Konzentrieren Sie Ihre Zeit nur auf Ausgaben, die wirklich wichtig sind. Behalten Sie Ihre Flexibilität und kontrollieren Sie nur das, worauf es ankommt. Vereinfachen Sie Ihre Ausgabenverwaltung mit erweiterten Kontrollmöglichkeiten. Sparen Sie Zeit in Ihrem Team, indem es sich nur auf wesentliche Ausgaben konzentriert, und behalten Sie dabei Flexibilität und Kontrolle dort, wo sie am wichtigsten sind.
Dieses Add-on steht Kontoinhabern und Admins zur Verfügung, ist im 💻 Web und in der 📱 mobilen App zugänglich und gilt für Kunden mit den Plänen Essential, Business und Enterprise.
Teamausgaben-Kontrolle gibt Ihnen erweiterte Kontrolle über die Ausgaben Ihres Teams. Hier sehen Sie, was in Ihrem Plan kostenlos enthalten ist und was das Add-on erfordert:
| Funktion | Verfügbarkeit |
|---|---|
| Grundlegende Karteneinstellungen (tägliche Zahlungslimits, Limit pro Transaktion) | Kostenlos, in allen Plänen |
| Unbegrenzt viele virtuelle Karten, Karten für Online-Werbung und Instant Cards | Kostenlos im Business und Enterprise Plan (Essential Plan: 50 kostenlos, 1 € pro zusätzlicher Karte) |
| Unbegrenzt viele Mitarbeiterrollen | Kostenlos, in allen Plänen |
| Berechtigungen der Rolle Basic Manager (Team-Einladungen, Kartenerstellung) | Kostenlos im Essential Plan und in höheren Plänen |
| Erweiterte Manager-Berechtigungen | Add-on Teamausgaben-Kontrolle |
| Erweiterte Karteneinstellungen (Ausgabenkategorien, Nutzungstage) | Add-on Teamausgaben-Kontrolle |
| Spesenabrechnungen | Kostenlos im Essential Plan und in höheren Plänen |
| Individuelle Genehmigungsabläufe, einschließlich Vier-Augen-Prinzip | Add-on Teamausgaben-Kontrolle |
| Budgets für Teams | Kostenlos im Essential Plan und in höheren Plänen |
| Zentrale Belegverwaltung (Google Drive, Sammel-Upload, Beleg-Weiterleitung) | Kostenlos, in allen Plänen |
| Fahrtkosten | Kostenlos, in allen Plänen |
| Belege scannen | Kostenlos, in allen Plänen |
| Kontinuierliche HRIS-Integration | Add-on Teamausgaben-Kontrolle |
| Erinnerungen für fehlende Belege / individuelle Regeln zum Sperren der Karte bei fehlenden Belegen | Add-on Teamausgaben-Kontrolle |
| Rückerstattung privater Ausgaben | Kostenlos, in allen Plänen |
| Einmalige Einrichtung der HRIS-Integration | Add-on Teamausgaben-Kontrolle |
| Abonnementverwaltung (zentrale Übersicht, Benachrichtigungen, Verlauf) | Kostenlos ab Premium und Enterprise |
Wie viel kostet das Add-on Teamausgaben-Kontrolle?
Das Add-on kostet 49 €/Monat bei monatlicher Abrechnung oder 39 €/Monat bei jährlicher Abrechnung (exkl. MwSt.).
Es ist für Team-Pläne (Essential, Business und Enterprise) verfügbar.
Was ist der Unterschied zwischen den Rollen Basic Manager und Manager?
Das Add-on führt die Managerrolle ein, die auf den Berechtigungen aufbaut, die bereits in der Rolle Basic Manager enthalten sind.
Für die Rollen Basic Manager und Manager gilt derselbe Einrichtungsablauf: Wählen Sie einen Zugriffstyp (nur Team oder unternehmensweit) und konfigurieren Sie die Berechtigungen für Konto, Zahlung und Team. Die Managerrolle bietet mehr delegierbare Kontrollmöglichkeiten.
Einem Basic Manager (in den berechtigten Plänen enthalten) können folgende Berechtigungen erteilt werden:
- Zugriff nur auf Teamtransaktionen oder unternehmensweiter Zugriff [Anpassbar]
- Kunden und Kundenrechnungen verwalten [Anpassbar]
- Karten erstellen, löschen und bearbeiten sowie Kartenanfragen prüfen [Anpassbar]
- Überweisungen und Rückerstattungen tätigen [Anpassbar]
- Lieferanten und Lieferantenrechnungen verwalten [Anpassbar]
- Teammitglieder als Mitarbeiter einladen [Anpassbar]
Ein Manager (setzt das Add-on voraus) verfügt über alle Berechtigungen eines Basic Managers sowie über zusätzliche Berechtigungen:
- Kontostände ausgewählter Konten und IBAN einsehen sowie Kontoauszüge herunterladen [Anpassbar]
- Buchhaltung verwalten [Anpassbar]
- Lastschriftmandate einrichten und aussetzen [Anpassbar]
- Schecks einzahlen [Anpassbar]
Hinweis: Wenn Sie Teamausgaben-Kontrolle hinzufügen, haben Basic Manager automatisch Anspruch auf die Berechtigungen eines Managers, ihre Berechtigungen müssen jedoch manuell aktualisiert werden.
☝️ Der Unterschied zwischen den Rollen liegt im Umfang der delegierbaren Berechtigungen. Die Managerrolle schaltet Einblick und Kontrolle über Buchhaltung, Kontostände und IBANs, Lastschriftmandate und Scheckeinzahlungen frei, Optionen, die für den Basic Manager schlicht nicht verfügbar sind.
Was ist ein Genehmigungsablauf?
Ein Genehmigungsablauf ist ein strukturierter Prozess, der Ausgabenanfragen von der Einleitung bis zur endgültigen Entscheidung steuert. Er ermöglicht es Ihnen festzulegen, wer bestimmte Arten von Ausgaben prüfen und genehmigen muss, etwa Überweisungen, Lieferantenrechnungen oder Rückerstattungsanfragen, bevor sie ausgeführt werden.
Sie können mehrere Abläufe erstellen, die auf verschiedene Teams, Schwellenwerte oder Ausgabenarten zugeschnitten sind. Jeder Ablauf legt die Genehmiger, die Reihenfolge der Prüfung und die auslösenden Bedingungen fest.
Für zusätzliche Sicherheit bei Zahlungen können Sie zusätzlich zu Ihren Genehmigungsabläufen auch das Vier-Augen-Prinzip aktivieren (siehe nächster Abschnitt).
Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfeartikel: Wie passe ich Genehmigungsabläufe für Überweisungen, Rückerstattungsanfragen und Lieferantenrechnungen an?.
Diese Funktion ist über das Add-on Teamausgaben-Kontrolle verfügbar.
Was ist das Vier-Augen-Prinzip?
Das Vier-Augen-Prinzip ist eine Sicherheitskontrolle, die sicherstellt, dass keine einzelne Person eine Zahlung sowohl vorbereiten als auch ausführen kann, auch nicht ein Kontoinhaber oder Admin.
Es ergänzt Ihren Genehmigungsablauf: Während der Genehmigungsablauf die fachliche Freigabe regelt (Prüfung und Genehmigung einer Anfrage), stellt das Vier-Augen-Prinzip sicher, dass stets eine zweite Person die endgültige Ausführung der Zahlung bestätigt. Die Person, die eine Zahlung einleitet oder vorbereitet, kann nie diejenige sein, die sie ausführt.
Dieses Prinzip gilt für:
- Überweisungen
- Lieferantenrechnungen
- Spesenabrechnungen
Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfeartikel: Wie richte ich ein Vier-Augen-Prinzip für Zahlungen ein?
Verfügbar über Teamausgaben-Kontrolle.
Wie funktionieren Budgets?
- Budgets für jedes Team festlegen
- Eigene Konten mit spezifischen IBANs eröffnen
- Ausgaben nach Team, Projekt oder Ausgabenkategorie verfolgen
- Die Budgetnutzung in Echtzeit überwachen
Budgets für Teams sind ab dem Essential Plan enthalten.
Was passiert, wenn ich das Add-on entferne?
Wenn Sie das Add-on entfernen, bleibt Ihr Zugriff auf die Standardfunktionen von Qonto unverändert, Ihr Konto funktioniert wie gewohnt. Sie verlieren den Zugriff auf die Funktionen, die ausschließlich in Teamausgaben-Kontrolle enthalten sind (erweiterte Karteneinstellungen, individuelle Genehmigungsabläufe, erweiterte Manager-Berechtigungen, automatisches Sperren bei fehlenden Belegen, HR-Integrationen).
Das ändert sich, wenn Sie das Add-on entfernen:
- Genehmigungsabläufe werden pausiert und kehren zum Standardformat zurück
- Erweiterte Manager-Berechtigungen werden auf das Niveau von Basic Manager zurückgesetzt
- HRIS-Integrationen und Regeln für fehlende Belege werden deaktiviert
Bei monatlicher Abrechnung können Sie das Add-on jederzeit entfernen und verlieren den Zugriff zu Beginn Ihres nächsten Abrechnungszyklus. Bei jährlicher Abrechnung bleiben die Funktionen bis zum Ende Ihres Abrechnungszeitraums aktiv, eine Erstattung innerhalb der Laufzeit ist nicht möglich.
Um Ihr Add-on zu verwalten, gehen Sie zu:
- 💻 Web: Einstellungen > Preisplan und Rechnungen (unter Organisation) und wählen Sie das Add-on aus
- 📱 Mobil: Menü > Einstellungen > Preisplan (unter Organisation) und wählen Sie das Add-on aus