Wie funktioniert die Qonto x Google Drive Integration?

  • Aktualisiert

Importieren und exportieren Sie Belege von Qonto zu Google Drive. Stimmen Sie Ihre Lieferantenrechnungen automatisch mit Ihren Transaktionen ab.

Qonto bietet zwei verschiedene Verbindungen mit Google Drive an. Je nach Bedarf können Sie:

  1. Exportieren Sie Ihre Belege von Qonto zu Google Drive
    Verfügbar ab dem Smart-Plan und höher.

  2. Importieren Sie Ihre Belege von Google Drive zu Qonto
    Verfügbar für alle Pläne.

Alle Kontoinhaber und Administratoren können diese Integrationen mit Google Drive einrichten.
 

 

 

Wie richte ich die Integrationen ein?

Gehen Sie in der Qonto-Web-App zum Abschnitt Integrationen und Partnerschaften und klicken Sie auf die Google Drive-Integration, die Sie einrichten möchten. Klicken Sie einfach auf Verbinden oben rechts auf der Seite und folgen Sie diesen Schritten:

  • Wählen Sie das Google Drive-Konto aus, das Sie verwenden möchten

  • Sobald Sie eingeloggt sind, autorisieren Sie Qonto, Ihre Daten mit Google Drive zu synchronisieren, indem Sie auf Weiter klicken

    • Nur für Qonto zu Google Drive :

      • wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, ab der Sie mit der Synchronisierung Ihrer Belege beginnen möchten; Sie können ein früheres Datum oder das heutige Datum auswählen

      • klicken Sie auf die Schaltfläche „✓“

  • Klicken Sie schließlich auf Beenden… und Sie sind fertig 🎉

☝️ Gut zu wissen: Sie können mehrere Qonto-Konten mit demselben Google Drive-Konto verbinden.

 

 

1- Qonto →Google Drive

Diese Integration ist für jeden Qonto-Kunden verfügbar, unabhängig von dem Plan, den Sie haben. Alle Kontoinhaber, Administratoren und Buchhalter können diese Integration mit Google Drive einrichten.

 

Wenn Sie Ihre Belege zu Qonto hinzufügen, werden diese automatisch nach Datum auf Ihrem Google Drive-Konto gespeichert und abgelegt, sodass Sie immer ein Backup haben.

  • Vergessen Sie nicht mehr, Ihre Belege zu exportieren: Ihre Belege werden täglich mit Google Drive synchronisiert

  • Einfacher Zugriff auf alle Ihre Dokumente: Ihre Belege werden automatisch nach Datum in einem bestimmten Ordner abgelegt, für alle Ihre aktuellen Konten

  • Sicheres Teilen von Dateien: Bieten Sie flexiblen Zugriff auf bestimmte Dateien und Ordner, je nach Bedarf

Um den vollen Nutzen aus dieser Integration zu ziehen, stellen Sie sicher, dass Ihr Speicherplatz in Google Drive ausreicht, um Ihre Belege zu exportieren. Um Ihre Speicherkapazität zu überprüfen, lesen Sie diese Seite.

 

Wie verwende ich den in meinem Google Drive erstellten Ordner?

Ein Qonto Connect-Ordner wird erstellt und in Unterordner nach aktuellem Konto und Zeitraum unterteilt. Sie können auf diesen Ordner auch zugreifen

im Abschnitt „Hilfreiche Links“, der auf der Google Drive-Seite von Ihrer Qonto-App erstellt wurde.

 

Wann werden meine Belege nach Google Drive exportiert?

Die Belege, die bereits mit Ihrem Qonto-Konto verknüpft sind, werden sofort exportiert, sobald die Integration konfiguriert wurde; alle neuen Belege, die zu Qonto hochgeladen werden, werden automatisch einmal täglich um 23:30 Uhr exportiert. Wenn Sie nach der Konfiguration der Integration ein neues Girokonto in Qonto eröffnen, wird automatisch ein neuer Ordner in Ihrem Speicherplatz erstellt.

 

Was passiert, wenn ich eine Datei oder einen Ordner in meinem Google Drive-Konto lösche?

Wenn Sie eine Datei löschen, wird sie automatisch wieder in Ihr Google Drive-Konto importiert. Wenn Sie jedoch einen Ordner löschen, werden die darin enthaltenen Belege aus Ihrem Google Drive-Konto gelöscht:

  • Alle neuen Belege, die Sie für den spezifischen Zeitraum oder das aktuelle Konto zu Qonto hochladen, werden wie gewohnt exportiert.

  • Um die aus Ihrem Google Drive-Konto gelöschten Dateien wiederherzustellen, müssen Sie die Integration neu konfigurieren.

 

2- Google Drive → Qonto

Alle Kontoinhaber, Administratoren und Buchhalter können diese Integration mit Google Drive einrichten.

 

Die Rechnungen Ihres Lieferanten aus einer dedizierten Google Drive-Datei werden automatisch mit Ihrer Transaktion in Ihrer Qonto-App abgeglichen und angehängt.

  • Behalten Sie Lieferantenrechnungen im Auge: Anzeigen von ausstehenden Rechnungen auf einen Blick. Bereiten Sie sich auf kommende Fristen vor und planen Sie Ihre Zahlungen.

  • Lassen Sie Ihren Buchhalter übernehmen: Sobald bezahlt, werden Ihre Lieferantenrechnungen mit den richtigen Transaktionen abgeglichen. Alles ist bereit für die Überprüfung durch Ihren Buchhalter.

Um mehr über die Funktion zur Lieferantenrechnung zu erfahren, lesen Sie bitte diesen Artikel.

 

Wie verwende ich den in meinem Google Drive erstellten Ordner?

Ein Qonto Connect-Import-Ordner wird erstellt und in vier Unterordner unterteilt:

  • Ein Dropzone-Ordner, in den Sie neue Belege für Ihre Ausgaben ziehen und ablegen können.

  • Ein Processing-Ordner, in dem Belege gespeichert werden, die darauf warten, mit einer Qonto-Transaktion abgeglichen zu werden.

  • Ein Matched-Ordner, in dem Sie Belege finden, die mit einer Qonto-Transaktion abgeglichen wurden.

  • Ein Unsupported-Ordner, in den Dateien größer als 15 MB sowie Dateien, die nicht im JPEG-, PNG- oder PDF-Format vorliegen, abgelegt werden.

Alle drei Stunden werden die Dateien in den Ordnern Dropzone und Processing mit Ihren Qonto-Transaktionen synchronisiert.

 

Welche Dateien können von der Integration verarbeitet werden?

Damit Ihre Lieferantenrechnungen mit den richtigen Qonto-Transaktionen abgeglichen werden: Legen Sie sie in den Dropzone-Ordner. Ihre Dateien müssen folgende Größen- und Formatkriterien erfüllen:

  • Die Größe muss unter 15 MB liegen.

  • Das Format muss entweder JPEG, PNG oder PDF sein.

Nur diejenigen Belege oder Rechnungen, die mit Käufen in Zusammenhang stehen, werden verarbeitet. Von Ihnen ausgestellte Rechnungen werden niemals mit einer Transaktion abgeglichen und verbleiben im Processing-Ordner.

 

☝️ Gut zu wissen: Es ist nicht möglich, mehrere Lieferantenrechnungen mit einer einzigen Transaktion mithilfe der Google Drive → Qonto-Integration abzugleichen. Wenn viele Lieferantenrechnungen für die gleiche Transaktion hochgeladen werden, wird nur eine abgeglichen. Alle zusätzlichen Anhänge verbleiben im Processing-Ordner.

Mehrere Lieferantenrechnungen können in derselben Datei enthalten sein, solange die Dateigröße unter 15 MB liegt.

 

Was passiert, wenn ich eine Datei oder einen Ordner in meinem Google Drive-Konto lösche?

 

Wenn Sie eine Datei in einem der von der Integration erstellten Ordner oder einen der Ordner löschen, kann die Integration nicht ordnungsgemäß funktionieren. Sie müssen die Integration deinstallieren und neu installieren, um sie weiter verwenden zu können. Um die Integration zu deinstallieren, klicken Sie einfach auf Verbunden oben rechts auf der Google Drive-Seite in der Webanwendung und folgen Sie diesen einfachen Schritten:

  • Klicken Sie auf Google Drive → Qonto trennen

  • Klicken Sie erneut auf Google Drive → Qonto trennen

☝️ Gut zu wissen: Diese Aktion beeinträchtigt nicht bereits mit Ihren Qonto-Transaktionen abgeglichene Lieferantenrechnungen.

 

Wie viel meiner Qonto-Kontodaten wird Google Drive zugänglich sein?

Wir werden keine Ihrer Daten ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung mit Google Drive teilen, die Sie jederzeit mit wenigen Klicks widerrufen können, um die Datenfreigabe zu beenden. Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung können wir die ordnungsgemäße Funktion der Integration nicht gewährleisten.