teammitgliedern eingereichte Rückerstattungsanfragen für Ausgaben
Jede Transaktion wird dem Budgetzeitraum zugewiesen, in dem sie erfolgreich abgeschlossen wurde. Transaktionen können auch nachträglich manuell neu zugewiesen werden.
Wie funktioniert die Budgetüberwachung in Echtzeit?
Sobald ein Teammitglied eine Transaktion mit seiner oder ihrer Qonto Karte oder per Überweisung tätigt, wird die Ausgabe automatisch vom Budget des Teams abgezogen. Die Transaktionen eines Budgets und den verbleibenden zugewiesenen Betrag sehen Sie, wenn Sie im Bereich Budgets auf das entsprechende Budget klicken. Für weitere Details können Sie anschließend die einzelnen Zeiträume durchsuchen.
Wie weise ich eine Transaktion manuell einem anderen Budget neu zu?
- Gehen Sie zu Geschäftskonto > Transaktionen
- Klicken Sie auf die Transaktion, die Sie neu zuweisen möchten
- Gehen Sie in den Transaktionsdetails zum Bereich Budget und wählen Sie das neue Budget aus (oder entfernen Sie die Zuweisung zu einem Budget)
- Kontoinhaber:innen und Admins können jede Transaktion jedem beliebigen Budget zuweisen oder neu zuweisen
- Manager:innen können Transaktionen nur innerhalb der ihnen zugewiesenen Budgets neu zuweisen
Können Manager:innen das Budget bearbeiten?
Nein. Nur Kontoinhaber:innen und Admins können Budgets erstellen oder bearbeiten. Wenn Sie der Meinung sind, dass das Budget erhöht oder gesenkt werden sollte, sprechen Sie die Kontoinhaber:innen oder die für die Finanzen zuständigen Admins darauf an.
Was kann ich tun, wenn mein Team kurz davor ist, das Budget zu überschreiten?
Wenn das Budget erreicht oder überschritten wird, werden künftige Zahlungen nicht blockiert. Trotzdem sollten Sie zeitnah handeln. Gehen Sie mit Ihrem Team die anstehenden Ausgaben durch und klären Sie, welche davon notwendig sind. Falls eine Anpassung nötig ist, wenden Sie sich an Kontoinhaber:innen oder Admins, denn nur diese können den Budgetbetrag bearbeiten.
Wie funktionieren Budgetbenachrichtigungen?
Zugewiesene Budget-Manager:innen erhalten Push- und E-Mail-Benachrichtigungen bei zwei Schwellenwerten:
- Wenn die Ausgaben 80 % des Budgetbetrags erreichen
- Wenn die Ausgaben 100 % des Budgetbetrags erreichen
Die Benachrichtigungseinstellungen lassen sich in den Einstellungen der Qonto App anpassen.