Auslagenerstattungen ermöglichen es Teammitgliedern, Erstattungen für Unternehmensausgaben zu beantragen, die mit eigenen Mitteln bezahlt wurden.
Wer kann einen Auslagenerstattungsantrag einreichen?
Ab dem Solo Smart Plan können alle Nutzer eine Auslagenerstattung beantragen.
Inhaber und Admins können sich selbst erstatten, indem sie einen Antrag einreichen und diesen selbst genehmigen.
Um eine Auslagenerstattung einzureichen, gehen Sie zu Ausgaben > Spesenabrechnungen > Klicken Sie auf Spesenabrechnungen erstellen und reichen Sie dann Ihren Antrag ein.
Für die Einreichung des Antrags benötigen Sie den/die Beleg(e) der Ausgabe(n). Sie müssen außerdem den Ausgabenbetrag, Datum, Händler und eine Beschreibung angeben. Sie können mehrere MwSt.-Positionen pro Ausgabe hinzufügen, um eine genauere Berichterstattung zu ermöglichen. Beim ersten Mal müssen Sie Ihre persönliche IBAN eingeben, diese wird dann für zukünftige Anträge gespeichert.
Erfahren Sie mehr über alle Schritte zur Einreichung eines Erstattungsantrags.
Kann ich mehrere MwSt.-Sätze zu einer einzelnen Ausgabe hinzufügen?
Ja. Sie können mehrere MwSt.-Positionen pro Ausgabe für eine genauere MwSt.-Berichterstattung hinzufügen.
So funktioniert es:
- Bei der Einreichung eines Auslagenerstattungsantrags können Sie mehrere MwSt.-Positionen mit verschiedenen Sätzen für dieselbe Ausgabe hinzufügen
- Prüfende (Inhaber, Admins und Manager mit Überweisungsberechtigung) können die MwSt.-Informationen nach der Einreichung bei Bedarf bearbeiten
💡 Dies ist besonders nützlich für Ausgaben, die Posten mit verschiedenen Steuersätzen umfassen (z. B. Mahlzeiten und Getränke mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen oder gemischte Geschäftskäufe)
Wer kann einen Auslagenerstattungsantrag genehmigen und ablehnen?
Inhaber, Admins und Manager mit aktivierter Überweisungsberechtigung können einen Auslagenerstattungsantrag bei Qonto genehmigen und ablehnen.
Um einen Auslagenerstattungsantrag zu genehmigen oder abzulehnen, gehen Sie zum Bereich Ausgaben, klicken Sie auf Spesenabrechnungen, und genehmigen oder lehnen Sie dann jeden eingereichten Antrag ab.
Sie können auch mehrere Erstattungsanträge gleichzeitig genehmigen oder ablehnen, indem Sie mehrere Anträge gleichzeitig auswählen.
Erfahren Sie mehr über alle Schritte zur Genehmigung und Ablehnung eines Auslagenerstattungsantrags.
❌ Die Rolle Buchhalter kann keinen Auslagenerstattungsantrag einreichen, genehmigen oder ablehnen.
Wie werde ich informiert, wenn ein Auslagenerstattungsantrag eingereicht wird?
Inhaber, Admins und Manager mit aktivierter Überweisungsberechtigung erhalten eine E-Mail und eine mobile Benachrichtigung, sobald ein Antrag eingereicht wird.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Benachrichtigungen von Qonto anpassen können.
Derzeit ist es bei Spesenabrechnungen nicht möglich:
❌ Erstattungsanträge in großen Mengen einreichen
❌ Kilometererstattung in Italien, Belgien, den Niederlanden, Österreich und Portugal berechnen
💡 Benötigen Sie Unterstützung bei der Aktivierung Ihrer Mitarbeiter? Kopieren Sie diesen Absatz und teilen Sie ihn mit Ihrem Teammitglied.
Beschleunigen Sie Ihre Auslagenerstattungen. Wenn Sie Ihre Qonto-Karte nicht verwenden können und daher eigenes Geld für eine berufliche Ausgabe einsetzen, reichen Sie einen Erstattungsantrag ein und verfolgen Sie dessen Status in Echtzeit von überall mit der Qonto App.
Wie wird es verwendet? 👇
Lesen Sie diesen FAQ-Artikel, um zu erfahren, wie Sie eine Auslagenerstattung einreichen
Lesen Sie diesen FAQ-Artikel, um zu erfahren, wie Sie eine Kilometererstattung in Frankreich, Deutschland und Spanien einreichen
Lesen Sie diesen FAQ-Artikel, um zu erfahren, wie Sie eine Tagegeld-Erstattung in Deutschland einreichen
Kann ich Auslagenerstattungsberichte exportieren?
Inhaber, Admins und Manager mit Überweisungsberechtigung und Buchhalter können Auslagenerstattungsberichte direkt aus Qonto exportieren.
Exportoptionen:
- Zeitraum: Wählen Sie einen bestimmten Datumsbereich
- Format: Wählen Sie zwischen CSV oder Excel
- Inhalt: Alle Ausgabendetails einschließlich Beträge, Beschreibungen, MwSt.-Informationen und Validierungsschritte (wer wann genehmigt hat)
- Anhänge: Option zum Einschließen zugehöriger Belege in den Export
So exportieren Sie: Gehen Sie zu Ausgaben > Spesenabrechnungen, klicken Sie dann auf die Exportschaltfläche und wählen Sie Ihre Einstellungen.
💡 Sie müssen Anträge nicht mehr genehmigen, bevor Sie die Daten exportieren – Sie können jetzt ausstehende, genehmigte oder abgelehnte Erstattungsanträge für eine bessere Nachverfolgung und Berichterstattung exportieren.