Durch die Integration von Qonto mit DATEV können Sie Ihre Buchhaltung vereinfachen und gleichzeitig Zeit und Energie sparen. Unsere Integrationen ermöglichen es Ihnen, Transaktionen, Belege und Rechnungen automatisch zwischen Qonto und DATEV zu synchronisieren, was zeitaufwändige manuelle Aufgaben überflüssig macht.
👉Wichtiger Hinweis: Alle DATEV-Integrationen sind ausschließlich für Kunden mit deutscher IBAN bei Qonto verfügbar.
Wenn Sie Neukunde bei DATEV sind, ist ein Einrichtungstermin empfehlenswert. Terminbuchungen und weitere Informationen sind über https://go.datev.de/partneronboarding-info ersichtlich.
Was sind die Vorteile des Belegbilderservices?
- Automatische Übertragung von Belegen von Qonto zu DATEV Unternehmen Online (DUO)
- Zeitersparnis durch automatische Synchronisierung
🆕 Synchronisation unbezahlter Rechnungen
Seit Mai 2026 ist es möglich, über den DATEV Belegbilderservice auch unbezahlte Ausgangs- und Eingangsrechnungen automatisch mit DATEV zu synchronisieren.
Wozu dient die Synchronisation unbezahlter Rechnungen?
Unternehmer in Deutschland sind berechtigt, die an andere Unternehmer bezahlte Umsatzsteuer (sog. abziehbare Vorsteuer) mit der eingenommenen Umsatzsteuer zu verrechnen. Damit das Finanzamt diesen Vorsteuerabzug anerkennt, müssen die entsprechenden Rechnungen z.B. über DATEV dem Finanzamt vorgelegt werden.
Bisher mussten unbezahlte Rechnungen manuell in DATEV hochgeladen oder an die Steuerberatung weitergeleitet werden. Mit dieser Funktion erfolgt die Übertragung automatisch.
ℹ️ Kein Add‑on erforderlich: Die Synchronisation unbezahlter Rechnungen ist Bestandteil des DATEV Belegbilderservice und erfordert kein zusätzliches Qonto‑Add‑on.
Welche Voraussetzungen müssen für die Einrichtung erfüllt sein?
Voraussetzungen bei Qonto
Alle Nutzer mit der Rolle Kontoinhaber, Administrator oder Buchhalter können die DATEV-Integrationen mit Qonto einrichten.
DATEV Belegbilderservice ist für unsere Pakete Smart, Premium, Essential, Business und Enterprise verfügbar. Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie Ihren aktuellen Tarif ändern können.
Voraussetzungen bei DATEV
- die MyDATEV Mandantenregistrierung inklusive Rechtevergabe und Zugangsmedium und Bestellung von DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen wurden erfolgreich durchgeführt.
- DATEV Belege online ist mit entsprechendem Wirtschaftsjahr ist vorhanden (über die Registrierung bei DATEV)
Wie richte ich den Belegbilderservice ein?
👉Wichtiger Hinweis: Bitte führen SIe zuerst alle notwendigen Schritte auf der DATEV-Seite aus, bevor Sie mit der Einrichtung in Qonto fortfahren.
Einrichtung bei DATEV
- Sie oder Ihre Steuerberatung führen die MyDATEV Mandantenregistrierung inklusive Rechtevergabe und Zugangsmedium und Bestellung von DATEV Unternehmen Online durch.
- DATEV Belege online ist in der Registrierung enthalten. Bitte legen Sie hier das entsprechende Wirtschaftsjahr an
Einrichtung bei Qonto - Verbindung in der Qonto App herstellen
- Gehen Sie zu Integrationen und Vorteile → DATEV Schnittstelle für Belegbilder
- Klicken Sie auf verbinden
- Legen Sie Ihren Authentication name fest
- Authentifizieren Sie sich mit Ihren DATEV-Anmeldedaten
- Aktivieren Sie die Synchronisierung und wählen Sie das Startdatum für die Historie
Die Synchronisierung Ihrer Belege erfolgt nun automatisch täglich um 07:00 Uhr (GMT+1).
Fertig! 🚀 Sie haben nun den Belegbilderservice mit DATEV und Qonto eingerichtet.
Synchronisation unbezahlter Rechnungen aktivieren (optional)
Im gleichen Einrichtungsflow können Sie auswählen, ob neben den Transaktionsanhängen auch unbezahlte Rechnungen mit DATEV synchronisiert werden sollen:
- Unbezahlte Ausgangsrechnungen – von Ihnen erstellte und versendete Rechnungen, die noch offen sind
- Unbezahlte Eingangsrechnungen – Lieferantenrechnungen, die noch nicht beglichen wurden
Sie können beide Optionen unabhängig voneinander aktivieren oder deaktivieren. Die Auswahl kann jederzeit über die Einstellungen der Integration angepasst werden.
ℹ️ Hinweis: Wenn Sie keine Auswahl treffen, werden nur die Transaktionsanhänge wie bisher synchronisiert.
🆕 Für bestehende Nutzer – Einstellungen anpassen (ohne Neuverbindung)
Kunden, die die Integration bereits aktiv haben, können die Einstellungen zur Synchronisation unbezahlter Rechnungen nachträglich anpassen – ohne die Integration trennen und neu verbinden zu müssen.
Der Einstieg ist über die aktive Verbindung im Connect Marketplace möglich: Der Kunde klickt auf die Karte DATEV Belegbilderservice, bei der „Verbunden" angezeigt wird, und erhält dort die Möglichkeit, die Einstellungen anzupassen.
Der Kunde sollte folgende Schritte befolgen:
- In der Qonto Web App zur Integrationsliste navigieren
- Auf die Karte DATEV Belegbilderservice klicken
- Auf „Einstellungen" (Settings) klicken – ein Tray-Flow öffnet sich
- Im Tray-Flow kann der Kunde folgendes anpassen:
- Startdatum der Synchronisation ändern
- Unbezahlte Ausgangsrechnungen aktivieren / deaktivieren
- Unbezahlte Eingangsrechnungen aktivieren / deaktivieren
Sie sehen die zuletzt gespeicherten Einstellungen und können Änderungen vornehmen.
⚠️ Hinweis: Aktuell betrifft das nur den DATEV Belegbilderservice. Änderungen (Startdatum und/oder „unbezahlt“) wirken nicht sofort, sondern werden ab dem Folgetag aktiv (bzw. mit der nächsten Datenübertragung).
Bitte bis zum nächsten Sync (ca. 6:00–10:00 Uhr) abwarten und danach in DATEV prüfen.
Synchronisation unbezahlter Rechnungen – Details
Neben den Transaktionsanhängen können über den DATEV Belegbilderservice auch unbezahlte Ausgangs- und Eingangsrechnungen automatisch an DATEV übertragen werden. Dadurch können die Belege bereits vor der Zahlung in DATEV vorliegen.
Ausgangsrechnungen (Kundenrechnungen)
Sobald eine Ausgangsrechnung in Qonto den Status „Unbezahlt“ erhält, wird sie automatisch an DATEV übertragen.
In DATEV wird sie als offener Posten erfasst.
Ziel‑Ordner in DATEV: AUSGANGSRECHNUNG
Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen)
Eingangsrechnungen werden übertragen, sobald sie in Qonto den Status „Zu zahlen“ erhalten haben.
Dies entspricht dem Zeitpunkt nach der ersten Freigabestufe im Rechnungsgenehmigungsprozess.
Ziel‑Ordner in DATEV: EINGANGSRECHNUNG
Zeitpunkt der Synchronisation
Die Synchronisation unbezahlter Rechnungen erfolgt zum gleichen Zeitpunkt wie die Übertragung von Transaktionsanhängen.
Was passiert, wenn eine bereits übertragene Rechnung bezahlt wird?
Sobald eine unbezahlte Rechnung in Qonto einer Transaktion zugeordnet wird (automatisch oder manuell), greift ein zweistufiger Schutzmechanismus gegen Doppelübertragungen:
Schutz durch Qonto: Qonto prüft anhand der Rechnungs‑ID, ob das Dokument bereits an DATEV übertragen wurde. Wenn ja, wird es nicht erneut gesendet.
Schutz durch DATEV: DATEV lehnt Dateien automatisch ab, wenn bereits ein Beleg mit demselben Dateinamen im System vorhanden ist.
⚠️ Wichtiger Hinweis: Bitte vermeiden Sie manuelle Uploads bereits synchronisierter Rechnungen.
Wenn eine Rechnung manuell heruntergeladen, umbenannt und erneut hochgeladen wird, kann sie als neues Dokument erkannt und doppelt übertragen werden.
✅ Empfehlung: Den Prozess vollständig über Qonto laufen lassen und keine manuellen Eingriffe vornehmen.
Hilfe, meine Belegübertragung funktioniert nicht! Troubleshooting
Nachfolgend finden Sie die Hinweise zu den häufigsten Fehlerquellen.
Die Einrichtung auf DATEV-Seite ist nicht korrekt abgeschlossen. Kontaktieren Sie Ihre Steuerberatung und klären Sie, ob die Registrierung über die myDATEV-Mandantenregistrierung und Buchung von DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen auf Ihr Unternehmen erfolgte. Führen Sie die Registrierung durch und erst dann die Verbindung in Ihrer Qonto App.
Die Zugangsdaten oder das Zugangsmedium sind falsch konfiguriert. Stellen Sie sicher, dass Zugangsdaten wie Beraternummer und Mandantennummer analog der Leistung der Buchführung angelegt und auch so eingegeben wurden.
Belegformat, Größe oder Belegtyp fehlerhaft. Für die bestmögliche Übertragung ist eine Dateigröße unter 500 KB, jedoch maximal 20 MB pro Beleg und das Dateiformat .pdf empfohlen.
Belege doppelt, inkorrekte Daten. Sobald ein Beleg zu DATEV übertragen wurde, lässt sich dieser nicht mehr von Qonto aus ändern. Wenn Sie Belege doppelt übertragen, z.B. durch Umbenennung, gleichzeitige Nutzung des DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 oder Ähnliches erfolgt dies auf eigenes Risiko.
Belege werden nicht übertragen, kommen nicht in DATEV an. Für die ordnungsgemäße Übertragung ist es zwingend notwendig, dass die Belegtypen Rechnungseingang und Rechnungsausgang im DATEV-Programm NICHT umbenannt werden.
Belege fehlen, Zeitraum falsch ausgewählt. Wählen Sie das Startdatum sorgfältig. Belege vor dem Startdatum werden nicht erfasst. Wenn Sie das Startdatum ändern möchten, müssen Sie die Integration in der Qonto App trennen und neu verbinden.
Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die Einrichtung des DATEV Belegbilderservice reibungslos durchzuführen. Er hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Bei weiteren Fragen oder Unklarheiten wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung oder den Qonto Support im Chat in Ihrer App.
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