Konzentrieren Sie Ihre Zeit auf die Ausgaben, die wirklich zählen. Verschaffen Sie sich Flexibilität und behalten Sie die Kontrolle dort, wo es wichtig ist. Optimieren Sie Ihr Ausgabenmanagement mit erweiterten Kontrollmöglichkeiten. So optimieren Sie die Zeit Ihres Teams, indem Sie sich nur auf wesentliche Ausgaben konzentrieren – und behalten dabei Flexibilität und Kontrolle, wo es darauf ankommt.
Dieses Add-on steht Kontoinhaber:innen und Admins zur Verfügung und ist über 💻 Web und 📱 Mobile zugänglich – für Kund:innen mit Essential Plan, Business Plan oder Enterprise Plan.
Ab Oktober 2026 wird das Team & Kostenmanagement Plus-Add-on durch die Teamausgaben-Kontrolle ersetzt. Mehrere Funktionen aus dem Team & Kostenmanagement Plus-Add-on werden ohne Aufpreis in die Qonto Pläne aufgenommen.
Was ist im Add-on enthalten?
Das Team & Kostenmanagement Plus-Add-on (89 €/Monat bei monatlicher Zahlung · 69 €/Monat bei jährlicher Zahlung) umfasst aktuell:
- Abonnement-Erkennung & Verlängerungserinnerungen
- Budgetverfolgung für Teams
- Unbegrenzt viele Karten (virtuelle Karten, Karten für Online-Werbung, Instant Cards)
- Advanced Manager:in-Rolle
- Genehmigungsabläufe (Überweisungen, Spesenabrechnungen, Lieferantenrechnungen)
- Vier-Augen-Prinzip für Zahlungen
- Erweiterte Karteneinstellungen (Ausgabenkategorien, Nutzungstage)
- Automatische Kartensperrung bei fehlenden Belegen
- Integration von HR-Software (HRIS)
Die Teamausgaben-Kontrolle (49 €/Monat bei monatlicher Zahlung · 39 €/Monat bei jährlicher Zahlung) umfasst:
- Erweiterte Berechtigungen für die Manager:in-Rolle
- Genehmigungsabläufe (Überweisungen, Spesenabrechnungen, Lieferantenrechnungen)
- Vier-Augen-Prinzip für Zahlungen
- Erweiterte Karteneinstellungen (Ausgabenkategorien, Nutzungstage)
- Automatische Kartensperrung bei fehlenden Belegen
- HRIS-Integrationen
Welche Funktionen werden kostenlos in die Qonto Pläne aufgenommen?
Ab Oktober 2026 sind die folgenden Funktionen in den Plänen enthalten und erfordern kein Add-on mehr:
- Aus dem Smart Plan: Spesenabrechnungen (Ausgaben)
- Aus dem Premium Plan: Abonnement-Erkennung & Verlängerungserinnerungen
- Aus dem Essential Plan: Basic Manager:in-Rolle, Team-Karten mit Limits (virtuelle Karten, Karten für Online-Werbung, Instant Cards), Spesenabrechnungen (Fahrtkosten), Überweisungs- und Kartenanfragen, Budgetverfolgung
- Aus dem Business Plan: Unbegrenzt viele Karten (virtuelle Karten, Karten für Online-Werbung, Instant Cards)
Das bedeutet: Wenn Sie diese Funktionen derzeit über das Team & Kostenmanagement Plus-Add-on nutzen, behalten Sie ab Oktober im Rahmen Ihres Plans weiterhin Zugriff darauf – ohne zusätzliche Kosten.
Was ist der Unterschied zwischen der Basic und der Advanced Manager:in-Rolle?
Das Add-on führt die Advanced Manager:in-Rolle ein, die auf den Berechtigungen aufbaut, die bereits in der Basic Manager:in-Rolle enthalten sind.
Sowohl die Basic als auch die Advanced Manager:in-Rolle folgen demselben Einrichtungsprozess: Wählen Sie eine Zugriffsart (nur Team oder unternehmensweit) und konfigurieren Sie Konto-, Zahlungs- und Teamberechtigungen. Die Advanced Manager:in-Rolle bietet mehr delegierbare Kontrollmöglichkeiten.
Der Basic Manager:in-Rolle (in den entsprechenden Plänen enthalten) können folgende Berechtigungen zugewiesen werden:
- Zugriff nur auf Teamtransaktionen oder unternehmensweiter Zugriff [Anpassbar]
- Kund:innen und Kundenrechnungen verwalten [Anpassbar]
- Karten erstellen, löschen und bearbeiten sowie Kartenanfragen prüfen [Anpassbar]
- Überweisungen und Rückerstattungen tätigen [Anpassbar]
- Lieferanten und Lieferantenrechnungen verwalten [Anpassbar]
- Teammitglieder als Mitarbeiter:in einladen [Anpassbar]
Die Advanced Manager:in-Rolle (erfordert das Add-on) umfasst alle Berechtigungen der Basic Manager:in-Rolle sowie zusätzlichen Zugriff auf folgende Berechtigungen:
- Ausgewählte Kontostände und IBANs einsehen sowie Kontoauszüge herunterladen [Anpassbar]
- Buchhaltung verwalten [Anpassbar]
- Lastschriftmandate einrichten und aussetzen [Anpassbar]
- Schecks einzahlen [Anpassbar]
☝️ Der Unterschied zwischen den Rollen liegt im Umfang der delegierbaren Berechtigungen. Die Advanced Manager:in-Rolle ermöglicht Einblick in und Kontrolle über die Buchhaltung, Kontostände und IBANs, Lastschriftmandate sowie Scheckeinzahlungen – Optionen, die für die Basic Manager:in-Rolle grundsätzlich nicht verfügbar sind.
Was ist ein Genehmigungsablauf?
Ein Genehmigungsablauf ist ein strukturierter Prozess, der Ausgabenanfragen von der Einreichung bis zur endgültigen Entscheidung steuert. Damit können Sie festlegen, wer bestimmte Arten von Ausgaben – etwa Überweisungen, Lieferantenrechnungen oder Rückerstattungsanfragen – prüfen und genehmigen muss, bevor sie ausgeführt werden.
Sie können mehrere Abläufe erstellen, die auf unterschiedliche Teams, Schwellenwerte oder Ausgabenarten zugeschnitten sind. Jeder Ablauf legt die Genehmiger:innen, die Reihenfolge der Prüfung und die Bedingungen fest, die ihn auslösen.
Um Ihre Genehmigungsabläufe zusätzlich abzusichern, können Sie außerdem das Vier-Augen-Prinzip aktivieren (siehe nächster Abschnitt).
Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem entsprechenden Artikel.
Was ist das Vier-Augen-Prinzip?
Das Vier-Augen-Prinzip ist eine Sicherheitskontrolle, die sicherstellt, dass niemand eine Zahlung sowohl vorbereiten als auch ausführen kann – nicht einmal Kontoinhaber:innen oder Admins.
Es funktioniert zusammen mit Ihrem Genehmigungsablauf: Während der Genehmigungsablauf die geschäftliche Prüfung übernimmt (Prüfung und Genehmigung einer Anfrage), stellt das Vier-Augen-Prinzip sicher, dass eine zweite Person die endgültige Ausführung der Zahlung bestätigt. Die Person, die eine Zahlung veranlasst oder vorbereitet, kann diese niemals selbst ausführen.
Dieses Prinzip gilt für:
- Überweisungen
- Lieferantenrechnungen
- Spesenabrechnungen
Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem entsprechenden Artikel: Wie richte ich eine Vier-Augen-Prinzip für Überweisungen ein?
Was passiert, wenn ich das Add-on entferne?
Das Entfernen des Add-ons hat keinen Einfluss auf Ihren Zugriff auf die Standardfunktionen von Qonto – Ihr Konto funktioniert weiterhin wie gewohnt.
Das ändert sich, wenn Sie das Add-on entfernen:
- Genehmigungsabläufe werden pausiert und auf das Standardformat zurückgesetzt
- Die Berechtigungen der Advanced Manager:in-Rolle werden auf die Basic Manager:in-Rolle zurückgesetzt
- HRIS-Integrationen und Regeln für fehlende Belege werden deaktiviert
- [Für das Team & Kostenmanagement Plus-Add-on] Die Einstellungen zur Budgetverwaltung werden nicht mehr auf neue Transaktionen angewendet
Bei monatlicher Abrechnung können Sie das Add-on jederzeit entfernen und verlieren den Zugriff zu Beginn des nächsten Abrechnungszyklus. Bei jährlicher Abrechnung bleiben die Funktionen bis zum Ende Ihres Abrechnungszeitraums aktiv, eine Rückerstattung während der Laufzeit ist nicht möglich.
So verwalten Sie Ihr Add-on:
- 💻 Web: Einstellungen > Abrechnung und Rechnungen (unter Organisation) und wählen Sie das Add-on aus
- 📱 Mobile: Menü > Einstellungen > Preisplan (unter Organisation) und wählen Sie das Add-on aus