Wie kann ich die Verwaltung von Lieferantenrechnungen sicher an mein Team delegieren?

Kontoinhaber*innen und Admins können Manager*innen, mit der Einsichtsberechtigung auf den gesamten Unternehmensbereich, Zugang zum Bereich Lieferantenrechnungen geben, um ihre tägliche Arbeit zu erleichtern.

Wenn die Berechtigung Lieferantenrechnungen aktiviert ist, kann der/die Manager*in bei der Erfassung, Prüfung und Bezahlung von Lieferantenrechnungen helfen (entweder direkt oder durch Zahlungsaufforderung).

• Basis-Manager: verfügbar mit Business- und Enterprise-Plänen.
• Erweiterter Manager: verfügbar über die Add-ons Lieferantenrechnungen und Team- & Kostenmanagement.

💡Gut zu wissen: Alle Prüfungs- und Genehmigungsberechtigungen sind nur Teil der erweiterten Managerrolle.

Was kann ein Manager mit der Berechtigung für Lieferantenrechnungen tun?

Verfügbar über die Web- und mobile App

• Hochladen von Rechnungen mit Drive, Drag-and-Drop oder Massen-Upload

• Ansicht, Herunterladen und Löschen der Rechnungen des gesamten Unternehmens

• Bearbeiten Sie die von Qonto gescannten Rechnungsinformationen (z. B. IBAN, Name des Lieferanten) und ergänzen Sie fehlende Angaben, um die Zahlung vorzubereiten.

• Per Überweisung alle Rechnungen zahlen oder bis zum erreichen Ihrer monatlichen Limits oder Ihrer Limits pro Überweisung (die vorher festgelegt werden).

Nur auf dem Desktop (Web-App) verfügbar

• Rechnungen als bezahlt markieren und sie mit einer bestehenden Transaktion abgleichen

• Beantragen Sie die Zahlung von Rechnungen in Euro direkt in der Rubrik Lieferantenrechnungen, falls vorhanden:

  • der Manager hat keine Überweisungsgenehmigung

  • der Rechnungsbetrag übersteigt das monatliche Limit des Managers oder das Limit pro Überweisung

  Die Anfrage wird zur Genehmigung an den Eigentümer, die Verwaltung oder einen autorisierten Manager*innen geschickt, der sie sowohl im Bereich Lieferantenrechnungen als auch im Bereich Anfragen überprüfen kann.

💡Wenn Sie mehr über Lieferantenrechnungen und ihren Antragsablauf erfahren möchten, klicken Sie hier.

Wie erlaube ich Kontomitgliedern in der Managerrolle den Zugriff auf Lieferantenrechnungen?

• Einen neuen Manager einladen

  So fügen Sie eine*n neue*n Manager*in hinzu und erteilen ihr/ihm die Berechtigungen für Lieferantenrechnungen:

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste unten links auf Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Teammitglied einladen

  3. Wählen Sie Manager

  4. Wählen Sie das gesamte Unternehmen als Geltungsbereich ihrer Genehmigung. In der Tat können nur Manager mit der Berechtigung für den Unternehmensbereich auf den Bereich Lieferantenrechnungen zugreifen.

  5. Wählen Sie ihre Ausgabenberechtigungen

     • Aktivieren Sie die Berechtigung "Lieferantenrechnungen hochladen und einrichten", damit sie Lieferantenrechnungen erfassen und bearbeiten und deren Zahlungen anfordern können.

     • Aktivieren Sie die Option "Überweisungen tätigen und genehmigen sowie Spesenabrechnungen und Fahrtkosten erstatten", damit sie Lieferantenrechnungen direkt bezahlen können. Beachten Sie, dass, wenn Sie Überweisungslimits festlegen, Überweisungen oberhalb dieser Limits die Genehmigung des Administrators, Kontoinhabers oder autorisierten Managers erfordern.

        

• Aktivieren von Lieferantenrechnungen für einen bestehenden Manager mit Berechtigungen für den gesamten Unternehmensbereich

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste unten links auf Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff

  2. Wählen Sie den/die Manager*in, auf den/die Sie diese Berechtigung anwenden möchten

  3. In den Ausgabenberechtigungen klicken Sie auf das Bleistiftsymbol auf der rechten Seite

     • Aktivieren Sie die Berechtigung "Lieferantenrechnungen hochladen und einrichten", damit sie Lieferantenrechnungen erfassen und bearbeiten und deren Zahlungen anfordern können.

     • Aktivieren Sie die Option "Überweisungen tätigen und genehmigen sowie Spesenabrechnungen und Fahrtkosten erstatten", damit sie Lieferantenrechnungen direkt bezahlen können. Beachten Sie, dass, wenn Sie Überweisungslimits festlegen, Überweisungen oberhalb dieser Limits die Genehmigung des Administrators, Kontoinhabers oder autorisierten Managers erfordern.

  4. Klicken Sie auf Bestätigen, um diese Berechtigungen zu übernehmen.

      

• Aktivieren Sie Lieferantenrechnungen für eine*n bestehenden Manager*in mit der Berechtigung für den Teambereich

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste unten links auf Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff

  2. Wählen Sie den/die Manager*in, auf den Sie diese Berechtigung anwenden möchten

  3. Wenn unter Geltungsbereich das Team aufgeführt ist, klicken Sie auf das Bleistiftsymbol auf der rechten Seite, um den Geltungsbereich des Managers in “Das gesamte Unternehmen” zu ändern.

  4. In den Ausgabenberechtigungen klicken Sie auf das Bleistiftsymbol auf der rechten Seite

     • Aktivieren Sie die Berechtigung "Lieferantenrechnungen hochladen und einrichten", damit sie Lieferantenrechnungen erfassen und bearbeiten und deren Zahlungen anfordern können.

     • Aktivieren Sie die Option "Überweisungen tätigen und genehmigen sowie Spesenabrechnungen und Fahrtkosten erstatten", damit sie Lieferantenrechnungen direkt bezahlen können. Beachten Sie, dass, wenn Sie Überweisungslimits festlegen, Überweisungen oberhalb dieser Limits die Genehmigung des Administrators, des Kontoinhabers oder des autorisierten Managers erfordern.

  5. Klicken Sie auf Bestätigen, um diese Berechtigungen zu übernehmen.

Wie entziehe ich einem Manager den Zugriff auf die Lieferantenrechnungen?

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste unten links auf Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff

2. Wählen Sie den/die Manager*in, dessen Berechtigungen Sie ändern möchten

3. In den Ausgabenberechtigungen klicken Sie auf das Bleistiftsymbol auf der rechten Seite

4. Deaktivieren Sie die Berechtigung "Lieferantenrechnungen hochladen und einrichten", um den Zugriff auf den Bereich Lieferantenrechnungen zu entfernen

5. Klicken Sie auf Bestätigen, um diese Änderungen zu übernehmen.