Ordnen Sie alle Ihre Zahlungsbelege automatisch den richtigen Transaktionen in Qonto zu und sparen Sie wertvolle Zeit bei der Vorbereitung Ihrer Buchhaltung.
👉 Ausgehende Rechnungen können nur manuell mit den Transaktionen im Abschnitt Transaktionen verknüpft werden.
Wie funktioniert die automatische Verarbeitung von Belegen?
Qonto kann jede Lieferantenrechnung oder Quittung verarbeiten, die im Abschnitt Lieferantenrechnungen importiert, per E-Mail weitergeleitet oder von Ihrem Online-Speicher Google Drive, Dropbox oder Lieferanten Portal importiert wurde.
Sie können auch Ihr Gmail-Konto mit Qonto verbinden. Wir rufen dann automatisch Rechnungen/Belege aus Ihrem Inbox ab und importieren sie direkt in Ihr Konto.
Beim Import werden die Rechnungen automatisch von Qonto gescannt. Mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) werden alle wichtigen Informationen erfasst, die im Dokument enthalten sind. Unser Algorithmus analysiert diese Informationen, um die Rechnung mit einer Ihrer ausgehenden Zahlungen zu verknüpfen.
💡 Auch die MwSt. wird automatisch für Sie erfasst!
Wie importiere ich eine Lieferantenrechnung oder einen Beleg in Qonto?
Importieren Sie alle Ihre Belege, egal auf welche Weise:
Nutzen Sie den Abschnitt Lieferantenrechnungen, um gleichzeitig mehrere Rechnungen herunterzuladen, bezahlt oder unbezahlt.
Schicken Sie Ihre per E-Mail erhaltenen Rechnungen an Ihre E-Mail-Adresse zur Belegweiterleitung. Sie können die Weiterleitung Ihrer elektronischen Belege von Gmail zu Qonto sogar automatisieren.
Verbinden Sie Ihre Cloud-Speicherlösung direkt mit Ihrem Qonto Konto, um alle Ihre Rechnungen und Belege automatisch aus Ihrem Google Drive oder Dropbox Ordner zu importieren.
Verbinden Sie Gmail-Konto mit Qonto, und wir holen Ihrer Rechnungen/Belege automatisch aus Ihrem Inbox ab und importieren sie direkt in Ihr Konto.
Rechnungen und Belege, die im Abschnitt Umsätze manuell zu Transaktionen hinzugefügt wurden, erscheinen nicht im Abschnitt Lieferantenrechnungen.
Was passiert, wenn mein Beleg nicht automatisch mit der richtigen Transaktion verknüpft wird?
Sollte keine passende Transaktion gefunden werden, können Sie die Rechnung manuell der richtigen Transaktion zuordnen:
Rufen Sie den Abschnitt Einkäufe auf und klicken Sie dann auf Lieferantenrechnungen.
Rufen Sie im Eingang alle Rechnungen auf, die nicht automatisch einer Transaktion zugeordnet werden konnten. Diese sind nach dem Fälligkeitsdatum sortiert.
Klicken Sie auf die Rechnung, die Sie mit einer bestehenden Transaktion verknüpfen möchten und anschließend auf Als bezahlt markieren.
Wählen Sie die passende Transaktion aus, mit der Sie Ihren Beleg verknüpfen möchten. Klicken Sie auf Weiter ohne Transaktion, wenn der Beleg nicht mit einer Transaktion verknüpft werden soll.
💡 Gut zu wissen: Unbezahlte Rechnungen werden auch in der Registerkarte Eingang im Abschnitt Lieferantenrechnungen angezeigt, um Ihnen die Verwaltung und Durchführung Ihrer zukünftigen Zahlungen zu erleichtern.
Wie kann ich meine nicht zugeordneten Dokumente bearbeiten?
Im Bereich „Dokumentenprüfung“ können Sie alle nicht zugeordneten Dokumente ganz einfach finden und ordnen. So erhalten Sie einen übersichtlichen Überblick über alles, und zwar gegliedert in zwei Registerkarten:
- Registerkarte „Überprüfen“: Hier finden Sie alle Ihre nicht zugeordneten Dokumente. Klicken Sie auf ein beliebiges Dokument, um:
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Direkt einer Transaktion zuordnen – Quittungen oder Rechnungen mit bestehenden Zahlungen oder Überweisungen verknüpfen
- Zu Lieferantenrechnungen senden – Übertragen Sie unbezahlte Lieferantenrechnungen in den Bereich „Lieferantenrechnungen“, wo Sie sie ganz einfach bezahlen können.
- So bleiben Ihre Dokumente sortiert und Sie haben einen klaren Überblick darüber, was noch zuzuordnen ist.
- Registerkarte „Gelöst“: Alle Dokumente anzeigen, die zugeordnet oder verarbeitet wurden.
💡 Tipp: Verfolgen Sie bezahlte Rechnungen, die abgeglichen werden müssen.
Um alle bezahlten Lieferantenrechnungen anzuzeigen, die noch keiner Transaktion zugeordnet wurden, gehen Sie zur Registerkarte „Abgeschlossen“ im Abschnitt „Lieferantenrechnungen“ und filtern Sie nach „Keine zugeordneten Transaktionen“. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über alle bezahlten Lieferantenrechnungen, die noch abgeglichen werden müssen.
Sie können Ihre Rechnung oder Ihren Beleg im Abschnitt Lieferantenrechnungen weder unter Eingang noch Geplante Zahlungen finden? Überprüfen Sie bitte, ob die Dokumentgröße 15 MB überschreitet und alle wichtigen Informationen auf der Rechnung zu lesen sind (z.B. Mehrwertsteuernummer, Betrag,…). Sie können versuchen, die Rechnung erneut zu importieren oder sie direkt im Abschnitt Umsätze herunterladen, indem Sie auf die entsprechende Transaktion klicken.