Der Zugriff jedes Teammitglieds auf Qonto wird über eine Rolle festgelegt.
Eine Rolle legt fest, was ein Teammitglied auf dem Konto sehen und tun darf. Es gibt fünf Rollentypen: Kontoinhaber:in, Admin, Manager:in, Mitarbeiter:in und Buchhalter:in.
Wir empfehlen, jedem Teammitglied die Rolle zuzuweisen, die am besten zu den jeweiligen Aufgaben passt. So nutzen Sie Qonto optimal und Ihr Team arbeitet effizient.
Die Rolle Manager:in ist anpassbar: Kontoinhaber:innen und Admins legen die genauen Berechtigungen für jede Person mit dieser Rolle einzeln fest. Alle anderen Rollen haben feste Zugriffsstufen.
Was darf jede Rolle tun?
Mitarbeiter:in: eingeschränkter Zugriff
Teammitglied mit grundlegendem Ausgabenbedarf, ohne Einblick in die Unternehmensfinanzen über die eigene Aktivität hinaus.
Wichtige Berechtigungen:
- Alle Kartentypen nutzen
- Ausgaben und Überweisungen anfragen
- Belege, MwSt. und analytische Tags der eigenen Transaktionen verwalten
- Eigene Lieferantenrechnungen hochladen
Anwendungsfall: Eine Person im Vertrieb bezahlt Geschäftsessen mit Kunden mit der Qonto Karte und lädt die Belege hoch, mehr nicht.
Basic Manager: benutzerdefinierter Zugriff
Teamleitung, die die Ausgaben des Teams im Blick behalten muss, ohne Zugriff auf die übrigen Unternehmensfinanzen.
Wichtige Berechtigungen:
- Anpassbarer Zugriff auf Konten, Transaktionen und Karten
- Ausgaben- und Überweisungsanfragen des Teams prüfen und genehmigen
- Teammitglieder einladen sowie Teams erstellen und ändern
Anwendungsfall: Eine Abteilungsleitung genehmigt die Kartenanfragen des Teams und behält die Ausgaben des Teams im Blick.
Manager:in: benutzerdefinierter Zugriff
Eine Person aus der Finanzleitung oder dem Office-Management, die umfassendere operative Kontrolle benötigt, einschließlich Buchhaltung und Lastschriften.
Wichtige Berechtigungen:
- Alles, was ein Basic Manager tun kann, und zusätzlich Kontostände, IBAN und Kontoauszüge einsehen
- Buchhaltung (Transaktionen überprüfen, Lieferanten bearbeiten)
- Lastschriften einrichten
Anwendungsfall: Eine Person im Controlling steuert den Tagesbetrieb, gleicht Konten ab, bearbeitet Lieferanten und verwaltet Lastschriften.
Sowohl Basic Manager als auch Manager:innen können Kundenrechnungen erstellen. Der Umfang ihrer Berechtigungen kann auf Teamebene oder für das gesamte Unternehmen gelten.
Admin: fast voller Zugriff
Eine vertrauenswürdige Person, etwa die Finanzleitung (CFO), mit voller operativer Kontrolle über das Konto.
Wichtige Berechtigungen:
- Voller Zugriff auf alle Funktionen: Konten, Überweisungen, Karten, Team, Buchhaltung, Integrationen und mehrere Konten
- Kann keine Kontoschließung beantragen (nur Kontoinhaber:in)
Anwendungsfall: Die Finanzleitung (CFO) steuert den gesamten Finanzalltag, verbindet Buchhaltungstools und verwaltet das gesamte Team, ohne die Verantwortung der Kontoinhaberschaft zu tragen.
Die Person mit der Rolle Kontoinhaber:in wird per E-Mail benachrichtigt, sobald ein Admin einen neuen Admin einlädt.
Kontoinhaber:in: voller Zugriff
Kontoinhaber:in hat vollen Zugriff auf alle Bereiche des Kontos und kann jede Aktion ausführen, einschließlich der Beantragung der Kontoschließung. Pro Konto kann es nur eine Kontoinhaber:in geben. Wie Sie die Rolle an eine andere Person übergeben, lesen Sie unter Wie übertrage ich die Rolle Kontoinhaber:in auf eine andere Person?
Buchhalter:in: Lesezugriff
Gedacht für externe Buchhalter:innen, Finanzberater:innen oder Prüfer:innen. Ab dem Smart Plan verfügbar. Im Business Plan und im Enterprise Plan können Buchhalter:innen außerdem Überweisungen anfragen.
Welche Berechtigungen hat jede Rolle?
✓ Voll · Benutzerdefiniert = durch Kontoinhaber:in oder Admin anpassbar · Nur anfragen = nur Anfragen stellen · Nur eigene = nur eigene Elemente · n. v. = nicht verfügbar
| Mitarbeiter:in | Basic Manager | Manager:in | Admin | |
|---|---|---|---|---|
| KONTEN | ||||
| Auf ausgewählte Konten zugreifen und von dort aus bezahlen | n. v. | Benutzerdefiniert | Benutzerdefiniert | ✓ |
| Kontostände und IBAN einsehen, Kontoauszüge herunterladen | n. v. | n. v. | Benutzerdefiniert | ✓ |
| TRANSAKTIONEN | ||||
| Belege, MwSt. und analytische Tags von Transaktionen verwalten | Nur eigene | Benutzerdefiniert | Benutzerdefiniert | ✓ |
| KARTEN | ||||
| Alle Kartentypen nutzen und damit bezahlen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Karten bestellen und Anfragen prüfen | Nur anfragen | Benutzerdefiniert | Benutzerdefiniert | ✓ |
| KOSTENMANAGEMENT | ||||
| Überweisungen tätigen und Anfragen prüfen | Nur anfragen | Benutzerdefiniert | Benutzerdefiniert | ✓ |
| Rückerstattungen anfordern; genehmigen oder ablehnen | Nur anfragen | Benutzerdefiniert | Benutzerdefiniert | ✓ |
| Lieferantenrechnungen hochladen und Zahlungen einrichten | Nur eigene | Benutzerdefiniert | Benutzerdefiniert | ✓ |
| Lastschriftmandate aktivieren und aussetzen | n. v. | n. v. | Benutzerdefiniert | ✓ |
| TEAMVERWALTUNG | ||||
| Teammitglieder einladen; Teams erstellen und ändern | n. v. | Benutzerdefiniert | Benutzerdefiniert | ✓ |
| BUCHHALTUNG | ||||
| Transaktionen überprüfen; Lieferanten bearbeiten und analytische Tags verwalten | n. v. | n. v. | Benutzerdefiniert | ✓ |
| INTEGRATIONEN & PARTNERSCHAFTEN | ||||
| Integrationen von Drittanbietern verbinden (zum Beispiel Buchhaltung) | n. v. | n. v. | n. v. | ✓ |
| MEHRERE KONTEN | ||||
| Mehrere Konten erstellen | n. v. | n. v. | n. v. | ✓ |
Soll ich die Rolle Manager:in oder Mitarbeiter:in zuweisen?
Anhand der folgenden Szenarien können Sie entscheiden, was am besten zu Ihrem Unternehmen passt:
- Die Teamleitung soll die Ausgaben des Teams eigenständig verwalten → Basic Manager oder Manager:in zuweisen
- Die Teamleitung soll Kontostände und IBAN einsehen und Kontoauszüge herunterladen können → Manager:in zuweisen
- Die Teamleitung soll die Buchhaltung übernehmen und Lieferanten bearbeiten → Manager:in zuweisen
- Mein Team soll Rechnungen hochladen und Zahlungen anfragen → das können sowohl Mitarbeiter:innen als auch Manager:innen
- Die Teamleitung soll Karten für das Team erstellen können → Basic Manager oder Manager:in zuweisen; Mitarbeiter:innen können keine Karten erstellen
- Ich möchte alle ausgehenden Überweisungen selbst genehmigen → Mitarbeiter:in zuweisen; Manager:innen können innerhalb der von Ihnen festgelegten Limits eigenständig Überweisungen tätigen
- Ich benötige Zugriff auf Kreditprodukte (Ratenzahlung, Dispositionskredit) → nur Kontoinhaber:in oder Admin
Wie ändere ich die Rolle eines Teammitglieds?
Rollenänderungen müssen von Kontoinhaber:in oder einem bestehenden Admin vorgenommen werden. Aus Sicherheitsgründen können Sie keine Änderung Ihrer eigenen Rolle anfragen.
- Gehen Sie zu Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff
- Wählen Sie das Teammitglied aus, dessen Rolle Sie ändern möchten
- Ändern Sie die Rolle und bestätigen Sie die Änderung
Die Rollenänderung gilt sofort.
Wie ändere ich meine Rolle von Mitarbeiter:in oder Manager:in zu Admin?
Falls Kontoinhaber:in oder ein Admin nicht verfügbar ist, kontaktieren Sie den Qonto Kundenservice. Dafür benötigen wir eine direkte Autorisierung per E-Mail von Kontoinhaber:in, oder Sie nehmen Kontoinhaber:in in die Unterhaltung mit dem Kundenservice auf. Aus Sicherheitsgründen kann eine Rollenänderung zu Admin nicht allein anhand von Unterlagen zur Unternehmensregistrierung bearbeitet werden.
Wie lege ich den Zugriff von Manager:innen auf Unterkonten fest?
Standardmäßig können alle Rollen auf das Hauptkonto und alle Unterkonten zugreifen. Was sie dort tun dürfen, hängt von den Berechtigungen ihrer Rolle ab.
Sie können Manager:innen bestimmte Unterkonten zuweisen, unabhängig vom Umfang ihrer Berechtigungen. Die Person kann dann nur auf Transaktionen dieser Konten zugreifen und von dort aus Zahlungen tätigen.
- Für bestehende Manager:innen: Gehen Sie zu Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff > Aktiv, klicken Sie auf das Profil der Person und dann auf das Stiftsymbol neben Transaktionen einsehen und Zahlungen von ausgewählten Konten tätigen
- Für neue Manager:innen: Gehen Sie zu Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff > Teammitglied einladen und wählen Sie bei der Einrichtung die gewünschten Unterkonten aus
Sie können außerdem festlegen, ob Manager:innen Kontostände und IBANs einsehen und Kontoauszüge herunterladen dürfen. Diese Einstellungen können Sie jederzeit unter Benutzerzugriff ändern.
Wie bearbeite ich Genehmigungsabläufe?
Sie können Genehmigungsabläufe für Überweisungs- und Rückerstattungsanfragen bearbeiten und festlegen, welche Rollen eine Anfrage je nach Betrag genehmigen dürfen. Weitere Informationen finden Sie unter Wie bearbeite ich Genehmigungsabläufe für Überweisungen, Rückerstattungen und Zahlungsanfragen für Lieferantenrechnungen?
Welche Aktionen lassen sich nicht an Manager:innen delegieren?
Auch wenn alle Berechtigungen aktiviert sind, können Manager:innen Folgendes nicht:
- Admins, andere Manager:innen oder Buchhalter:innen einladen
- Den Rollenstatus der eigenen Person oder anderer Teammitglieder ändern
- Das Abonnement ändern
- Mehrere Konten erstellen (bestehende Konten können sie verwalten)
- Integrationen von Drittanbietern über Connect einrichten und verwalten
💡 Admins können alle oben genannten Aktionen durchführen.
Wie sehe ich, welche Berechtigungen Manager:innen aktuell haben?
💻 In der Web-App:
- Gehen Sie zu Benutzerverwaltung > Benutzerzugriff
- Wählen Sie das Profil der Person mit der Rolle Manager:in aus, um die zugewiesenen Berechtigungen und den Geltungsbereich zu sehen
📱 In der mobilen App:
- Gehen Sie zu Menü
- Tippen Sie auf Teammitglieder
- Wählen Sie das Profil der Person mit der Rolle Manager:in aus, um die Berechtigungen zu sehen
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