Admins und Kontoinhaber können Managern Zugriff auf den Bereich Lieferantenrechnungen gewähren.
Wenn die Berechtigung für Lieferantenrechnungen aktiviert ist, kann der Manager bei der Erfassung, Überprüfung und Bezahlung von Lieferantenrechnungen unterstützen (entweder direkt oder durch Beantragung einer Zahlung). Wenn Ihr Unternehmen eine Vier-Augen-Prinzip-Richtlinie eingerichtet hat, darf die Person, die eine Rechnung erstellt, nicht dieselbe sein wie die Person, die die Zahlung ausführt.
💡 Weitere Informationen zum Vier-Augen-Prinzip finden Sie hier.
Managern kann zusätzlich die Berechtigung „Lieferantenrechnungen hochladen und einrichten“ erteilt werden. Damit können sie unternehmensweit auf Rechnungen zugreifen, diese prüfen und verwalten sowie Zahlungsanforderungen von Mitarbeitenden genehmigen (sofern sie auch über Überweisungsberechtigungen verfügen).
Hinweis: Alle Mitarbeitenden haben standardmäßig Zugriff auf das Hochladen von Lieferantenrechnungen, das Bearbeiten der Details der von ihnen hochgeladenen Rechnungen sowie auf das Erstellen von Zahlungsanforderungen zur Genehmigung.
Weitere Informationen dazu, welche Rolle Sie Ihren Teammitgliedern zuweisen sollten, finden Sie hier:
Welche Rolle soll ich meinem Mitarbeiter zuweisen: Manager oder Mitarbeiter?
Die Managerrolle ist in zwei Berechtigungsstufen unterteilt:
- Basic Manager: verfügbar mit allen Team-Plänen (Essential, Business und Enterprise).
- Advanced Manager: verfügbar über Add-ons Account Payable und Expense & Spend Management
💡Gut zu wissen: Alle Überprüfungs- und Genehmigungsberechtigungen sind nur Teil der Advanced Manager-Rolle.
Was kann ein Manager mit der Berechtigung für Lieferantenrechnungen tun
Web- und mobile App:
Rechnungen hochladen über Drive, Drag-and-Drop oder Massenupload
Anzeigen, herunterladen und löschen der Rechnungen des gesamten Unternehmens
Die Rechnungsinformationen bearbeiten, die von Qonto gescannt wurden (z.B. IBAN, Lieferantenname) und fehlende Details hinzufügen, um die Zahlung vorzubereiten
- Per Überweisung bezahlen - alle Rechnungen oder bis zu ihrem monatlichen oder Überweisungslimit (das vorab festgelegt wird), es sei denn, das Vier-Augen-Prinzip ist aktiviert; in diesem Fall muss eine andere Person die Zahlung vornehmen.
-
Zahlung beantragen für Rechnungen in Euro direkt im Bereich Lieferantenrechnungen, falls:
- der Manager keine Überweisungsberechtigung hat
- der Rechnungsbetrag das monatliche oder Überweisungslimit des Managers überschreitet
- das Vier-Augen-Prinzip ist aktiv, was bedeutet, dass die Person, die die Rechnung erstellt hat, die Zahlung nicht selbst vornehmen darf – dies muss eine andere befugte Person tun
Die Anfrage wird zur Genehmigung an den Inhaber, Admin oder autorisierten Manager gesendet, der sie sowohl im Bereich Lieferantenrechnungen als auch im Bereich Anfragen überprüfen kann.
Nur Web-App:
Rechnungen als bezahlt markieren und sie mit einer bestehenden Transaktion abgleichen
💡Um mehr über Lieferantenrechnungen und deren Anfrageprozess zu erfahren, klicken Sie hier.
Wie erlaube ich Managerrollen den Zugriff auf Lieferantenrechnungen?
-
Einen neuen Manager einladen
Um einen neuen Manager hinzuzufügen und ihm Berechtigungen für Lieferantenrechnungen zu geben:
Klicken Sie in der Navigationsleiste unten links auf Team-Ausgaben > Teammitglieder > Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff
Klicken Sie auf die Schaltfläche Teammitglied einladen
Wählen Sie Manager
Wählen Sie das gesamte Unternehmen als Umfang ihrer Berechtigung. Tatsächlich können nur Manager mit unternehmensweiten Berechtigungen auf den Bereich Lieferantenrechnungen zugreifen
-
Wählen Sie ihre Ausgabenberechtigungen
Aktivieren Sie die Berechtigung "Lieferantenrechnungen hochladen und einrichten", damit sie Lieferantenrechnungen erfassen und bearbeiten sowie deren Zahlung beantragen können
-
Aktivieren Sie "Überweisungen und Erstattungen durchführen", "Überweisungen durchführen und genehmigen" und "Ausgaben einschließlich Kilometergeld erstatten", damit sie Lieferantenrechnungen direkt bezahlen können.
Beachten Sie, dass bei festgelegten Überweisungslimits Überweisungen über diesen Limits die Genehmigung eines Admins, Kontoinhabers oder eines anderen Managers erfordern
-
Lieferantenrechnungen für einen bestehenden Manager mit unternehmensweiten Berechtigungen aktivieren
Klicken Sie in der Navigationsleiste unten links auf Team-Ausgaben > Teammitglieder > Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff
Wählen Sie den Manager aus, für den Sie diese Berechtigung anwenden möchten
-
Klicken Sie unter Ausgabenberechtigungen auf das Stiftsymbol auf der rechten Seite
Aktivieren Sie die Berechtigung "Lieferantenrechnungen hochladen und einrichten", damit sie Lieferantenrechnungen erfassen und bearbeiten sowie deren Zahlung beantragen können
-
Aktivieren Sie "Überweisungen und Erstattungen durchführen", "Überweisungen durchführen und genehmigen sowie Ausgaben einschließlich Kilometergeld erstatten", damit sie Lieferantenrechnungen direkt bezahlen können.
Beachten Sie, dass bei festgelegten Überweisungslimits Überweisungen über diesen Limits die Genehmigung eines Admins, Kontoinhabers oder autorisierten Managers erfordern
-
Klicken Sie auf Bestätigen, um diese Berechtigungen anzuwenden
-
Lieferantenrechnungen für einen bestehenden Manager mit Team-Berechtigungen aktivieren
Klicken Sie in der Navigationsleiste unten links auf Team-Ausgaben > Teammitglieder > Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff
Wählen Sie den Manager aus, für den Sie diese Berechtigung anwenden möchten
Wenn unter Umfang Team aufgeführt ist, klicken Sie auf das Stiftsymbol auf der rechten Seite, um den Umfang des Managers auf Das gesamte Unternehmen zu ändern.
-
Klicken Sie unter Ausgabenberechtigungen auf das Stiftsymbol auf der rechten Seite
Aktivieren Sie die Berechtigung "Lieferantenrechnungen hochladen und einrichten", damit sie Lieferantenrechnungen erfassen und bearbeiten sowie deren Zahlung beantragen können
Aktivieren Sie "Überweisungen und Erstattungen durchführen", "Überweisungen durchführen und genehmigen sowie Ausgaben einschließlich Kilometergeld erstatten", damit sie Lieferantenrechnungen direkt bezahlen können. Beachten Sie, dass bei festgelegten Überweisungslimits Überweisungen über diesen Limits die Genehmigung eines Admins, Kontoinhabers oder autorisierten Managers erfordern
Klicken Sie auf Bestätigen, um diese Berechtigungen anzuwenden
Wie entziehe ich einem Manager den Zugriff auf Lieferantenrechnungen?
Klicken Sie in der Navigationsleiste unten links auf Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff
Wählen Sie den Manager aus, dessen Berechtigungen Sie ändern möchten
Klicken Sie unter Ausgabenberechtigungen auf das Stiftsymbol auf der rechten Seite
Deaktivieren Sie die Berechtigung "Lieferantenrechnungen hochladen und einrichten", um den Zugriff auf den Bereich Lieferantenrechnungen zu entfernen
Klicken Sie auf Bestätigen, um diese Änderungen anzuwenden