Der Zugriff jedes Mitglieds auf Qonto wird durch eine Rolle bestimmt, die den Rahmen dafür vorgibt, was die Person auf dem Konto sehen und tun kann. Es gibt fünf Rollentypen: Account Owner, Admin, Manager (Basic oder Advanced), Employee und Accountant.
Die Rolle Manager ist individuell anpassbar – Owner und Admins legen die genauen Berechtigungen für jeden Manager einzeln fest. Alle anderen Rollen haben feste Zugriffsrechte.
Was kann ich mit welcher Rolle tun?
Employee – eingeschränkter Zugriff
Ein Teammitglied mit grundlegenden Ausgabenbedürfnissen und ohne Einblick in die Unternehmensfinanzen über die eigenen Aktivitäten hinaus.
Wichtigste Berechtigungen:
- Alle Kartentypen nutzen
- Ausgaben- und Überweisungsanträge einreichen
- Eigene Transaktionen verwalten
- Eigene Lieferantenrechnungen hochladen
Anwendungsfall: Ein Vertriebsmitarbeiter, der Kundenessen mit seiner Qonto-Karte bezahlt und Belege einreicht – nicht mehr.
Basic Manager – individueller Zugriff
Eine Teamleitung, die die Ausgaben ihres Teams überwachen muss, ohne Zugriff auf umfassendere Unternehmensfinanzen zu haben.
Wichtigste Berechtigungen:
- Individuell anpassbarer Zugriff auf Konten, Transaktionen und Karten
- Ausgaben-/Überweisungsanträge des Teams prüfen und genehmigen
- Teammitglieder einladen und verwalten
Anwendungsfall: Eine Abteilungsleitung, die Kartenanträge ihres Teams genehmigt und die Teamausgaben im Blick behält.
Advanced Manager – individueller Zugriff
Eine Finanzleitung oder Office-Managerin bzw. ein Office-Manager, die/der umfassendere operative Kontrolle benötigt, einschließlich Buchhaltung und Lastschriften.
Wichtigste Berechtigungen:
- Alles, was der Basic Manager kann, zuzüglich Einsicht in Kontostände,
IBAN und Kontoauszüge - Buchhaltung (Transaktionen prüfen, Lieferanten verwalten)
- Lastschriften einrichten
- Schecks einzahlen
Anwendungsfall: Ein Finanzcontroller, der das laufende Tagesgeschäft steuert – Konten abstimmt, Lieferanten verwaltet und Lastschriften bearbeitet.
Admin – fast vollständiger Zugriff
Ein vertrauenswürdiger CFO oder Finanzmanager mit voller operativer Kontrolle über das Konto.
Wichtigste Berechtigungen:
- Voller Zugriff auf alle Funktionen – Konten, Überweisungen, Karten, Team,
Buchhaltung, Integrationen und mehrere Konten - Kann keine Kontoschließung beantragen (nur der Owner kann das).
Anwendungsfall: Der CFO, der das gesamte Tagesgeschäft der Finanzen steuert, Buchhaltungstools anbindet und das gesamte Team verwaltet – ohne die Verantwortung des Kontoinhabers.
Account Owner – voller Zugriff
Der Account Owner hat vollen Zugriff auf alle Bereiche des Kontos und kann jede Aktion ausführen, einschließlich der Beantragung einer Kontoschließung. Pro Konto kann es nur einen Account Owner geben.
Accountant – Lesezugriff
Gedacht für externe Buchhalter, Finanzberater oder Wirtschaftsprüfer. Verfügbar ab dem Tarif Smart. In den Tarifen Business und Enterprise können Accountants zusätzlich Überweisungsanträge stellen.
Welche Berechtigungen hat welche Rolle?
✓ Vollständig · Custom = individuell anpassbar durch Owner/Admin · Submit = nur einreichen ·
Own = nur eigene Elemente · — = nicht verfügbar
| Employee | Basic Manager | Advanced Manager | Admin | |
|---|---|---|---|---|
| KONTEN | ||||
| Zugriff auf und Zahlungen von ausgewählten Konten | — | Custom | Custom | ✓ |
| Kontostände, IBAN & Kontoauszüge einsehen | — | — | Custom | ✓ |
| TRANSAKTIONEN | ||||
| Transaktionen verwalten (Belege, MwSt., Labels) | Own | Custom | Custom | ✓ |
| KARTEN | ||||
| Alle Kartentypen besitzen und damit bezahlen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Karten bestellen und Anträge prüfen | Submit | Custom | Custom | ✓ |
| AUSGABENMANAGEMENT | ||||
| Überweisungen tätigen und Anträge prüfen | Submit | Custom | Custom | ✓ |
| Erstattungen beantragen; genehmigen/ablehnen | Submit | Custom | Custom | ✓ |
| Lieferantenrechnungen hochladen und einrichten | Own | Custom | Custom | ✓ |
| Lastschriftmandate einrichten & aussetzen | — | — | Custom | ✓ |
| Schecks einzahlen | — | — | Custom | ✓ |
| TEAMMANAGEMENT | ||||
| Mitglieder einladen; Teams erstellen & verwalten | — | Custom | Custom | ✓ |
| BUCHHALTUNG | ||||
| Transaktionen prüfen; Lieferanten & Labels verwalten | — | — | Custom | ✓ |
| INTEGRATIONEN & PARTNERSCHAFTEN | ||||
| Tools von Drittanbietern verbinden (z. B. Buchhaltung) | — | — | — | ✓ |
| MEHRERE KONTEN | ||||
| Mehrere Konten eröffnen | — | — | — | ✓ |
Sollte ich die Rolle Manager oder Employee zuweisen?
Anhand der folgenden Szenarien können Sie entscheiden, was am besten zu Ihrer Organisation passt:
- Ich möchte, dass meine Teamleitung die Ausgaben ihres Teams eigenständig verwaltet → Basic oder Advanced Manager zuweisen
- Meine Teamleitung soll Kontostände und IBAN einsehen sowie Kontoauszüge herunterladen können → Advanced Manager zuweisen
- Meine Teamleitung soll die Buchhaltung übernehmen und Lieferanten verwalten → Advanced Manager zuweisen
- Mein Team soll Rechnungen hochladen und Zahlungen anfragen können → das können sowohl Employees als auch Manager
- Meine Teamleitung soll Karten für ihr Team erstellen können → Manager (Basic oder Advanced) zuweisen; Employees können keine Karten erstellen
- Ich möchte alle ausgehenden Überweisungen selbst genehmigen → Employee zuweisen; Manager können Überweisungen innerhalb ihrer festgelegten Limits eigenständig tätigen
- Ich benötige Zugriff auf Kreditprodukte (Pay Later, Overdraft) → nur Owner oder Admin
Wie ändere ich die Rolle eines Teammitglieds?
Rollenänderungen müssen vom Owner oder einem bestehenden Admin vorgenommen werden – aus Sicherheitsgründen können sie nicht selbst beantragt werden.
- Gehen Sie zu Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff
- Wählen Sie das Teammitglied aus, dessen Rolle geändert werden soll
- Aktualisieren Sie die Rolle und bestätigen Sie
Die Rollenänderung wird sofort wirksam.
Wie kann ich meine Rolle von Mitarbeiter/Manager auf Admin ändern?
☝️ Wenn der Owner oder Admin nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an den Qonto Support – mit einer direkten E-Mail-Autorisierung des Owners oder indem Sie den Owner in den Support-Thread aufnehmen. Aus Sicherheitsgründen können Rollenänderungen zu Admin nicht allein anhand von Handelsregisterunterlagen bearbeitet werden.
Wie verwalte ich den Zugriff eines Managers auf Unterkonten?
Sie können jedem Manager bestimmte Unterkonten zuweisen, unabhängig von dessen Berechtigungsumfang. Der Manager kann dann nur auf Transaktionen dieser Konten zugreifen und Zahlungen von diesen Konten vornehmen.
- Für einen bestehenden Manager: Gehen Sie zu Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff > Aktiv, klicken Sie auf das Profil des Managers und anschließend auf das Stiftsymbol neben Transaktionen einsehen und Zahlungen von ausgewählten Konten vornehmen
- Für einen neuen Manager: Gehen Sie zu Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff > Mitglied einladen und wählen Sie während der Einrichtung die relevanten Unterkonten aus
Außerdem können Sie steuern, ob der Manager Kontostände und IBANs einsehen sowie Kontoauszüge herunterladen kann. Diese Einstellungen können jederzeit unter Benutzerzugriff angepasst werden.
Welche Aktionen können nicht an einen Manager delegiert werden?
Selbst mit vollständig aktivierten Berechtigungen gibt es Aktionen, die Manager nicht ausführen können:
- Admins, andere Manager oder Accountants einladen
- Den Rollenstatus für sich selbst oder andere Nutzer ändern
- Das Abonnement bearbeiten
- Mehrfachkonten einrichten (bestehende können sie verwalten)
- Integrationen von Drittanbietern über Connect einrichten und verwalten
💡 Admins können alle oben genannten Aktionen ausführen.
Wie überprüfe ich die aktuellen Berechtigungen eines Managers?
Auf 💻 Web:
- Gehen Sie zu Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff
- Wählen Sie das Profil des Managers aus, um die zugewiesenen Berechtigungen und den Berechtigungsumfang einzusehen
Auf 📱 Mobile:
- Gehen Sie zu Menü
- Tippen Sie auf Teammitglieder
- Wählen Sie das Profil des Managers aus, um dessen Berechtigungen einzusehen
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