Wie synchronisiere ich Anhänge mit dem DATEV-Belegbilderservice und Qonto?

• Alle Personen mit der Rolle Kontoinhaber:in, Admin oder Buchhalter:in können die DATEV-Integrationen mit Qonto einrichten. 
• Der DATEV Belegbilderservice ist in den Preisplänen Smart, Premium, Essential, Business und Enterprise verfügbar. Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie Ihren aktuellen Preisplan wechseln.

Voraussetzungen bei DATEV

• Die myDATEV-Mandantenregistrierung inklusive Rechtevergabe und Zugangsmedium sowie die Bestellung des DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen wurden erfolgreich abgeschlossen.
• DATEV Belege online mit dem entsprechenden Wirtschaftsjahr ist verfügbar (über die DATEV-Registrierung).

Wie richte ich den Belegbilderservice bei DATEV ein?

👉 Wichtiger Hinweis: Bitte schließen Sie zuerst alle erforderlichen Schritte auf DATEV-Seite ab, bevor Sie mit der Einrichtung in Qonto fortfahren.

Einrichtung bei DATEV

• Sie oder Ihre Steuerberatung schließen die myDATEV-Mandantenregistrierung inklusive Rechtevergabe und Zugangsmedium sowie die Bestellung von DATEV Unternehmen online ab.
• DATEV Belege online ist in der Registrierung enthalten. Bitte legen Sie dort das entsprechende Wirtschaftsjahr an.

Wie richte ich die DATEV-Verbindung in Qonto ein?

Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Einrichtungsschritte auf DATEV-Seite abgeschlossen haben, bevor Sie beginnen.

1. Öffnen Sie in der Qonto Web-App den Bereich Integrationen und Perks und wählen Sie DATEV Belegbilderservice aus.
2. Klicken Sie auf Verbinden, vergeben Sie einen Namen für die Verbindung und melden Sie sich mit Ihren DATEV-Zugangsdaten an.
3. Wählen Sie das Startdatum der Synchronisierung aus.
4. Legen Sie fest, ob zusätzlich zu den Transaktionsanhängen auch unbezahlte Eingangsrechnungen und/oder unbezahlte Ausgangsrechnungen synchronisiert werden sollen.
5. Ordnen Sie im zweiten Schritt des Einrichtungsvorgangs jede angezeigte Qonto Dokumentkategorie einem der verfügbaren Dokumenttypen in DATEV Unternehmen online zu. Umbenannte oder neu erstellte Dokumenttypen können ebenfalls ausgewählt werden, sofern sie für die jeweilige Kategorie verfügbar sind.
6. Prüfen Sie Ihre Zuordnung und speichern Sie die Einstellungen.

Wenn Sie einen bestimmten Dokumenttyp nicht übertragen möchten, wählen Sie die Option, ihn nicht an DATEV zu senden. Wenn Sie die Synchronisierung unbezahlter Rechnungen nicht aktiviert haben, müssen Sie mindestens eine der beiden Kategorien für Transaktionsanhänge einem DATEV-Dokumenttyp zuordnen.

Ihre Dokumente werden anschließend täglich automatisch synchronisiert.

⚠️ Wenn Sie später einen zugeordneten Dokumenttyp in DATEV umbenennen oder löschen, müssen Sie die Zuordnung auch in den Einstellungen Ihrer Qonto Integration aktualisieren.

Synchronisierung unbezahlter Rechnungen aktivieren (optional)

Im selben Einrichtungsvorgang können Sie festlegen, ob zusätzlich zu den Transaktionsanhängen auch unbezahlte Rechnungen mit DATEV synchronisiert werden sollen:

• Unbezahlte Ausgangsrechnungen: von Ihnen erstellte und gesendete Rechnungen, die noch offen sind
• Unbezahlte Eingangsrechnungen: Lieferantenrechnungen, die noch nicht bezahlt wurden

Sie können beide Optionen unabhängig voneinander aktivieren oder deaktivieren. Die Auswahl lässt sich jederzeit in den Integrationseinstellungen anpassen.

Hinweis: Wenn Sie keine Auswahl treffen, werden nur die Transaktionsanhänge synchronisiert.

Wie ändere ich die Einstellungen einer bestehenden Verbindung?

Sie können Ihre Synchronisierungseinstellungen und die Zuordnung der Dokumenttypen ändern, ohne die Integration zu trennen und erneut zu verbinden.

1. Öffnen Sie die Integrationsliste in der Qonto Web-App.
2. Wählen Sie die Verbindung DATEV Belegbilderservice aus. Sie werden zu Meine Integrationen weitergeleitet, wo sich eine Seitenleiste für die Verbindung öffnet.
3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen.
4. Passen Sie bei Bedarf das Startdatum an und aktivieren oder deaktivieren Sie die Synchronisierung unbezahlter Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
5. Prüfen oder ändern Sie im nächsten Schritt die Zuordnung zu den DATEV-Dokumenttypen.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Beim erneuten Öffnen der Einstellungen oder beim erneuten Verbinden der Integration wird Ihre zuletzt gespeicherte Zuordnung angezeigt. Prüfen Sie die Zuordnung vor dem Speichern, damit sie weiterhin zu den Dokumenttypen in Ihrem DATEV-Konto passt.

💡 Änderungen gelten ab dem nächsten Synchronisierungslauf, in der Regel am folgenden Tag zwischen 6:00 und 10:00 Uhr. Warten Sie, bis dieser Lauf abgeschlossen ist, bevor Sie prüfen, ob die Dokumente in DATEV angekommen sind.

Sie sehen die zuletzt gespeicherten Einstellungen und können Änderungen vornehmen.

Wie funktioniert die Synchronisierung unbezahlter Rechnungen im Detail?

Zusätzlich zu den Transaktionsanhängen können auch unbezahlte Ausgangs- und Eingangsrechnungen automatisch über den DATEV Belegbilderservice an DATEV übertragen werden. So stehen Belege in DATEV bereits vor der Zahlung zur Verfügung.

Was passiert mit meinen Ausgangsrechnungen (Kundenrechnungen)?

Ist die Synchronisierung unbezahlter Ausgangsrechnungen aktiviert, werden Ausgangsrechnungen mit dem Status „Unbezahlt“ in Qonto beim täglichen Synchronisierungslauf übertragen.

• Ziel in DATEV: Der Dokumenttyp, den Sie in den Einstellungen Ihrer Qonto Integration für unbezahlte Ausgangsrechnungen ausgewählt haben.

Was passiert mit meinen Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen)?

Ist die Synchronisierung unbezahlter Eingangsrechnungen aktiviert, werden Eingangsrechnungen mit dem Status „Zu bezahlen“ in Qonto beim täglichen Synchronisierungslauf übertragen. Das entspricht der Phase nach der ersten Genehmigungsstufe im Genehmigungsablauf für Rechnungen.

• Ziel in DATEV: Der Dokumenttyp, den Sie in den Einstellungen Ihrer Qonto Integration für unbezahlte Eingangsrechnungen ausgewählt haben.

Wenn Sie diese Zuordnungen anpassen möchten, können Sie das jederzeit in Ihren Integrationseinstellungen tun, ohne die Integration zu trennen.

Wann erfolgt die Synchronisierung?

Unbezahlte Rechnungen werden gleichzeitig mit den Transaktionsanhängen synchronisiert.

Was passiert, wenn eine bereits übertragene Rechnung bezahlt wird?

Sobald eine unbezahlte Rechnung in Qonto einer Transaktion zugeordnet wird (automatisch oder manuell), greift ein zweistufiger Schutz vor doppelter Übertragung:

Schutz durch Qonto: Qonto prüft anhand der Rechnungs-ID, ob das Dokument bereits an DATEV übertragen wurde. Falls ja, wird es nicht erneut gesendet.

Schutz durch DATEV: DATEV lehnt Dateien automatisch ab, wenn im System bereits ein Beleg mit demselben Dateinamen vorhanden ist.

⚠️ Wichtiger Hinweis: Bitte laden Sie bereits synchronisierte Rechnungen nicht manuell hoch.

Wird eine Rechnung manuell heruntergeladen, umbenannt und erneut hochgeladen, kann sie als neues Dokument erkannt und doppelt übertragen werden.

Empfehlung: Lassen Sie den Vorgang vollständig über Qonto laufen und greifen Sie nicht manuell ein.

Was kann ich tun, wenn meine Belegübertragung nicht funktioniert?

Nachfolgend finden Sie Informationen zu den häufigsten Fehlerquellen. 

Die Einrichtung auf DATEV-Seite ist nicht korrekt abgeschlossen. Wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung und klären Sie, ob für Ihr Unternehmen die Registrierung über die myDATEV-Mandantenregistrierung und die Bestellung des DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen abgeschlossen wurde. Schließen Sie die Registrierung ab und stellen Sie erst danach die Verbindung in Ihrer Qonto App her.

Die Zugangsdaten oder das Zugangsmedium sind falsch eingerichtet. Stellen Sie sicher, dass Zugangsdaten wie Beraternummer und Mandantennummer analog zum Rechnungswesen angelegt und eingetragen sind.

Format, Größe oder Typ des Belegs sind nicht korrekt. Für die bestmögliche Übertragung empfehlen wir eine Dateigröße unter 500 KB (maximal 20 MB pro Beleg) und das Dateiformat .pdf.

Belege sind doppelt vorhanden oder enthalten falsche Daten. Sobald ein Beleg an DATEV übertragen wurde, kann er von Qonto aus nicht mehr geändert werden. Wenn Sie Belege doppelt übertragen, z. B. durch Umbenennen oder durch die gleichzeitige Nutzung des DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 oder ähnlicher Dienste, geschieht dies auf eigenes Risiko.

Was kann ich tun, wenn Belege nicht übertragen werden oder nicht in DATEV ankommen?

Öffnen Sie die Einstellungen des DATEV Belegbilderservice in Qonto und prüfen Sie, ob die betroffenen Dokumenttypen den gewünschten DATEV-Dokumenttypen zugeordnet sind.

Was mache ich, wenn ein zugeordneter Dokumenttyp in DATEV nicht mehr existiert?

Umbenannte und neu erstellte Dokumenttypen in DATEV Unternehmen online werden unterstützt. Die Zuordnung in Qonto muss jedoch immer den Dokumenttypen entsprechen, die in Ihrem DATEV-Konto verfügbar sind. Wenn Sie nach der Einrichtung der Verbindung einen Dokumenttyp in DATEV umbenennen oder löschen, können Dokumente erst wieder korrekt übertragen werden, nachdem Sie die Zuordnung in Qonto aktualisiert haben.

So beheben Sie eine fehlerhafte Zuordnung:

1. Öffnen Sie in der Qonto Web-App die Einstellungen Ihrer bestehenden DATEV-Verbindung.
2. Ändern Sie die betroffene Zuordnung auf einen gültigen, verfügbaren DATEV-Dokumenttyp und speichern Sie Ihre Änderungen.
3. Warten Sie den nächsten Synchronisierungslauf ab und prüfen Sie dann, ob die Dokumente in DATEV angekommen sind.

Wenn Dokumente nach dem nächsten Lauf weiterhin nicht in DATEV erscheinen, prüfen Sie außerdem in den Integrationseinstellungen:

• ob der betroffene Dokumenttyp so eingestellt ist, dass er nicht an DATEV gesendet wird
• ob die Synchronisierung unbezahlter Rechnungen deaktiviert wurde

Belege fehlen: Habe ich das richtige Startdatum ausgewählt?

Belege mit einem Datum vor dem ausgewählten Startdatum werden nicht berücksichtigt. Prüfen Sie das Startdatum in den Einstellungen Ihrer DATEV-Verbindung in Qonto und passen Sie es bei Bedarf an.

Sie müssen die Integration nicht trennen und erneut verbinden, um das Startdatum zu ändern. Die Änderung wird mit dem nächsten Synchronisierungslauf wirksam.

Bei weiteren Fragen oder Unklarheiten wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung oder per Chat in Ihrer App an den Qonto Support.