Diese Funktion ist standardmäßig in den Business- und Enterprise-Plänen verfügbar. Ab dem 01.10. steht diese Funktion außerdem allen zur Verfügung, die im Rahmen der neuen Preisstruktur zu den Plänen Smart, Premium und Essential wechseln (weitere Details hier).
Mit der Spesenabrechnung können sich alle Teammitglieder Ausgaben, die sie mit privaten Mitteln für das Unternehmen bezahlt haben, erstatten lassen. Rückerstattungsanträge können von Kontoinhaber:innen, Admins und Manager:innen mit aktivierter Überweisungsfreigabe genehmigt werden.
Wie werde ich informiert, wenn ein Antrag auf Spesenabrechnung eingereicht wurde?
Kontoinhaber:innen, Admins und Manager:innen mit aktivierter Überweisungsfreigabe erhalten eine E-Mail- und Mobil-Benachrichtigung, sobald ein Antrag eingereicht wurde.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Qonto-Benachrichtigungen anpassen können.
Wie kann ich einen Antrag auf Spesenabrechnung genehmigen oder ablehnen?
Sie können Anträge auf Spesenabrechnung entweder unter Aufgaben > Genehmigungsanfragen oder im dafür vorgesehenen Bereich Ausgaben > Spesenabrechnungen einsehen.
Über Aufgaben
- Wählen Sie im Tab „Zu genehmigen“ einen Antrag auf Spesenabrechnung aus
- Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie die Details und 3 Optionen:
- Per Überweisung bezahlen – mit dieser Option wird dem Teammitglied die ausgelegte Ausgabe sofort auf die IBAN erstattet, die es beim Einreichen des Antrags angegeben hat
- Änderungen anfordern – Sie können den Antrag an die antragstellende Person zurücksenden, damit sie Informationen bearbeiten kann, bevor sie ihn erneut einreicht
- Ablehnen (über die drei Punkte) – Sie müssen einen Ablehnungsgrund angeben
Über Spesenabrechnungen
- Wählen Sie im Tab „Zu bezahlen“ den Antrag auf Spesenabrechnung aus, den Sie prüfen möchten
- Wenn Sie darauf klicken, haben Sie dieselben Optionen wie oben unter Aufgaben beschrieben
💡 Gut zu wissen: Im Bereich Spesenabrechnungen können Sie Anträge außerdem gesammelt genehmigen und bezahlen.
Sobald der Antrag auf Spesenabrechnung genehmigt wurde, erhält die antragstellende Person eine sofortige Rückerstattung.
💡 Gut zu wissen: Wenn Sie einen individuellen Genehmigungsablauf für Spesenabrechnungen einrichten möchten, erfahren Sie mehr hier.
Wie kann ich mir als Kontoinhaber:in, Admin oder Manager:in mit aktivierter Überweisungsfreigabe eine Ausgabe erstatten lassen, die ich mit eigenem Geld bezahlt habe?
Um sich eine geschäftliche Ausgabe erstatten zu lassen, können Kontoinhaber:innen, Admins oder Manager:innen mit Überweisungsfreigabe wie oben beschrieben vorgehen und ihre eigenen Anträge genehmigen. Sie erhalten die Rückerstattung anschließend per Echtzeitüberweisung.
Um die Rückerstattung schneller zu erhalten, können Kontoinhaber:innen, Admins oder Manager:innen mit Überweisungsfreigabe eine Echtzeitüberweisung senden, indem sie den Schalter Echtzeitüberweisung aktivieren.