Zentralisieren Sie alle Geschäftsdokumente Ihres Unternehmens und sparen Sie Zeit 🚀 mit dem Bereich Dokumente von Qonto. Ihre zentrale Anlaufstelle, um Dokumente hochzuladen, zu organisieren und wiederzufinden.
Der Bereich Dokumente funktioniert nach einem einfachen dreistufigen Ablauf: Sie legen Dokumente ab, Qonto erkennt automatisch deren Typ und ordnet sie zu, und alles, was nicht automatisch zugeordnet werden konnte, landet in einer kurzen Liste, die Sie schnell bearbeiten können.
Diese Funktion ist auf allen Qonto-Tarifen für alle Nutzer:innen auf 💻 Web verfügbar, über den Menüpunkt Dokumente in der Hauptnavigation.
Wie lade ich Dokumente in meinen Bereich Dokumente hoch?
Sie können auf verschiedenen Wegen zu Ihrem Bereich Dokumente gelangen. Qonto verarbeitet sie alle über denselben Ablauf:
- Direkter Upload: Gehen Sie in der Hauptnavigation zu Dokumente und ziehen Sie Ihre Dateien per Drag & Drop hinein oder klicken Sie, um sie hochzuladen. Sie können bis zu 20 Dateien gleichzeitig hochladen, mit einer maximalen Dateigröße von 15 MB pro Datei.
- Verknüpfung auf der Startseite (auf Mobilgeräten): Nutzen Sie die Verknüpfung, die direkt in Ihrer Qonto-App verfügbar ist.
- Weiterleitung per E-Mail: Leiten Sie Dokumente an Ihre persönliche Qonto-E-Mail-Adresse weiter.
Beim Hochladen gibt es keine Einschränkung hinsichtlich des Dokumenttyps. Rechnungen, Belege, Verträge, Gehaltsabrechnungen und vieles mehr werden akzeptiert.
Nach dem Hochladen übernimmt Qonto im Hintergrund: Es erkennt den Dokumenttyp, klassifiziert ihn, extrahiert die wichtigsten Informationen und ordnet das Dokument automatisch zu. Sie müssen nur bei Dokumenten eingreifen, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten.
Wo kann ich sehen, was mit meinen Dokumenten passiert ist?
Der Tab Aktuell in Ihrem Bereich Dokumente bietet Ihnen einen vollständigen Überblick über alle eingegangenen Dokumente, unabhängig davon, auf welchem Weg sie eingegangen sind.
Für jedes Dokument können Sie Folgendes einsehen:
- Wo es automatisch zugeordnet wurde (z. B. einer Transaktion zugeordnet, an Lieferantenrechnungen gesendet oder in Ihrem Buchhaltungsarchiv gespeichert)
- Ob noch eine Handlung von Ihnen erforderlich ist
Dokumente, die erfolgreich zugeordnet oder abgelegt wurden, sind erledigt und werden als abgeschlossen markiert. Dokumente, bei denen Ihre Eingabe erforderlich ist, erscheinen in einer eigenen Liste „Handlung erforderlich“. Hier sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit fokussieren.
Wie sortiere ich Dokumente, die Qonto nicht automatisch zuordnen konnte?
Wenn Qonto nicht automatisch bestimmen kann, was mit einem Dokument geschehen soll, erscheint es in Ihrer Liste „Handlung erforderlich“ mit einem vorgeschlagenen nächsten Schritt.
Je nach Dokument werden Sie gegebenenfalls gebeten:
- Den Dokumenttyp zu bestätigen: Wenn Qonto ihn nur teilweise oder gar nicht erkannt hat, wählen Sie den richtigen Typ aus der angezeigten Liste aus.
- Ein Ziel auszuwählen: Bei Dokumenten wie Rechnungen oder Stornorechnungen, bei denen die Zuordnung unklar ist (z. B. Lieferanten- oder Kundenseite), legen Sie fest, wohin sie gehören.
- Einer Transaktion zuzuordnen: Bei Rechnungen, Belegen, Gehaltsabrechnungen und Stornorechnungen, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten, wählen Sie die richtige Transaktion aus den angezeigten, nach Wahrscheinlichkeit sortierten Kandidaten aus. Der Betrag wird durch die Extraktion vorausgefüllt und kann vor der Bestätigung bearbeitet werden.
Der Ablauf ist auf die Frage „Was möchten Sie damit tun?“ ausgerichtet, statt Sie zu bitten, Dokumente selbst zu klassifizieren. Qonto übernimmt die Hauptarbeit, wo immer es möglich ist.
Welche Dokumenttypen kann ich zur Aufbewahrung ablegen?
Qonto unterstützt eine Vielzahl von buchhalterischen und administrativen Dokumenttypen in Ihrem Tab Unternehmensunterlagen. Je nach Typ erfolgt die Zuordnung entweder automatisch oder erfordert einen kurzen manuellen Schritt von Ihnen.
Akzeptierte Formate sind PDF, JPG und PNG, mit einer maximalen Dateigröße von 15 MB.
Automatisch klassifiziert und zugeordnet. Keine Handlung erforderlich:
- Lieferantenrechnungen, Kundenrechnungen und Stornorechnungen
- Belege
Unterstützt, erfordert jedoch eine manuelle Bestätigung des Typs durch Sie:
- Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge und Bankverbindungsnachweise (RIB)
- Mietverträge und Darlehensverträge
- Geschäftsverträge und Zahlungspläne
- URSSAF-Bescheinigungen, Steuerbescheide und Steuererklärungsunterlagen
- Jahresabschlüsse
- USt-Erklärungsbelege und Umsatzsteuer-Zahlungsbelege
- Jedes Dokument, das Sie als „Sonstiges“ kategorisieren
Wenn eine manuelle Eingabe erforderlich ist, fordert Qonto Sie in der Liste „Handlung erforderlich“ auf, den richtigen Dokumenttyp auszuwählen. Anschließend ordnet Qonto das Dokument automatisch zu.
☝️ Bei buchhalterischen Dokumenten (Kontoauszüge, Verträge, Bescheinigungen usw.) können Sie den Dokumenttyp jederzeit ändern. Bei Finanzdokumenten (Rechnungen, Belege, Stornorechnungen usw.) können Sie den Typ ändern, bis das Dokument einer Transaktion zugeordnet wurde. Nach der Zuordnung ist der Typ festgelegt.
Wie finde ich ein zuvor abgelegtes Buchhaltungsdokument?
Im Bereich Unternehmensunterlagen Ihrer Startseite Dokumente werden alle offiziellen Unternehmensdokumente (buchhalterisch, steuerlich, finanziell, administrativ usw.) aufbewahrt und können jederzeit von Ihnen, Ihrem/Ihrer Buchhalter:in oder bei Bedarf für eine Steuererklärung abgerufen werden.
Um ein Dokument zu finden, gehen Sie in der Hauptnavigation zu Dokumente und durchsuchen Sie den Bereich Unternehmensunterlagen. Sie können nach Dokumenttyp filtern, um Ihre Suche einzugrenzen.
Ihr/e interne/r Buchhalter:in hat ebenfalls Zugriff auf die hier gespeicherten Buchhaltungsdokumente.
⚠️ Der Bereich zur Aufbewahrung umfasst derzeit alle offiziellen Unternehmensdokumente. Nutzen Sie die Filter nach Dokumenttyp, um das Gewünschte effizient zu finden.