Auslagenerstattungen ermöglichen es Teammitgliedern, Erstattungen für alle Geschäftsausgaben einzureichen, die mit privaten Mitteln bezahlt wurden.
Wer kann einen Antrag auf Rückerstattung einreichen?
Kontoinhaber:innen und Admins können sich selbst eine Rückerstattung gewähren, indem sie einen Antrag stellen und diesen selbst genehmigen. In den Tarifen Smart und Premium sind sie die einzigen, die sich selbst eine Rückerstattung gewähren können. Im Basic Tarif ist die Rückerstattung von Ausgaben nicht enthalten.
Essential, Business und Enterprise Tarife:
In den Tarifen Essential, Business und Enterprise können Manager und Mitarbeiter (d. h. alle Mitarbeiter) eine Rückerstattung von Ausgaben beantragen.
Um eine Spesenrückerstattung zu beantragen, gehen Sie zum Abschnitt „Rückerstattungen“, klicken Sie auf „Rückerstattung beantragen“ und reichen Sie Ihren Antrag ein.
Um den Antrag einzureichen, benötigen Sie die Quittung für die Ausgabe. Außerdem müssen Sie den Betrag der Ausgabe und eine Beschreibung angeben und Ihre persönliche IBAN eingeben. Sie können mehrere Mehrwertsteuerzeilen pro Ausgabe hinzufügen, um eine genauere Abrechnung zu erhalten.
Kann ich mehrere MwSt.-Sätze zu einer einzelnen Ausgabe hinzufügen?
Ja! Sie können jetzt mehrere MwSt.-Zeilen pro Ausgabe für eine genauere MwSt.-Berichterstattung hinzufügen.
So funktioniert es:
- Beim Einreichen eines Auslagenerstattungsantrags können Sie mehrere MwSt.-Zeilen mit unterschiedlichen Sätzen für dieselbe Ausgabe hinzufügen
- Prüfende (Kontoinhaber:innen, Admins und Manager:innen mit Überweisungsberechtigung) können die MwSt.-Informationen nach der Einreichung bei Bedarf bearbeiten
💡 Dies ist besonders nützlich für Ausgaben, die Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen enthalten (z. B. Speisen und Getränke mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen oder gemischte Geschäftskäufe)
Wer kann einen Antrag auf Auslagenerstattung genehmigen und ablehnen?
Kontoinhaber:innen, Admins und Manager:innen mit aktivierter Überweisungsberechtigung können einen Auslagenerstattungsantrag bei Qonto genehmigen und ablehnen.
Um einen Auslagenerstattungsantrag zu genehmigen oder abzulehnen, gehen Sie zum Bereich Teamausgaben, klicken Sie auf Erstattungen und genehmigen oder lehnen Sie dann jeden eingereichten Antrag ab.
💡 Für Essential, Business und Enterprise Pläne (mit dem Add-on „Expense & Spend Management" oder „Account Payable") können Sie Erstattungsanträge per Sammelgenehmigung genehmigen oder ablehnen, indem Sie mehrere Anträge in Ihrer App auswählen.
Erfahren Sie mehr über alle Schritte zur Genehmigung und Ablehnung eines Auslagenerstattungsantrags.
💡Um eine Erstattung für eine geschäftliche Kilometerpauschale zu erhalten, können Kontoinhaber:innen, Admins oder Manager:innen mit Überweisungsberechtigungen demselben Verfahren wie oben folgen, indem sie ihre eigenen Einreichungen genehmigen.
❌ Die Rolle Buchhalter:in kann keinen Auslagenerstattungsantrag einreichen, genehmigen oder ablehnen.
Wie werde ich informiert, wenn ein Auslagenerstattungsantrag eingereicht wird?
Kontoinhaber:innen, Admins und Manager:innen mit aktivierter Überweisungsberechtigung erhalten eine E-Mail und eine mobile Benachrichtigung, sobald ein Antrag eingereicht wird.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Benachrichtigungen von Qonto anpassen können.
Derzeit ist es mit dem Auslagenerstattungsantrag nicht möglich:
❌ Einen Genehmigungsworkflow zu erstellen
❌ Erstattungsanträge per Sammelverarbeitung einzureichen
❌ Kilometerpauschalen in Italien, Deutschland oder Spanien zu berechnen
💡Benötigen Sie Unterstützung bei der Aktivierung Ihrer Mitarbeitenden? Kopieren Sie diesen Absatz und teilen Sie ihn mit Ihrem Teammitglied.
Beschleunigen Sie Ihre Auslagenerstattungen. Wenn Sie Ihre Qonto-Karte nicht verwenden können und Ihr eigenes Geld für eine Geschäftsausgabe verwenden, reichen Sie einen Erstattungsantrag ein und verfolgen Sie dessen Status in Echtzeit von überall aus mit der Qonto-App.
Wie verwenden Sie es? 👇
Lesen Sie diesen FAQ-Artikel, um zu erfahren, wie Sie eine Auslagenerstattung einreichen
Lesen Sie diesen FAQ-Artikel, um zu erfahren, wie Sie eine Kilometerpauschalen-Erstattung in Deutschland einreichen
Kann ich Auslagenerstattungsberichte exportieren?
Ja! Kontoinhaber:innen, Admins, Manager:innen mit Überweisungsberechtigung und Buchhalter:innen können Auslagenerstattungsberichte direkt von Qonto exportieren.
Exportoptionen:
- Zeitraum: Wählen Sie einen bestimmten Datumsbereich aus
- Format: Wählen Sie zwischen CSV oder Excel
- Inhalt: Alle Ausgabendetails einschließlich Beträge, Beschreibungen, Mehrfach-MwSt.-Informationen und Validierungsschritte (wer hat wann genehmigt)
- Anhänge: Option zum Einschließen zugehöriger Belege in den Export
So exportieren Sie: Gehen Sie zu Teamausgaben > Erstattungen, klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Exportieren" und wählen Sie Ihre Einstellungen aus.
💡 Sie müssen Anträge nicht mehr vor dem Exportieren der Daten genehmigen – Sie können jetzt ausstehende, genehmigte oder abgelehnte Erstattungsanträge für eine bessere Nachverfolgung und Berichterstattung exportieren.