Wie lassen sich Genehmigungsworkflows für Überweisungen, Erstattungen und Zahlungsanforderungen für Lieferantenrechnungen anpassen?

Um die Kontrolle zu behalten, während Sie Teamausgaben und Rechnungszahlungen delegieren, können Sie mehrstufige Genehmigungsabläufe nutzen. Zusätzlich können Sie für jede ausgehende Überweisung ein Vier-Augen-Prinzip einrichten, damit keine Zahlung ausgeführt wird, ohne dass mindestens 2 Personen sie geprüft haben.

Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie Aufgaben wie die Rückerstattung von Spesenabrechnungen und die Zahlung von Rechnungen delegieren möchten, damit Ihr Unternehmen wachsen kann, ohne das Risiko von Überausgaben einzugehen.

Bis das neue Paketangebot im Oktober 2026 verfügbar ist, steht diese Funktion weiterhin über die aktuellen Add-ons Account Payable und Team & Kostenmanagement Plus zur Verfügung. Ab Oktober 2026 sind individuelle Genehmigungsabläufe und das Vier-Augen-Prinzip über das Add-on Team Spend Controls für Team-Preispläne (Essential, Business, Enterprise) verfügbar.

Welche Rollen können das einrichten?

Nur die Rollen Kontoinhaber:in und Admin können Genehmigungsabläufe einrichten, und das ausschließlich in der Web-App.

Die Rollen Mitarbeiter:in, Buchhalter:in und Manager:in (ohne Überweisungs- und/oder Rückerstattungsberechtigung) können Rechnungen hochladen und Spesenabrechnungen sowie Überweisungsanfragen zur Genehmigung einreichen.

Kontoinhaber:in, Admin und Manager:innen mit unternehmensweitem Zugriff und Überweisungsberechtigung können Anfragen genehmigen und bezahlen.

Wie passe ich einen Genehmigungsablauf an?

Gehen Sie wie folgt vor, um die Ausgaben Ihres Unternehmens ordnungsgemäß zu überwachen.

• Gehen Sie an Ihrem Computer zu den Einstellungen: navigieren Sie zum Bereich Toolanpassung und klicken Sie auf Genehmigungsabläufe.
• Workflow auswählen und bearbeiten: Wählen Sie den Genehmigungsablauf aus, den Sie bearbeiten möchten, entweder Überweisungsfreigabe, Lieferantenrechnungen oder Spesenabrechnungen, und klicken Sie dann auf Workflow bearbeiten.

• Workflow-Regeln festlegen: Definieren Sie die Regeln des Workflows, indem Sie zunächst den Auslöser festlegen (angefragt von, Betrag oder Lieferant), anschließend die Rollen bzw. Personen bestimmen, die die Anfrage prüfen und genehmigen können (fachliche Prüfung, gilt für Lieferantenrechnungen und Spesenabrechnungen), und schließlich festlegen, wer die Zahlung ausführen darf (Überweisungsfreigabe).

  💡 Wenn Sie keine Überweisungsfreigabe einrichten, kann jede Person mit Zahlungsberechtigung (Kontoinhaber:in, Admin oder Manager:in) die Zahlung der Lieferantenrechnung oder die Rückerstattung der Spesenabrechnung nach der Genehmigung vornehmen.
  💡 Wenn Sie mehrere Regeln mit unterschiedlichen Auslösern (angefragt von, Betrag) einrichten, werden diese von oben nach unten angewendet. Sie können die Reihenfolge der Regeln per Drag & Drop an die gewünschte Position verschieben.

• Workflow zuweisen: Der Workflow wird allen Nutzer:innen zugewiesen, die eine Anfrage eingereicht haben und die im Genehmigungsablauf festgelegten Bedingungen erfüllen.

Wie richte ich das Vier-Augen-Prinzip ein?

Das Vier-Augen-Prinzip fügt eine verpflichtende zweite Zustimmung hinzu, bevor eine Zahlung ausgeführt wird. Es baut auf Ihrem Genehmigungsablauf auf und stellt sicher, dass die Person, die eine Zahlung vorbereitet, niemals dieselbe Person sein kann, die sie ausführt – dies gilt für alle Rollen.

💡 Nach der Einrichtung gilt es für alle Überweisungen: reguläre und Echtzeit-SEPA-Überweisungen, SEPA-Sammelüberweisungen, internationale Überweisungen sowie die Zahlung von Lieferantenrechnungen oder die Rückerstattung von Spesenabrechnungen.

So aktivieren Sie es:

• Gehen Sie an Ihrem Computer zu den Einstellungen, dann zu Toolanpassung, und klicken Sie auf Genehmigungsabläufe.
• Wählen Sie Überweisungsfreigabe aus und klicken Sie dann auf Workflow bearbeiten.
• Legen Sie in den Workflow-Regeln einen Betragsschwellenwert und/oder einen Auslöser (angefragt von) fest, definieren Sie anschließend optional einen oder mehrere Genehmigungsschritt(e) und zuletzt den verpflichtenden Ausführungsschritt – das ist die Person, die die Überweisung autorisiert.
• Bei der Festlegung des Ausführungsschritts steht dieselbe Person oder Rolle nicht zur Auswahl — so wird das Vier-Augen-Prinzip umgesetzt.

Sobald diese Regel aktiv ist, gilt sie für alle Nutzer:innen — einschließlich Kontoinhaber:innen und Admins.

💡 Tipp: Wenn Sie eine Person von der Richtlinie ausschließen möchten, zum Beispiel den/die Kontoinhaber:in, wählen Sie im Auslöser-Schritt die Regel „angefragt von" aus, klicken Sie auf „ist keine von" und wählen Sie dann den/die Kontoinhaber:in aus.

Nach der Aktivierung erfordert jede Änderung des Vier-Augen-Prinzips die Zustimmung einer weiteren Person mit der Rolle Kontoinhaber:in oder Admin. So wird sichergestellt, dass niemand die Regel durch eine spontane Änderung umgehen kann.

💡 Weitere Details zum Vier-Augen-Prinzip finden Sie in unserem eigenen FAQ-Beitrag: Wie richte ich eine Vier-Augen-Prinzip für Überweisungen ein?