Wenn Sie die Verwaltung von Lieferantenrechnungen delegieren, kann Ihr Team den Rechnungseingang, die Prüfung und die Bezahlung übernehmen. Das entlastet Kontoinhaber und Admins.
Mitarbeiter erhalten automatisch Zugriff, um Rechnungen hochzuladen und Zahlungsanfragen einzureichen. Manager können erweiterte Berechtigungen erhalten, um Rechnungen im Namen des Unternehmens oder ihres Teams zu prüfen, zu bearbeiten und zu bezahlen.
Verfügbar auf 💻 Web und 📱 Mobile für alle Tarife.
Weitere Informationen dazu, welche Rolle Sie einem Teammitglied zuweisen sollten, finden Sie hier: Welche Rollen gibt es bei Qonto und welche sollte ich zuweisen?
Was kann ich an Mitarbeiter delegieren?
Alle Mitarbeiter haben automatisch Zugriff auf den Bereich Lieferantenrechnungen, bei allen Tarifen.
Mitarbeiter können:
- Rechnungen hochladen
- Rechnungsdetails bearbeiten, allerdings nur für Rechnungen, die sie selbst hochgeladen haben
- Zahlungsanfragen erstellen, die zur Genehmigung an einen Kontoinhaber, Admin oder autorisierten Manager gesendet werden
☝️ Mitarbeiter können nur ihre eigenen Rechnungen einsehen und haben keinen Einblick in die vollständige Rechnungsliste des Unternehmens.
Was kann ich an Manager delegieren?
Manager benötigen die Berechtigung Lieferantenrechnungen verwalten. Ihr Berechtigungsumfang bestimmt, was sie einsehen und bearbeiten können:
- Manager mit Teamberechtigung: kann Rechnungen von sich selbst und seinen Teammitgliedern einsehen, bearbeiten, hochladen und bezahlen
- Manager mit unternehmensweiter Berechtigung: kann Rechnungen im gesamten Unternehmen einsehen, bearbeiten, hochladen und bezahlen
Wenn Lieferantenrechnungen verwalten aktiviert ist, können Manager folgende Aktionen durchführen:
Auf 💻 Web und 📱 Mobile:
- Rechnungen hochladen über Drive, per Drag-and-Drop oder im Massenupload
- Rechnungen innerhalb ihres Berechtigungsumfangs einsehen, herunterladen und löschen
- Von Qonto gescannte Rechnungsinformationen bearbeiten (z. B. IBAN, Name des Lieferanten) und fehlende Angaben ergänzen, um die Zahlung vorzubereiten
- Eine Zahlung anfragen für Rechnungen in Euro, wenn sie keine Überweisungsberechtigung haben, die Rechnung ihre Limits übersteigt oder das Vier-Augen-Prinzip aktiv ist. Die Anfrage wird zur Genehmigung an einen Kontoinhaber, Admin oder autorisierten Manager gesendet
Nur auf 💻 Web:
- Rechnungen als bezahlt markieren und einer bestehenden Transaktion zuordnen
Wenn zusätzlich Überweisungen und Rückerstattungen tätigen aktiviert ist, können Manager außerdem:
- Lieferantenrechnungen direkt per Überweisung bezahlen, bis zu ihren monatlichen Limits oder Limits pro Überweisung
- Zahlungsanfragen genehmigen, die von ihren Teammitgliedern eingereicht wurden
⚠️ Wenn Überweisungslimits festgelegt sind, benötigen Überweisungen, die diese Limits übersteigen, die Genehmigung durch einen Kontoinhaber, Admin oder autorisierten Manager. Wenn das Vier-Augen-Prinzip aktiv ist, dürfen die Person, die eine Rechnung vorbereitet, und die Person, die die Zahlung ausführt, nicht identisch sein. Weitere Informationen finden Sie hier: Wie richte ich das Vier-Augen-Prinzip für Zahlungen ein?
Wie richte ich die Berechtigungen für Lieferantenrechnungen für Manager ein oder aktualisiere sie?
Alle Berechtigungsänderungen werden am selben Ort vorgenommen, unabhängig davon, ob Sie eine neue Person mit der Rolle Manager einrichten oder die Berechtigungen einer bereits bestehenden Person aktualisieren:
- Gehen Sie zu Nutzerverwaltung > Nutzerzugriff
- Wählen Sie die Person mit der Rolle Manager aus, die Sie aktualisieren möchten (oder klicken Sie auf Teammitglied einladen, um eine neue Person hinzuzufügen, und wählen Sie Manager als Rolle aus)
- Legen Sie den Zugriffstyp auf Team oder Das gesamte Unternehmen fest, je nachdem, welche Rechnungssichtbarkeit Sie gewähren möchten
- Aktivieren Sie Lieferantenrechnungen verwalten, um dieser Person Zugriff zu geben, Rechnungen innerhalb ihres Berechtigungsumfangs einzusehen, zu bearbeiten, hochzuladen und eine Zahlung dafür anzufragen
- Aktivieren Sie Überweisungen und Rückerstattungen tätigen, damit diese Person außerdem Rechnungen direkt bezahlen und Zahlungsanfragen ihres Teams genehmigen kann
- Klicken Sie auf Bestätigen, um die Änderungen zu speichern
Wie entziehe ich Managern den Zugriff auf Lieferantenrechnungen?
- Gehen Sie zu Nutzerverwaltung > Nutzerzugriff
- Wählen Sie die Person mit der Rolle Manager aus, deren Berechtigungen Sie aktualisieren möchten
- Deaktivieren Sie Lieferantenrechnungen verwalten, um dieser Person den Zugriff auf den Bereich Lieferantenrechnungen zu entziehen
- Deaktivieren Sie optional Überweisungen und Rückerstattungen tätigen, wenn Sie dieser Person zusätzlich die Möglichkeit entziehen möchten, Rechnungen zu bezahlen oder Zahlungsanfragen zu genehmigen
- Klicken Sie auf Bestätigen, um die Änderungen anzuwenden