Wenn Sie die Verwaltung von Lieferantenrechnungen delegieren, kann Ihr Team den Rechnungseingang, die Prüfung und die Bezahlung übernehmen – das entlastet Kontoinhaber:innen und Admins.
Mitarbeiter:innen erhalten automatisch Zugriff, um Rechnungen hochzuladen und Zahlungsanfragen einzureichen. Manager:innen können erweiterte Berechtigungen erhalten, um Rechnungen im Namen des Unternehmens oder ihres Teams zu prüfen, zu bearbeiten und zu bezahlen.
Verfügbar auf 💻 Web und 📱 Mobile für alle Tarife.
Weitere Informationen dazu, welche Rolle Sie einem Teammitglied zuweisen sollten, finden Sie hier: Welche Rollen gibt es bei Qonto und welche sollte ich zuweisen?
Was kann ich an Mitarbeiter:innen delegieren?
Alle Mitarbeiter:innen haben automatisch Zugriff auf den Bereich Lieferantenrechnungen – bei allen Tarifen.
Mitarbeiter:innen können:
- Rechnungen hochladen
- Rechnungsdetails bearbeiten, allerdings nur für Rechnungen, die sie selbst hochgeladen haben
- Zahlungsanfragen erstellen, die zur Genehmigung an eine:n Kontoinhaber:in, Admin oder autorisierte:n Manager:in gesendet werden
☝️ Mitarbeiter:innen können nur ihre eigenen Rechnungen einsehen und haben keinen Einblick in die vollständige Rechnungsliste des Unternehmens.
Was kann ich an Manager:innen delegieren?
Manager:innen benötigen die Berechtigung Lieferantenrechnungen verwalten. Ihr Berechtigungsumfang bestimmt, was sie einsehen und bearbeiten können:
- Manager:in mit Teamberechtigung: kann Rechnungen von sich selbst und ihren Teammitgliedern einsehen, bearbeiten, hochladen und bezahlen
- Manager:in mit unternehmensweiter Berechtigung: kann Rechnungen im gesamten Unternehmen einsehen, bearbeiten, hochladen und bezahlen
Wenn Lieferantenrechnungen verwalten aktiviert ist, können Manager:innen folgende Aktionen durchführen:
Auf 💻 Web und 📱 Mobile:
- Rechnungen hochladen über Drive, per Drag-and-Drop oder im Massenupload
- Rechnungen innerhalb ihres Berechtigungsumfangs einsehen, herunterladen und löschen
- Von Qonto gescannte Rechnungsinformationen bearbeiten (z. B. IBAN, Name des Lieferanten) und fehlende Angaben ergänzen, um die Zahlung vorzubereiten
- Eine Zahlung anfragen für Rechnungen in Euro, wenn sie keine Überweisungsberechtigung haben, die Rechnung ihre Limits übersteigt oder das Vier-Augen-Prinzip aktiv ist – die Anfrage wird zur Genehmigung an eine:n Kontoinhaber:in, Admin oder autorisierte:n Manager:in gesendet
Nur auf 💻 Web:
- Rechnungen als bezahlt markieren und einer bestehenden Transaktion zuordnen
Wenn zusätzlich Überweisungen und Rückerstattungen tätigen aktiviert ist, können Manager:innen außerdem:
- Lieferantenrechnungen direkt per Überweisung bezahlen, bis zu ihren monatlichen Limits oder Limits pro Überweisung
- Zahlungsanfragen genehmigen, die von ihren Teammitgliedern eingereicht wurden
⚠️ Wenn Überweisungslimits festgelegt sind, benötigen Überweisungen, die diese Limits übersteigen, die Genehmigung durch eine:n Kontoinhaber:in, Admin oder autorisierte:n Manager:in. Wenn das Vier-Augen-Prinzip aktiv ist, dürfen die Person, die eine Rechnung vorbereitet, und die Person, die die Zahlung ausführt, nicht identisch sein. Weitere Informationen finden Sie hier: Wie richte ich das Vier-Augen-Prinzip für Zahlungen ein?
Wie richte ich die Berechtigungen für Lieferantenrechnungen für Manager:innen ein oder aktualisiere sie?
Alle Berechtigungsänderungen werden am selben Ort vorgenommen – unabhängig davon, ob Sie eine neue Person mit der Rolle Manager:in einrichten oder die Berechtigungen einer bereits bestehenden Person aktualisieren:
- Gehen Sie zu Nutzerverwaltung > Nutzerzugriff
- Wählen Sie die Person mit der Rolle Manager:in aus, die Sie aktualisieren möchten (oder klicken Sie auf Teammitglied einladen, um eine neue Person hinzuzufügen, und wählen Sie Manager:in oder Advanced Manager als Rolle aus)
- Legen Sie den Zugriffstyp auf Team oder Das gesamte Unternehmen fest, je nachdem, welche Rechnungssichtbarkeit Sie gewähren möchten
- Aktivieren Sie Lieferantenrechnungen verwalten, um dieser Person Zugriff zu geben, Rechnungen innerhalb ihres Berechtigungsumfangs einzusehen, zu bearbeiten, hochzuladen und eine Zahlung dafür anzufragen
- Aktivieren Sie Überweisungen und Rückerstattungen tätigen, damit diese Person außerdem Rechnungen direkt bezahlen und Zahlungsanfragen ihres Teams genehmigen kann
- Klicken Sie auf Bestätigen, um die Änderungen zu speichern
Wie entziehe ich Manager:innen den Zugriff auf Lieferantenrechnungen?
- Gehen Sie zu Nutzerverwaltung > Nutzerzugriff
- Wählen Sie die Person mit der Rolle Manager:in aus, deren Berechtigungen Sie aktualisieren möchten
- Deaktivieren Sie Lieferantenrechnungen verwalten, um dieser Person den Zugriff auf den Bereich Lieferantenrechnungen zu entziehen
- Deaktivieren Sie optional Überweisungen und Rückerstattungen tätigen, wenn Sie dieser Person zusätzlich die Möglichkeit entziehen möchten, Rechnungen zu bezahlen oder Zahlungsanfragen zu genehmigen
- Klicken Sie auf Bestätigen, um die Änderungen anzuwenden